Dossier - La documentation qualité : pragmatisme et simplicité

Par Raphaële GRANGER - Date maj : 02/12/2016
Procédures

La documentation qualité est au centre du SMQ. L'objectif n'est pas de faire de la paperasse, mais bien au contraire, formaliser ce qui est nécessaire de l'être, pour une performance accrue.

Le manuel qualité est un des documents les plus connus du système. En effet, le jour de l'audit de certification, l'auteur s'appuie sur ce manuel pour exécuter sa mission. Les procédures, souvent décriées de par leur lourdeur, se révèlent être de formidables outils pour formaliser un fonctionnement codifié. Une des applications est la formation des collaborateurs à de nouvelles tâches. 

 

La pyramide documentaire

Le système relatif à la documentation est structuré comme une pyramide. En parcourant l'édifice de haut en bas, on passe du domaine de la politique qualité à la réalité opérationnelle du terrain.

Pyramide documentaire

Voici les différents étages :

Le manuel qualité : déjà abordé plus haut fait partie des documents exigés par la norme ISO 9001. Il décrit la politique de l'entreprise en matière de management de la qualité et la structure du système. Il permet la communication externe et interne.

Les procédures : elles formalisent un ensemble de règles et d'actions pour obtenir un résultat défini. Elles définissent précisément qui fait quoi, comment, où et pourquoi. A ne pas confondre avec les modes opératoires (voir ci-dessous). La norme ISO 9001 impose la production de certaines procédures. C'est notamment le cas pour la maîtrise de la documentation.

Les instructions de travail : on retrouve ici les modes opératoires et autres documents de travail (consignes...) qui codifient dans le détail les opérations à mener.

Les enregistrements : ils ont pour fonction de prouver les résultats des opérations et d'assurer leur traçabilité.

Les ressources accessibles sur notre site

Rédiger une procédure simple et efficace Comment réduire la documentation relative à un système qualité ?

A lire sur internet

Articles

Les principaux documents d'un système qualité

Ce qu'il faut savoir sur le sujet : le manuel qualité (structure de ce document), les procédures, les instructions, les spécifications et enregistrements.

Qualitadmin Le cloud, un outil qui facilite votre gestion documentaire

Focus sur les apports de cette technologie pour la démarche qualité. Plus particulièrement pour la gestion de la documentation. Quelques fonctionnalités intéressantes : gestion des droits d'accès, partage...

Le blog ISO 9001 La pyramide documentaire revisitée

Une représentation graphique des différents niveaux de documentation exigés par la norme ISO 9001 version 2000.

Qualiblog Quels sont les documents à écrire et tenir à jour pour les processus ?

Présentation de la fiche d’identité processus, un document décrivant les points importants à connaître sur les processus : finalité, les entrées et les sorties, les procédures associées, le pilote, etc.

Le blog ISO 9001 Ecrire... mais pas trop !

Comment trouver la juste mesure dans la formalisation de son système qualité ? L'auteur délivre quelques clés pour une rédaction bien pensée, cohérente et pertinente.

Florence GILLET GOINARD

Cours

Comprendre le système documentaire

Une vidéo s'articulant ainsi : introduction ; que doit-on maîtriser ; les documents qualité (MAQ, procédures, PAQ, enregistrements…) ; les documents externes ; les règles de gestion du système documentaire (identification, référencement, diffusion, archivage ; la gestion informatique ; utilité ; conclusion... Support de cours à télécharger via l’onglet « Liens ».

Canal-u Comment rédiger la partie documentaire ?

Le Manuel Qualité selon la norme ISO 9001 version 2000. L'organisme doit établir et tenir à jour un manuel qui doit comprendre un certain nombres d'exigences : domaine d'application du système, y compris le détail et la justification des exclusions ; les procédures documentées ; une description des interactions entre les processus du système. D'autres points sont susceptibles de s'y ajouter : présentation générale de l'organisme...

Izoland

Modèles

Exemple de Manuel de Management Intégré

Document à télécharger. Plan du modèle : mission-vision-stratégie ; détails des flux management, vente et marketing, développement, production, amélioration.

Strabex


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