Il permet de dynamiser les échanges en apportant une dimension visuelle.
Pourquoi et comment utiliser cet outil lors de la conduite d'une réunion ?
C'est ce que nous allons voir dans ce dossier méthode.
Les apports d'un "tableau papier" ?
Pour le groupe
Cet outil permet, entre autres, de :
collecter les idées et les garder en tête
rappeler l' objectif de la réunion pour pouvoir s'y référer régulièrement
noter les questions et points à traiter plus tard dans la réunion
expliquer des points particuliers en utilisant des graphiques
noter des informations importantes
consigner les accords
Pour l'animateur
renforcer son crédit en participant à la construction de son leadership et de sa crédibilité grâce à une animation plus vivante et interactive.
abaisser son niveau de stress en permettant d'occuper son corps autrement qu'en restant immobile face à l'assemblée, et en réduisant ainsi le trac. Le regard de l'assemblée n'est plus focalisé uniquement sur l'animateur, mais également sur le tableau.
conserver une trace des points importants pour faire la synthèse en fin de réunion et rédiger le compte rendu final
Les bonnes pratiques à suivre
Des conseils pour l'animateur
Écrire en gros caractères
Ne pas oublier que les interlocuteurs sont placés loin du tableau. Afin qu'ils puissent lire ce qui est écrit, la taille des caractères doit être adaptée. Pour plus de lisibilité, il ne faut pas hésiter à écrire en lettres capitales. Un autre avantage à écrire gros est de prévenir une erreur vite arrivée : trop écrire. Seul l'essentiel doit être noté.
Rester face à l'auditoire sans cacher le tableau
Le point fort du paperboard est de créer une dynamique dans les échanges. L'animateur doit conserver constamment ce fil entre lui et son public. Pour écrire, il doit ainsi se positionner sur le côté, puis s'écarter afin que tout le monde puisse voir. Un conseil qui parait évident, mais durant les débats, il est très facile de masquer une partie du tableau.
Utiliser des marqueurs de plusieurs couleurs pour catégoriser visuellement l'information
Les couleurs apportent une nouvelle dimension à l'information. Il est essentiel de ne pas s'en priver et savoir en jouer avec pertinence. Par exemple : l'urgence et l'importance en rouge, un "go' en vert, etc.
User de graphes et schémas
L'impact sur la compréhension et la mémorisation d'une représentation graphique est indéniable. Une fois encore, inutile de surcharger les feuilles. Des graphes clairs avec des couleurs soigneusement choisies renforceront l'information transmise. Il est également possible de jouer sur la taille des traits, les formes utilisées... bref : donner du relief !
Conclusion
Bien utilisé, le paperboard est un support très efficace pour conduire une réunion. Il le sera particulièrement dans le cadre d' ateliers de travail où l'interactivité entre les participants et l’animateur est essentielle.
Ce dossier est référencé dans : Comment organiser et animer une réunion commerciale ? - Organiser et conduire efficacement une réunion -
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