Comment manager à distance : les points clés

Les outils de communication actuels permettent de bâtir de nouvelles organisations avec des collaborateurs ne travaillant pas forcément sur un même site, voire étant basés chez eux. Le cas le plus classique est celui d’une équipe commerciale. Toutefois, on peut être amené à manager des spécialistes à distance comme des informaticiens disséminés sur plusieurs sites. Face aux avantages procurés par ce mode de travail se pose une question sous forme de problématique : comment manager à distance ?

1. Le suivi

Favoriser l’autonomie de ses collaborateurs ne signifie pas les abandonner. Le terme est peut-être un peu fort mais il important de bien comprendre que plus son équipe est éloignée, plus il est nécessaire de créer un lien solide. Manager à distance demande un investissement important en communication, suivi et même présence.

Une présence virtuelle qui doit être ressentie comme réelle.

Il ne faut bien sûr pas tomber dans l’excès en transformant ce suivi en « flicage ». La confiance est, en effet, un élément prépondérant pour ce type de relation. Vos collaborateurs doivent pouvoir compter sur vous, tout comme vous devez pouvoir compter sur eux. Il s’agit d’un préalable indispensable avant toute mise en place d’une telle organisation. Une règle de base sur laquelle il ne faut pas transiger. Pour un suivi efficace,  il est recommandé de programmer des croisements réguliers. A titre d’exemple, vous pouvez avec chaque personne :

  • créer des rencontre hebdomadaire pour faire le bilan de la semaine écoulée
  • pratiquer une mini réunion téléphonique avec comme thème le suivi des projets en cours, l’atteinte des objectifs fixés… C’est l’occasion pour le manager d’être à l’écoute des difficultés que pourrait vivre ses collaborateurs
  • prévoir des rencontres réelles, à planifier selon le nombre de collaborateurs à gérer et leur éloignement. Le virtuel a besoin de temps en temps d’échanges concrets !

2. Le travail de groupe

Qui dit équipe, dit travail de groupe. Malgré la distance, le groupe doit être capable de travailler ensemble pour produire un résultat conforme aux objectifs collectifs.  Pour cela, le manager possède de nombreux outils à sa disposition, parmi lesquels :

  • la conférence téléphonique (conference call ). Pour des échanges immédiats de vive voix. Un article à consulter : comment animer efficacement une conférence téléphonique ?
  • les réseaux sociaux internes : pour une communication et des interactions en intra, quotidiennes et beaucoup plus naturelles. En effet, l’ouverture d’un espace de communication permanent dédié aux échanges au sein de l’équipe est un véritable facteur de progression.

3. Le développement de l’esprit d’équipe

Les objectifs collectifs sont des piliers pour entrainer tout son petit monde dans la même direction. Il convient d’être très attentif à leur choix et à l’adhésion de chaque collaborateur. Avec la distance, ces buts partagés prennent encore plus d’importance pour transformer une somme d’individualités éloignées les unes des autres,  en une véritable équipe. Au-delà du management individuel, l’enjeu est de recréer des conditions proches de celles que vivrait une équipe travaillant sur le même site. Là aussi, le réseau social d’entreprise est un excellent outil pour favoriser l’esprit d’équipe. Il est tout de même conseillé d’organiser régulièrement des rencontres physiques, car rien ne remplace la chaleur humaine !

Conclusion

Manager à distance requiert de la part du manager encore plus d’écoute car il n’est pas sur place pour percevoir les signaux faibles, signes de difficultés. L’organisation du travail doit se faire dans un cadre bien formalisé avec des jalons de validation planifiés. L’équipe doit être fédérée autour d’objectifs partagés par tous.   Crédit photo : © Tommi – Fotolia.com