Gestion de la masse salariale : définition, formule et pilotage

À l'heure où toutes les attentions sont portées sur la gestion des talents, la rémunération est une question épineuse. Pour la maîtriser, la première étape est de connaître. Un diagnostic est donc un préalable avant de se lancer dans le dosage entre salaires fixes, variables, primes collectives et primes individuelles. Une fois que le système est analysé, il convient de fixer des objectifs et de mettre en place la nouvelle politique salariale.

Qu'est-ce que la masse salariale ?

Selon l'INSEE, la masse salariale représente « la somme des rémunérations brutes versées par l'entreprise au cours d'un exercice » - cette définition traditionnellement utilisée exclut donc les cotisations patronales (voir la définition de l'INSEE).

Concrètement, la masse salariale brute regroupe l'ensemble des rémunérations versées aux salariés : salaire de base, primes et indemnités, heures supplémentaires, gratifications, avantages en nature. Elle constitue par ailleurs l'assiette de calcul pour plusieurs obligations légales : taxe sur les salaires, contribution à la formation professionnelle, cotisations URSSAF. 

La gestion de la masse salariale est particulièrement coûteuse à l'entreprise : elle peut représenter jusqu'à 80 % des charges de cette dernière et impose par conséquent qu'on lui attribue un pilotage méthodique.

Cette donnée est essentielle. Elle engendre des prises de décision stratégiques et peut influencer la politique d'entreprise dans son ensemble : des arbitrages d'embauche jusqu'aux décisions de rupture conventionnelle, en passant par les augmentations générales et les mesures catégorielles.

Formule de ma masse salariale : les trois méthodes de calcul

Comment calculer cette donnée essentielle ? Le mode de calcul de la masse salariale peut varier selon l'utilisation qu'il en est faite par son interlocuteur. On distingue ainsi trois formules principales, chacune répondant à un usage précis.

Calcul de la masse salariale sociale

Somme des salaires bruts + les primes + les heures supplémentaires – les charges patronales

Calcul de la masse salariale pour les experts-comptables

Somme des salaires bruts + les primes + les heures supplémentaires + les charges patronales + les provisions congés payés

Cette formule, plus complète, est privilégiée dans le cadre du plan comptable et des reportings financiers. Elle donne une vision exhaustive du coût global des rémunérations versées aux salariés, charges sociales patronales incluses. 

Calcul de la masse salariale budgétaire

Somme des salaires bruts + les charges patronales + les indemnités de licenciement – les provisions congés payés

C'est la formule privilégiée par les contrôleurs de gestion et les DAF dans le cadre de la construction du budget prévisionnel. Elle permet de simuler l'évolution de la masse salariale sur l'année civile et d'ajuster les projections en fonction des mouvements de personnel anticipés : départs à la retraite, ruptures du contrat de travail, recrutements en CDD ou en portage salarial.

Enjeux de la gestion de la masse salariale

Les rémunérations représentent fréquemment le premier poste budgétaire. Garder ses coûts sous contrôle c'est bien, mais la finalité est de construire une politique de rémunération efficace pour créer de la valeur. Il n'en demeure pas moins que la masse salariale se lit et s'interprète de diverses manières selon les types d'enjeux.

Équilibre financier

La masse salariale représente une part conséquente des dépenses annuelles de l'entreprise dans la mesure où elle intègre toutes les charges liées au capital humain. En ce sens, une mauvaise gestion de cette donnée peut entraîner l'entreprise à sa perte. Pour l'entreprise, il s'agit de toujours aller chercher l'équilibre parfait pour favoriser sa croissance sans pour autant risquer d'engendrer des coûts qu'elle ne serait en mesure d'assumer sur le long terme.

Cette donnée est par conséquent d'autant plus délicate à gérer pour les petites entreprises, où les frais de personnel pèsent lourd dans le budget de fonctionnement. La recherche d'un équilibre financier représente donc un des enjeux majeurs dans la gestion de la masse salariale.

Performance économique

La masse salariale doit être un levier inévitable de la performance de l'entreprise dans un environnement professionnel où l'anticipation et la gestion des coûts sont essentielles pour assurer la croissance et la rentabilité d'une structure. Lorsqu'elle est pilotée correctement, la gestion de la masse salariale doit être un des principaux atouts de la compétitivité de l'entreprise.

Un ratio masse salariale annuelle sur chiffre d'affaires bien maîtrisé est un signal fort pour les investisseurs et les partenaires financiers. C'est aussi un indicateur intégré aux tableaux de bord des directions opérationnelles et un repère pour le contrôle de gestion sociale.

Enjeux sociaux

La gestion de la masse salariale doit permettre d'anticiper les priorités d'évolution du capital humain à venir, et ainsi assurer le climat social général de l'entreprise. Un pilotage efficace de la masse salariale contribue à motiver les équipes grâce à des évolutions de rémunération cohérentes et attribuées aux collaborateurs méritants. L'évolution des rémunérations et l'attribution de primes participent également à la fidélisation des collaborateurs, au service de la performance globale.

Un système de rémunération perçu comme équitable renforce le sentiment d'appartenance et réduit le turn-over - deux facteurs qui pèsent directement sur l'évolution de la masse salariale à moyen terme et sur la trésorerie de l'entreprise.

Gestion de la masse salariale et politique RH

Gérer et piloter la masse salariale, c'est savoir anticiper les dépenses à venir et ainsi prioriser les actions adaptées à la politique RH.

Par l'analyse de cette donnée importante, le DRH a la capacité de fixer des objectifs cohérents et équilibrés en termes de rémunération, prévoir les éventuelles augmentations de salaires, organiser le temps de travail, planifier les embauches à venir ou les promotions à attribuer.

Il s'agit finalement d'un outil prévisionnel clé de la stratégie d'entreprise au même titre qu'un business plan ou qu'un budget de fonctionnement. La direction des ressources humaines s'appuie sur cet outil pour éclairer les décisions relatives aux contrats de travail, à l'ancienneté, aux départs à la retraite ou encore aux recrutements d'apprentis et d'intérimaires.

Budgétisation et suivi de la masse salariale

Une budgétisation précise des dépenses annuelles doit être faite pour optimiser la gestion de la masse salariale.

Le prévisionnel doit intégrer toutes les données liées à la gestion du processus de manière à limiter au maximum les écarts qui pourraient apparaître au cours de l'année.

La planification des éléments de rémunération fixes tels que le salaire de base, les primes d'ancienneté ou encore le treizième mois n'est généralement pas un problème. Ces charges sont particulièrement identifiables et donc faciles à anticiper.

La difficulté réside souvent dans la projection des éléments de rémunération variables (primes sur objectif, bonus ou encore primes de résultat) qui dépendent uniquement de l'implication et de la productivité de votre main-d'œuvre.

Ajoutons à cela la rémunération liée aux avantages en nature et les éléments de rémunération différés (tels que la participation, l'intéressement ou l'épargne salariale) ou liés au statut de l'employé (actions, obligations ou stock options).

La variabilité des effectifs est également un facteur à prendre en compte et à analyser avec le plus de précision possible. Il doit tenir compte des départs programmés (liés au vieillissement des salariés et départs en retraite) mais aussi ceux qui ne le sont pas (absentéisme, turn-over, rupture de contrat).

Ces données rendent difficile une budgétisation juste et précise du coût réel de la gestion de la masse salariale. Les effets de masse, de report et les glissements liés à l'ancienneté - regroupés sous l'acronyme GVT (Glissement, Vieillissement, Technicité) - constituent des variables supplémentaires incontournables dans les projections prévisionnelles.

Tout au long de l'année, les écarts doivent donc être corrigés et le prévisionnel ajusté en fonction des dépenses réelles, de manière à retrouver un équilibre financier sain pour la structure.

Dans ce cadre, la mise en place de tableaux de bord facilite la gestion de la masse salariale par le biais du suivi permanent d'indicateurs sociaux. Ainsi, il devient possible de contrôler au quotidien les effets de la rémunération sur la masse salariale qui déstabilisent vos prévisions.

Un SIRH bien paramétré, couplé à un tableau de bord RH actualisé mensuellement, permet d'automatiser une grande partie de ce suivi budgétaire et d'améliorer la fiabilité des données transmises aux directions opérationnelles. La gestion des effectifs en équivalent temps plein (ETP) - y compris les temps partiels, le chômage partiel et les intérimaires - doit y figurer en bonne place.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.