Comment évaluer un fournisseur ?

Maj le 16/06/2020 par Clarisse GUIGON

Les fournisseurs tiennent une place importante au sein de l’entreprise. Bien qu’ils ne fassent pas partie intégrante de celle-ci, ils ont une action primordiale sur la qualité du produit final. Ce dossier méthode présente les étapes pour mener une évaluation des fournisseurs.

Définir le besoin

Avant de vous lancer dans une démarche d’évaluation de vos partenaires, vous devez définir votre besoin de départ.

  • Poser le cadre : "qu’est-ce que je souhaite évaluer ? Un fournisseur spécifique ? Une gamme de produits ? La combinaison de ces deux critères ? L’image du fournisseur sur l’entreprise ?" Etc.
  •   Cibler le ou les fournisseurs : qui je souhaite évaluer ? Un fournisseur ? Tous les fournisseurs ? Les fournisseurs du produit phare de l’entreprise ? Etc.
  • Identifier qui réalisera la tâche : cette tâche peut-elle être confiée à un stagiaire/apprenti ? A une équipe dédiée ? Externalisée à un prestataire ? etc.
  • Choisir le lieu de l’évaluation : "je souhaite évaluer le fournisseur dans son usine", "lors du transport de son produit", "à la réception du produit dans mon centre de logistique", etc.
  • Viser un délai : Cette évaluation est-elle un projet à court terme, moyen terme ou long terme ?
  • Définir les moyens d’évaluation des fournisseurs : financiers, logistiques, humain. - "Ai-je un budget à allouer à l’évaluation des fournisseurs ?" La question est très importante, car elle est déterminante pour définir le cadre de l’évaluation. Cela peut être un frein important si vous n’avez pas le budget suffisant (nombre de personnes sur ce projet, déplacement sur le site du fournisseur si besoin, etc.)
  • Caractériser les raisons pour lesquelles je souhaite évaluer les fournisseurs : cette évaluation est-elle liée à un retour d’expérience ? Dans le cadre de l’amélioration continue ? Pour lancer un nouvel appel d’offres ? etc.
  • "Quelles sont les contraintes auxquelles je fais face ?"
  • "Quelles sont les limites de cette évaluation ?"

La méthode utilisée ci-dessus pour définir son besoin est celle du QQOQCP, un outil simple et puissant pour bien cadrer le sujet.

Il est important de commencer (et c’est toujours le cas), par rédiger votre cahier des charges , votre fiche projet et votre étude de besoin avant de vous lancer sur un tel sujet.

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Définir votre politique d’évaluation de vos fournisseurs

Cette étape revient à répondre aux premières questions émises lors de la définition du besoin : qu’est-ce que vous souhaitez évaluer ? Quelle est la finalité de votre démarche ? Est-ce une demande de la Direction ? Une démarche de prévention ? Un objectif d’amélioration continue de votre Système de Management de la Qualité ?

Par exemple, vous souhaitez :

  • évaluer le Système de Management de la Qualité de tous les fournisseurs de l’entreprise,
  • évaluer les fournisseurs d’un produit (donc toutes les étapes du cycle de vie du produit),
  • évaluer le fournisseur au moment de son référencement.
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Structurer votre évaluation 

Il s'agit de mettre par écrit un process bien défini pour cadrer le sujet. Ce process permettra d’organiser votre projet et de laisser une trace de la manière dont l’évaluation s’est effectuée. Cette étape peut être réalisée par la Direction ou bien par le chargé de projet si celui-ci a déjà été identifié.

Identifier le chargé de projet

Pour chaque projet, vous devez identifier un pilote. Il peut s’agir d’une seule personne ou bien d’un groupe de personnes, une équipe avec chacun une fonction spécifique.

Ce projet peut :

  • être dédié à une équipe en interne,
  • faire appel à un organisme de contrôle indépendant,
  • être une combinaison des deux : une équipe en interne pour le pilotage du projet et une équipe terrain externe qui va évaluer le fournisseur directement dans son usine via des audits et inspections.

Chacune de ses méthodes présente des avantages et des inconvénients. Vous pouvez les identifier en utilisant par exemple l’outil SWOT qui permettra de définir votre meilleure stratégie.

Sélectionner les fournisseurs à évaluer

Dans chaque entreprise, il existe différents types de fournisseurs. Il est possible de les classer par catégorie en fonction de différents critères comme :

  •   la quantité et/ ou du nombre de produits qu’ils fournissent,
  • le coût de non-qualité et les anomalies rencontrées sur leurs produits
  • leur situation géographique

L’important est de cibler vos fournisseurs et vos produits les plus critiques : en termes de sécurité d'approvisionnement, de valeur, de volume.

Par exemple, vous pouvez réaliser un diagramme de Pareto et sélectionner les fournisseurs des produits représentant 80% de votre chiffre d’affaires.

Avec quels outils, pouvez-vous évaluer vos fournisseurs ?

Plusieurs outils sont à votre disposition pour mener cette tâche. Il est toujours important de se référer à votre besoin avant de faire votre choix.

Selon votre budget et le temps alloué à ce projet, vous pouvez :

  • rechercher un outil déjà créé de toute pièce par une entité extérieure,
  • demander à une entreprise spécialisée d'élaborer un outil répondant à vos besoins,
  • mettre au point votre propre outil d’évaluation fournisseur.

En faisant les bonnes recherches, vous disposez déjà de certains outils à votre disposition en interne - par exemple :

  • les rapport de surveillance et de contrôles,
  • les outils de référencement des fournisseurs, si vous êtes déjà dans cette démarche,
  • les liste des réclamations clients .

Vous pouvez également créer des outils spécifiques à l’évaluation de vos fournisseurs, par exemple :

  • une grille d’audit et d’inspection
  • un questionnaire d’auto-évaluation. L’avantage de ce dernier est de vous éviter de vous déplacer sur les sites de vos fournisseurs pour mener votre audit - qui plus est quand ils ne sont pas dans le pays où vous résidez. L’inconvénient, c’est de faire confiance en votre fournisseur quant à son honnêteté dans sa notation.

Exemple de grille d’évaluation :

Déterminez les thématiques, axes d'évaluation, que vous souhaitez aborder avec vos fournisseurs. Vous pouvez choisir par exemple les axes suivants :

  • - achat
  • - qualité
  • - compétence
  • - délais
  • - relations commerciales
  • - relations techniques
  • - service au client
  • - disponibilité du produit
  • - souplesse
  • - réactivité du fournisseur à répondre à la demande

Sur l'axe qualité, vous pouvez renseigner : les certifications, l'organisation qualité, les documents fournis, la conformité des produits et prestations, les processus de traitement des problèmes, etc.

Exemple de questions :

  • "Avez-vous une politique qualité ?"
  • "Etes-vous certifié suivant le référentiel ISO 9001 ou un référentiel de Système d’Assurance Qualité équivalent ?"
  • "Mettez-vous en œuvre un plan d’amélioration afin d’améliorer systématiquement l’efficacité votre Système de Management de la Qualité ?"

Pour chaque axe, choisissez les critères retenus et leur mesure, en pondérant selon vos critères prioritaires, les résultats obtenus et en définissant un mode de calcul. Par exemple : de 0 à 3, 0 étant faible et 3 la note optimale

A la suite du résultat, définissez des actions d’amélioration ou choisissez de changer de fournisseur.

Conclusion

Plusieurs manières d’évaluer vos fournisseurs sont donc possibles. Tout dépend de la taille de votre entreprise et de l’investissement que vous souhaitez mettre dans ce projet.  Le but étant de toujours bien cadrer son projet et d’être dans une démarche constante d’amélioration continue.

Ce dossier est référencé dans : Achats

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