Outils du chef de projet et de son équipe

Le bon outil pour le bon usage... Comme pour bricoler, il est important de bien s'outiller pour traiter correctement les problématiques qui se posent à vous.

Voici un classement des outils de gestion de projet à utiliser selon les besoins à couvrir. Pour chaque besoin, nous proposons dans un encadré un outil ou bien une section plus complète traitant d'un besoin particulier. A noter qu'un outil peut servir à plusieurs usages.

Outils pour cadrer un projet

Quels sont les outils pour définir un besoin, prioriser, calibrer un projet ?

Exprimer les besoins

Etape indispensable pour ne pas faire fausse route, l'expression des besoins mérite une attention particulière. 

Qu'est-ce qu'une bête à cornes ?  - 3 questions simples pour qualifier le besoin du projet et s'assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde.

Fixer les objectifs du projet

Une fois les besoins définis, il convient de fixer des objectifs précis. L'idéal est de construire un système d'objectifs pour les rendre plus opérationnels.

Comment construire l'arbre d'objectifs ?  - un outil pour organiser et décliner les différents niveaux d'objectifs. Aide à la compréhension des finalités.

Établir un budget

Etape incontournable de définition des moyens pour mener à bien la mission en question.

Voir la thématique "Comment estimer les charges d'un projet ?" .

Définir les rôles et les responsabilités

Une bonne organisation s'appuie sur une définition claire et précise de qui fait quoi. Des responsabilités établies, des tâches et des rôles clairement définis sont un gage d'efficacité. Chacun connait ses missions et ses domaines de responsabilité.

Qu'est-ce qu'une matrice RACI ?   - définir le rôle de chacun en gestion de projet

Rédiger un cahier des charges

Le but du cahier des charges est de formaliser des besoins, définir les livrables et les partager entre les différentes parties prenantes. Il accompagne le déroulé du projet comme référentiel. 

Guide de rédaction + exemple de cahier des charges

Outils pour concevoir un projet

Une fois que les besoins et les objectifs sont clairs et validés, il est temps de passer à la phase préparatoire du projet.

Mener une pré-analyse

Avant d'organiser le travail du groupe, une investigation globale s'impose afin d'identifier les points à traiter pour atteindre les objectifs fixés.

L'analyse d'écart - repérer les actions et tâches à mener pour passer d’une situation actuelle à une situation future.

Prioriser les activités à mener

La bonne gestion d'un projet repose sur une priorisation des points à traiter et des tâches à mener. Le bénéfice est une focalisation rapide sur les domaines critiques au lieu de se perdre dans le traitement de sujets qui ont peu d'impact sur les objectifs du projet.

• Comment faire une matrice MoSCow ?  - classer les exigences d'un projet selon leur degré de criticité.
• Comment utiliser la méthode des 80-20 (ou diagramme de Pareto) ?  - mise en relief des points qui ont le plus d'impact.

Planifier les tâches à mener

Pour organiser un projet et tenir les délais, il est avantageux de le découper en étapes opérationnelles et positionner ces dernières sur une échelle temps. La coordination est facilitée. Chaque intervenant possède une vue précise des activités à venir le concernant ainsi que de celles des autres. Le chef de projet conserve une vision globale de l'ensemble des opérations.

• Comment faire un WBS - Work Breakdown Structure ?  - subdiviser le projet en unités gérables (phases, sous-projets, lots de travail...).
• Comment réaliser un PERT  pour ordonnancer les tâches ?
• Comment faire un Gantt ?  - coordonner l’enchaînement des étapes et les visualiser sur un planning, positionner des jalons .
• Comment faire un  rétroplanning ?   - planifier les étapes à partir d'une échéance fixe.

Organisation de la communication 

Une bonne communication nécessite d'être organisée. Qui informer ? A quel moment ? Pour quelles informations ? Il convient de connaître au préalable les objectifs de chaque partie prenante.

Comment réaliser un plan de communication projet ?  - un outil important pour maîtriser votre communication tout au long des phases du cycle de vie du projet

Gérer les risques

Pour ne pas subir des aléas dommageables à la réussite du projet, il est conseillé de prendre les devants et mettre en place une organisation pour prévenir et gérer les risques, le cas échéant. 

Les outils :

Comment gérer les risques projet ?  - prévenir et anticiper le traitement des événements pesant sur la réussite des travaux menés.

Outils pour conduire un projet

Pour avancer dans l'analyse et la résolution des questions posées, différents outils doivent être maîtrisés par les chefs de projet.

Produire un travail collectif

Equipe projet, utilisateur clés, managers opérationnels... la force du collectif est de produire un travail à forte valeur ajoutée. 

Comment animer une réunion ?  Pour découvrir les outils aidant à travailler collectivement sur des sujets, informer ou bien décider.

Résoudre des problèmes

La résolution de problèmes est une activité centrale dans la gestion de projet.

Quels sont les outils et méthodes pour la résolution de problème ?  De nombreux outils pour analyser un problème, lister des solutions et choisir celle à retenir.

Stimuler la créativité

Autre point important : sortir des chemins battus et façonner une réponse créative à une problématique, notamment inventer des solutions innovantes à valeur ajoutée :  

• Comment faire un brainstorming ?  Le classique "remue-méninges"
• Comment utiliser la méthode des six chapeaux ?  Une méthode complète et efficace
• Comment mettre en œuvre le reverse brainstorming ?  Une approche complémentaire au brainstorming

Décider

Comment choisir entre différentes alternatives ? Certains outils facilitent la prise de décision. Leur utilisation est recommandée.

Accéder à la thématique" Aide à la décision" - pour faire des choix au cours du projet, prendre une position sur une solution finale (Arbre de décision, matrice de décision...).

Piloter le projet

Il est important de garder la maîtrise du projet. Le pilotage est une activité clé pour rester focalisé sur les objectifs et les échéances, quitte à revoir le chemin emprunté pour arriver au résultat voulu.

• Comment faire un tableau de bord projet ?   Pour le suivi de projet et le reporting aux parties prenantes (voir aussi plus généralement ce qu'est un tableau de bord).
• Comment réaliser une revue de projet ?  : pour faire un point sur l’avancement des étapes.

Mettre en place les solutions

Une fois les solutions choisies, l'étape suivante consiste à organiser leur déploiement. 

• Comment faire un plan d'action ?   Pour organiser et planifier la mise en place des solutions et dispositifs retenus.
• Qu'est-ce la méthode Futures wheel ?  Conduite du changement, action importante pour la réussite du projet.

Outils pour clôturer un projet

Établir un compte rendu de fin de projet

Tout projet est une occasion de progresser dans ses pratiques et dans son organisation. La clôture du dossier entraîne logiquement l'établissement d'une synthèse.

Comment faire un bilan de projet ?  Pour consigner les résultats : ce qui a fonctionné, ce qui a échoué, les axes d'amélioration pour les prochains projets.

 

Outils de performance personnelle du chef de projet

Du point de vue personnel, le chef de projet possède à sa disposition une palette d'outils pour l'aider dans son efficacité personnelle et sa communication.

S'organiser

Des outils et méthodes permettent d'être plus efficace, plus performant dans son travail. Un point très important pour un chef de projet, au contact avec de nombreux interlocuteurs et devant superviser/gérer des tâches aussi diverses que nombreuses.

• Comment se servir d'une carte conceptuelle ?   L'utilisation des cartes mentales facilite l’organisation des idées.
• Comment utiliser la méthode GTD ?   Une approche globale pour gérer vos tâches avec efficacité.
• Qu'est-ce que la méthode pomodoro ?   Une autre méthode de productivité personnelle.

Bonnes pratiques pour communiquer efficacement

La communication est essentielle pour faire partager ses idées et comprendre celles des autres. Bien maîtrisée, elle est une arme redoutable pour tirer le meilleur de chacun et convaincre. Les thèmes à consulter :

• - Comment réussir ses présentations ?  Indispensable pour faire passer vos idées efficacement.
• - Utiliser une écoute active et savoir poser les bonnes questions la base pour entendre réellement ce que votre interlocuteur veut exprimer.