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La documentation qualité : pragmatisme et simplicité

La documentation qualité est au centre du SMQ. L'objectif n'est pas de faire de la paperasse, mais bien au contraire, formaliser ce qui est nécessaire de l'être, pour une performance accrue.

Rédigé par Laurent GRANGER - Mis à jour le 18/07/2023

Le manuel qualité est un des documents les plus connus du système. En effet, le jour de l'audit de certification, l'auteur s'appuie sur ce manuel pour exécuter sa mission.

Les procédures, souvent décriées de par leur lourdeur, se révèlent être de formidables outils pour formaliser un fonctionnement codifié. Une des applications est la formation des collaborateurs à de nouvelles tâches. 

La pyramide documentaire

Le système relatif à la documentation est structuré comme une pyramide. En parcourant l'édifice de haut en bas, on passe du domaine de la politique qualité à la réalité opérationnelle du terrain.

Pyramide documentaire

Voici les différents étages :

  • Le manuel qualité : déjà abordé plus haut, il décrit la politique de l'entreprise en matière de management de la qualité et la structure du système. Il permet la communication externe et interne.
  • Les procédures : elles formalisent un ensemble de règles et d'actions pour obtenir un résultat défini. Elles définissent précisément qui fait quoi, comment, où et pourquoi. A ne pas confondre avec les modes opératoires (voir ci-dessous). La norme ISO 9001-2015 n'impose plus de procédures écrites. Voir comment faire une procédure.
  • Les instructions de travail : on retrouve ici les modes opératoires et autres documents de travail (consignes...) qui codifient dans le détail les opérations à mener.
  • Les enregistrements : ils ont pour fonction de prouver les résultats des opérations et d'assurer leur traçabilité.

Les ressources accessibles sur notre site

Rédiger une procédure simple et efficace

A lire sur internet

Articles

Les principaux documents d'un système qualité

Ce qu'il faut savoir sur le sujet : le manuel qualité (structure de ce document), les procédures, les instructions, les spécifications et enregistrements.

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Cours

Comprendre le système documentaire

Une vidéo s'articulant ainsi : introduction ; que doit-on maîtriser ; les documents qualité (MAQ, procédures, PAQ, enregistrements…) ; les documents externes ; les règles de gestion du système documentaire (identification, référencement, diffusion, archivage ; la gestion informatique ; utilité ; conclusion... Support de cours à télécharger via l’onglet « Liens ».

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