7 questions pour savoir si vous gérez vos projets en mode collaboratif

Gestion de projet collaboratif

Crédits Pressmaster – fotolia

[En partenariat avec Planzone] Pour réussir un projet dans un environnement complexe et en constante évolution comme nous le connaissons, la clé du succès passe par une collaboration sans faille au sein de l’équipe et l’utilisation d’outils adaptés.

Le temps où chacun travaillait dans son coin est révolu. Il n’en demeure pas moins que cette approche moderne se pose en rupture avec une habitude bien ancrée dans nos entreprises : défendre son pré carré. Un nouveau comportement doit émerger. Celui du partage, de la mise en commun de l’information. Le choix de l’intérêt du collectif plutôt que celui des stratégies personnelles.

La mise en musique de ces principes passe par l’utilisation d’outils collaboratifs pour faciliter le travail collectif et améliorer la productivité des équipes.

Et vous, comment vous situez-vous par rapport à ces nouvelles exigences ? Nous vous invitons à vous interroger sur 7 points pour auto-évaluer votre capacité à gérer un projet en mode collaboratif.

Partagez-vous les informations ?

Le partage est au coeur de votre mode de fonctionnement. Pour vous une information n’a de valeur que si elle vit. Vous considérez la rétention systématique d’information comme une pratique malsaine, qui n’a qu’un seul objectif : alimenter son pouvoir personnel au détriment de la réussite du projet.

Les logiciels collaboratifs permettent via une messagerie interne de rendre le partage d’information accessible en quelques clics sans les contraintes de stockage et de gestion inhérente aux emails classiques.

Partagez-vous les responsabilités ?

Vous savez identifier et vous appuyer sur les bonnes compétences pour déléguer et partager les responsabilités. Vous ne faites pas partie de ceux qui veulent tout faire eux-mêmes. Vous vous positionnez dans un rôle d’animateur et non d’expert afin de tirer profit de la richesse de votre équipe, des savoirs et savoir-faire de chacun. Vous définissez un niveau de responsabilité pour chacun en fonction de ses compétences. Vous aboutissez à des tâches dont les responsabilités sont clairement définies dans votre logiciel.

Faites-vous des points réguliers ?

La communication durant le projet est un facteur important pour son succès. Cette pratique prévient toute dérive et permet de choisir des options quelquefois différentes de celles prévues à l’origine. Ces rencontres d’échange avec votre équipe sont pour vous un élément central pour une collaboration réussie. Vous faites l’effort de planifier et respecter ces croisements prévus dans l’agenda collaboratif.

Planifiez-vous votre projet avec l’équipe ?

Vous avez compris l’importance en terme de management et d’efficacité de planifier l’avancement du projet avec votre équipe. Management, car pour obtenir l’adhésion de chacun, il convient de poser cartes sur table et définir ensemble le chemin pour atteindre l’objectif fixé. Efficacité, car certains paramètres – qui vous ont peut-être échappés – rendent le planning intenable. La mise en commun réduira forcément ce risque grâce à l’éventail des compétences et expériences présentes autour de la table.  Planzone propose un planning visuel pour avoir une vue d’ensemble sur le projet avec de nombreuses fonctionnalités pour faciliter le suivi collaboratif.

Planning de Gantt

Planning Gantt du logiciel Planzone

Encouragez-vous les membres de votre équipe à exprimer leur avis ?

Le questionnement est pour vous une seconde nature. Pourquoi ? Comment ? Et si ? Qu’en pensez-vous ?… Vous n’avez de cesse de questionner chaque personne pour connaître sa position, ses remarques et ses suggestions sur différents sujets concernant le projet dans lesquels vous tous êtes impliqués. Vous encouragez votre équipe à utiliser la fonction « Discussion » de votre solution logiciel de gestion de projet.

Êtes-vous ouvert aux propositions sans apriori ?

Au-delà de la simple écoute, vous prenez en compte les avis pertinents et mettez en oeuvre les bonnes idées le cas échéant. Vous êtes capable de prendre de la distance avec vos propres opinions face à une meilleure proposition et l’adopter en final. Même si elle ne vient pas de vous !

Adoptez-vous la transparence comme ligne de conduite ?

Pas d’objectifs cachés, pas de manipulation… la confiance réciproque envers votre équipe passe par la transparence. Il s’agit pour vous d’un sujet non négociable.

 

Si vous vous reconnaissez à travers ces 7 questions, vous détenez toutes les clés pour gérer des projets avec efficacité.

 

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