Comment réduire la documentation relative à un système qualité ?

Publié le 20/03/2012 - Mis à jour le 10/01/2017

Avant toute chose, il est important de bien définir la structure documentaire. Vous trouverez un exemple communément adopté par les entreprises dans cet article sur la pyramide documentaire : http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/ puis il faut s'intéresser aux attentes des utilisateurs des documents.

En effet, chaque utilisateur a des attentes différentes qui dépendent de son niveau de compétences et de la complexité des activités décrites dans un document.

Vous trouverez ici un autre article sur la rédaction d'une procédure simple et efficace : http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/  retenez qu'il n'y a pas de règle universelle en ce qui concerne la forme et l'étendue de la documentation et que ce qui fonctionne chez certains ne marche pas forcément chez d'autres. D'ailleurs la norme ISO 9001 précise que la documentation dépend de :
- la taille de l'organisme et du type d'activités;
- la complexité des processus et de leurs interactions;
- la compétence du personnel.

Pour avoir accompagné des structures de toutes tailles dans la formalisation de leur documentation, je dirais qu'il convient de garder en tête les attentes des clients internes (les utilisateurs) et qu'il est préférable de constituer des groupes de travail pour réfléchir sur l'essentiel et choisir la forme et l'étendue des documents.

Ces groupes de travail devraient idéalement être constitués selon les processus identifiés par l'entreprise. On donne ainsi, un sens de plus à l'organisation par processus.

Pour finir, le pilote de la refonte documentaire doit s'imposer et imposer aux autres de bannir toute pratique complexifiant la gestion documentaire, avec par exemple :
- des codifications excessivement compliquées et surtout inutiles des documents (ex : DOC/QUAL/7.4/01-03)
- des circuits de validation des documents impliquant de multiples personnes
- des cartouches (de suivi des versions) incompréhensibles, laids et alourdissant les documents (vestige des pratiques qualité des années 90')
- des pages et des pages de texte qui ne font pas ressortir les informations clés,
- etc.

La norme ISO 9001 est assez claire en ce qui concerne les modalités à appliquer pour la gestion documentaire. Elle ne présente que des exigences de résultat, pas de moyen. Vous êtes donc plus libres qu'il n'y paraît quant au volume de votre documentation.

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