Qu'est-ce qu'un comité de pilotage ? Quel est son rôle dans le projet ?

Définition du comité de pilotage

Un comité de pilotage, généralement nommé avec l'acronyme COPIL, est un groupe composé de personnes décisionnaires haut placées dans l'entreprise éventuellement complété d'experts. Sa mission est de superviser et soutenir un projet au niveau de la direction. 

Composition du Copil

Les acteurs, membres de cette instance, sont des dirigeants à vocation opérationnelle impliqués dans la maîtrise d'ouvrage du projet. Les directions métier impactées sont représentées. Le sponsor du projet (ou maître d'ouvrage) fait partie intégrante de ce groupe. Ce dernier peut tenir à lui seul le rôle de comité de pilotage.

Dans les grandes structures, il est chapeauté par le comité directeur (voir aussi CODIR) et peut échanger avec le comité exécutif (COMEX), qui lui, se pose en garant de la vision stratégique. Pour les PME, les rôles de direction et de pilotage peuvent être assurés par les mêmes décideurs.

Rôles de cet organe de pilotage

La finalité principale du Copil est de prendre les décisions importantes liées au projet. Ce sont des décisions qui se situent en dehors du périmètre de l'équipe projet. Voici en détail les missions de ces instances :

• Désigner le chef de projet et de l'équipe : sélectionner le collaborateur qui conduira le projet en fonction de ses compétences, de son expérience et de sa capacité à mener l'équipe vers les objectifs définis. Choix des personnes clés pour constituer l'ossature d'une équipe efficace.
• Apporter un support au responsable de projet : grâce à leur position et leur pouvoir d'influence, les membres du comité peuvent apporter une aide précieuse pour débloquer des situations ou accéder à des ressources particulières.
• Définir les moyens : allouer les ressources financières, humaines, et matérielles requises pour permettre au projet d'atteindre ses objectifs. 
• Définir / suivre les grandes étapes et échéances associées : établir un plan de projet dans ses grandes lignes et veiller à son suivi régulier pour respecter le calendrier.
• S'assurer que le projet ne dérive pas, qu'il reste en phase avec les objectifs initiaux : contrôler régulièrement l'avancement du projet pour s'assurer qu'il reste aligné avec les objectifs fixés.
• Occuper une fonction de décision si certains points nécessitent d'être revus : prendre des décisions majeures en cas de difficultés sérieuses pouvant mettre à mal la réussite du projet, comme des retards conséquents encore ou des modifications de livrables.
• Valider les étapes clés en donnant son feu vert pour passer à la suivante : examiner et approuver le franchissement de chaque étape clé matérialisé par un jalon, assurant ainsi que toutes les conditions sont remplies avant de passer à la phase suivante.

Quand et à quelle fréquence le comité de pilotage doit-il se réunir ?

- Le COPIL doit se tenir en début de projet et entre chaque phase clé du cycle du projet :

Début de projet / lancement du projet => réunion COPIL

• 1 - Fin de l'étape de cadrage => réunion COPIL
• 2 - Fin de l'étape de conception et de planification => réunion COPIL
• 3 - Fin de l'étape de réalisation du projet => réunion COPIL
• 4 - Fin de l'étape de clôture => réunion COPIL

-  à chaque franchissement de jalon

-  de manière exceptionnelle si de fortes difficultés ou menaces apparaissent, lorsque des décisions urgentes doivent être prises.

Facteurs clés de succès

Pour la réussite du projet, il est indispensable que cette instance possède un réel pouvoir de décision quant aux ressources mobilisées, au respect de la planification, à la mise en œuvre des choix retenus et des plans d'action. 

Le pouvoir du comité de pilotage est un facteur clé de succès du projet. Il saura donner l'impulsion, et si nécessaire, allouer ou redéployer les moyens.

Que ce soit au niveau des parties prenantes ou bien de l'équipe projet, sa crédibilité facilite grandement l'atteinte des objectifs fixés.

Il est important que le comité soit régulièrement informé du déroulement du projet. Pour cela il convient d'avoir un plan de communication efficace dans sa construction et dans son utilisation.