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Aménagement d’un bureau avec la méthode 5S

organistion et aménagement de bureauA l’occasion de la sortie de son guide « Un esprit sain dans un espace sain », nous recevons Martine Ménard  qui vient nous donner quelques conseils sur l’aménagement d’un bureau, qu’il soit à la maison ou au travail. Ces conseils sont basés sur la méthodologie 5S.

La méthode 5S est une méthodologie d’amélioration continue d’origine japonaise qui permet de mettre en place et maintenir des espaces de travail sain.

Elle permet d’introduire l’ordre et la rigueur. C’est un processus en 5 étapes qui permet l’identification et l’élimination du désordre apparent et dissimulé.

Avec le 5S, il est possible d’obtenir un environnement permettant une organisation du travail efficace et une propreté générale.

Voici en résumé les 5S japonais, suivi de la traduction française, pour l’aménagement d’un bureau :

SEIRI – Organiser : Retirer de l’espace de travail ce qui n’est pas nécessaire pour effectuer le travail

SEITON – Ranger : « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place »

SEISO – Scintiller : Nettoyer, réparer et planifier les périodes de nettoyage à des fréquences définies

SEIKETSU – Standardiser : Définir les processus, créer les outils afin de pouvoir maintenir en place ce qui a été bâti

SHITSUKE – Suivi : S’engager dans la démarche et développer l’autodiscipline pour conserver l’acquis des 4 premiers S. Permettre ainsi une nouvelle roue d’amélioration continue.

Pourquoi utiliser la méthode 5 S pour aménager un bureau, méthode développée pour répondre à des besoins du milieu manufacturier ?

Il est difficile de donner le meilleur de soi dans un environnement de travail peu propice à la réflexion et la concentration.

Le secret d’une organisation personnelle efficace est de vous demander chaque jour ce que vous devez éliminer et déléguer afin que le travail qui reste ne soit le seul sur lequel vous devriez être concentré. Il devient alors possible d’être efficace et de poser les bonnes actions parce que vous avez du temps pour réaliser les tâches essentielles.

Comment obtenir une telle organisation personnelle si votre bureau contient des objets inutiles, des doublons de dossiers, qu’il manque des utilitaires pour travailler ou que certains soient brisés ou désuets. Et que dire du classement qui n’est pas à jour et que vous perdez du temps à chercher un document. De plus, lorsque les dossiers s’accumulent, vous ne pouvez plus distinguer ce qui est important de ce qu’il ne l’est pas.

Plusieurs professionnels essaient de se convaincre qu’ils peuvent travailler à leur plein potentiel lorsque leur bureau est en désordre. « Je me retrouve dans mon bordel !» Expression clamée haut et fort dans le but de rassurer collègues et supérieurs. Plusieurs iront jusqu’à demander que l’on excuse le désordre qui règne sur leur bureau et le manque de rangement de leurs dossiers, car ils n’ont pas suffisamment de temps pour réaliser ces activités.

Conserver votre espace de travail en désordre vous fait perdre du temps. De plus, le désordre occasionne des coûts cachés pour toutes les pertes de temps pour la recherche d’un document ou vos retards dans vos livrables. Un bureau bien rangé vous fera gagner en efficacité et sera également rentable pour réduire le stress et l’angoisse.

Votre espace de travail vous représente face à vos clients, vos collègues, vos supérieurs.

Votre espace de travail reflète votre personnalité et vos habitudes de travail. Que voulez que votre espace de travail raconte à propos de vous ? Que vous êtes…

Organisé ou désorganisé

Propre ou bordélique

Respectueux ou paresseux

Efficace ou indécis…

Laquelle de ces deux citations préférez-vous ?

  •  Lorsque votre bureau est en désordre, les gens supposent que vous êtes désorganisé, paresseux ou indécis.
  • Lorsque votre bureau est en ordre, les gens supposent que vous êtes organisé, respectueux et efficace.

Que peut-on attendre de la méthode 5S lorsqu’elle est utilisée pour aménager un bureau ?

Comme la méthode 5S introduit ordre et rigueur, on peut s’attendre à observer des améliorations sur les éléments suivants :

  • Éliminer les objets inutiles du poste de travail
  • Éliminer les pertes de temps dues aux déplacements inutiles ou un mauvais aménagement du poste de travail
  • Avoir une méthode de classement efficace
  • N’avoir que l’essentiel sur son poste de travail
  • Diminution du stress
  • Améliorer la motivation au travail
  • Discipline et engagement pour travailler sur les tâches essentielles
  • Travailler dans un environnement sain

 

Merci Martine pour ces conseils. 

Si vous êtes à la recherche de conseils complémentaires, nous vous invitons à visiter notre rubrique : organiser son bureau

 

2 réactions pour “Aménagement d’un bureau avec la méthode 5S

  1. Merci pour cet excellent article! Je ne connaissais pas cette méthode, mais je m’efforce de garder mon bureau en ordre, même si je bosse chez moi. C’est primordial pour bien travailler.

  2. Excellent article !
    Même si j’arrive un peu tard, ce post relancera peut-être le sujet.
    La rentrée 2013 approche et les bonnes résolutions aussi
    alors pourquoi ne pas commencer par ranger son bureau.
    J’ai moi même un article sur le sujet avec une méthode similaire.
    Je reviendrai régulièrement m’inspirer de vos astuces …

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