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5 bonnes pratiques pour gagner du temps quand on gère une entreprise

Bonnes pratiques de gestion

[En partenariat avec American Express] La gestion d’une entreprise requiert un investissement conséquent en termes de temps. Avec du bon sens, de la rigueur et des outils adaptés, il est possible d’optimiser le temps consacré à cette activité pour faire plus avec les mêmes moyens. Voici 5 bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour davantage d’efficacité.

1 – Simplifier la collecte et le partage de données

Intégrations de fichiers, imports et exports d’informations, saisies manuelles… collecter les données pour alimenter les systèmes de gestion peut se révéler être rapidement chronophage. Pour gagner du temps sur ces opérations sans valeur ajoutée, il convient d’automatiser au maximum les tâches et choisir des logiciels qui communiquent ensemble. Exemple : intégration automatique de données bancaires dans un logiciel de comptabilité. 

Autre piste : le recours à l’externalisation pour des volumes conséquents. Une solution bien souvent rentable libérant du temps pour des actions créatrices de valeur que sont l’analyse et la prise de décision.

2 – Tirer profit d’outils pour simplifier la gestion

Gagner en productivité passe par une meilleure organisation et l’utilisation d’outils efficaces. Et en la matière, l’offre logicielle devient pléthorique pour optimiser les réunions, simplifier la facturation, gérer la trésorerie, industrialiser la relance clients… Les applications métiers et utilitaires à disposition sont nombreux et répondent à la plupart des activités de gestion et de management. Bien utilisés, ces outils permettent dans le même temps de réduire considérablement les tâches non productives et de faire mieux. A titre d’exemple, American Express facilite la gestion des notes de frais grâce à l’association des cartes collaborateurs au compte principal.

Attention toutefois à ne pas empiler les applications sans réflexion. L’idée n’est pas d’alourdir son quotidien avec d’innombrables logiciels redondant ou, en référence au premier point de cet article, communiquant difficilement – ou pas du tout – les uns avec les autres. La question épineuse du choix entre une offre intégrée incluant une large palette de fonctions et un outil dédié à une fonction ou métier, est plus que jamais d’actualité. La première option présente l’avantage d’offrir des outils échangeant nativement des données. La seconde, des applications métiers généralement plus pointues en termes de fonctionnalités.

3 –  S’appuyer sur des experts

Etablir un tableau de bord de pilotage, dresser un bilan prévisionnel, construire un tableau de trésorerie… Si le dirigeant d’une TPE ou d’une petite PME ne maîtrise pas parfaitement ces savoir-faire, il a tout intérêt à recourir à des professionnels (expert-comptable, consultants…) au lieu de perdre du temps à chercher, au travers de lectures ou autres – comment faire. Vouloir tout réaliser soi-même est un piège. L’économie en apparence obtenue coûte en réalité très cher. La mission principale d’un chef d’entreprise est de développer son chiffre d’affaires, être en contact avec son marché et non gaspiller du temps devant son ordinateur à créer des tableaux Excel.

4 – Connaître et utiliser les services à sa disposition

Contrats d’assurance, bancaires… intègrent bon nombre de services qui facilitent la vie de l’entrepreneur. Pour exemple : American Express avec son service de commande de taxi prioritaire ou de conciergerie poussé. Il est dommage de ne pas tirer profit de ces services (compris) qui permettent bien souvent de gagner du temps et de surcroît… sans coûts supplémentaires.

5 – Prioriser ses tâches

Ne concernant pas seulement les gestionnaires, la priorisation de ses tâches est fondamentale pour prendre la main sur sa charge de travail. Le recours à des méthodes comme la matrice d’Eisenhower, par exemple, apporte une aide précieuse pour savoir ce qu’il faut traiter en priorité, remettre à plus tard, voire déléguer.

 

En conclusion, la recherche de l’efficacité passe par une remise en question permanente de ses pratiques, dont la gestion de son temps. Une ressource rare qu’il est essentiel de gérer, notamment à l’aide de principes et d’une bonne rigueur.

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