Le tableau de bord, un outil indispensable pour la gestion de projet

Tb pour piloter les projets[En partenariat avec Genius Project] Vous êtes en voiture. Le tableau de bord indique votre vitesse, le niveau d’essence, l’huile. Tout est sous contrôle. Tout d’un coup, un voyant rouge s’allume. Panique. Faut-il ralentir ? Faut-il s’arrêter ? C’est toute l’histoire du tableau de bord.

Depuis les années 2000, on parle de mega-données en France, ou plus généralement de big data. Avec l’effet boule de neige, cette explosion des données a entrainé une multiplication des informations, des analyses. Toutes ces informations, si elles sont notre quotidien, peuvent compliquer l’exercice de synthèse. En revanche, bien analysées, ces données peuvent être utiles et nous aider à améliorer les processus de décision, à rendre plus efficaces les opérations des entreprises. Malheureusement, dans de nombreux cas, on observe une difficulté à analyser les chiffres, à focaliser et à rester en accord avec les objectifs stratégiques.

Le tableau de bord, un outil de décision

En voiture, le tableau de bord informe le conducteur du fonctionnement du véhicule. Les voyants de signalisation renseignent sur le fonctionnement général de la voiture, les témoins d’alerte comme le niveau de carburant, ou l’usure des plaquettes de frein, permettent d’anticiper les incidents. Enfin, les témoins d’alarmes, comme l’icône de défaillance des freins, imposent au conducteur de s’arrêter immédiatement. En gestion de projet, le concept est le même. Pour améliorer l’efficacité de la prise de décision, on ne le dira jamais assez, il faut mettre en place un tableau de bord. Plus facile à dire qu’à faire !

Dans son ouvrage Information Dashboard Design paru en 2006, Stephen Few déclare :

« Un tableau de bord est une représentation visuelle des informations les plus importantes nécessaires pour atteindre un ou plusieurs objectifs ; regroupées et disposées dans un seul écran pour une consultation rapide ».

En clair, il s’agit de mettre en place un système pour piloter de manière globale. Les indicateurs doivent être évocateurs et permettre de diriger une entreprise, ou un projet.

Si l’on reprend la définition de Stephan Few, on peut dans un premier temps, s’arrêter sur le caractère visuel du tableau de bord. En effet, cet outil résume la situation en un coup d’œil. La page doit être visuelle et doit attirer l’attention du lecteur sur des points essentiels au bon déroulement du projet. Il est recommandé d’utiliser sans limites, les couleurs, les pourcentages, les diagrammes ou les icons. Il vous faut rendre la page agréable à l’œil pour favoriser l’adoption des utilisateurs. Genius Project propose un cadran avec des symboles et couleurs de façon à tout de suite voir la progression du projet, et les statuts. L’utilisateur peut aussi voir si le budget est sous contrôle ou si les délais sont respectés.

Exemple TB gestion de projet

Exemple de tableau de bord pour la gestion de projet sur le logiciel Genius Project

Indicateurs, faites le bon choix

La définition de Stephan Few évoque aussi l’importance des informations. Nous touchons là, un point sensible. Trop de tableaux de bord présentent des chiffres et résultats, les uns à coté des autres, et très obscures pour l’utilisateur. Le premier piège lors de la création d’un tableau de bord, c’est de proposer trop d’indicateurs. Deux indicateurs précis et concrets ont en fait plus de valeur que 10 chiffres complexes et dont on ne sait pas tirer les conclusions. Pour créer un tableau de bord efficace et utile, il faut donc chercher des indicateurs pertinents. Ceux-ci doivent être rapidement compréhensibles et en quantité réduite.

On recommande souvent de ne pas avoir plus de 10 indicateurs. Au delà, le tableau devient trop complexe. Le choix de ces indicateurs est important. Il est essentiel pour prendre les bonnes décisions et réduire les délais de décisions. Des indicateurs bien choisis permettent de savoir exactement de quoi on parle et de déceler les éventuels problèmes rapidement.

L’idée de l’outil réside dans le fait de montrer la situation actuelle, par rapport aux objectifs stratégiques. Les informations doivent donc être mises à jour. Les pourcentages montrent de manière claire les tâches ou étapes qui restent à réaliser pour atteindre les objectifs. Les couleurs permettent de différencier rapidement les domaines en «rouge » ou à problème des domaines en « vert ».

La simplicité et la convivialité pour plus d’efficacité

Plus un tableau est personnalisé, simple à lire et intuitif, plus il sera utilisé. Convivial, il motivera les utilisateurs et améliorera la productivité.

Pour avoir des informations plus détaillées sur un projet, le collaborateur peut cliquer sur un paramètre et creuser pour s’informer. Le tableau de bord reste global, montre les tendances et vise à garder les objectifs stratégiques en vue.

Un dernier conseil. Évitez de le modifier tout le temps. Cela évitera aux utilisateurs de devoir tout le temps vérifier le contenu et la signification des indications. Pas de modifications intempestives donc, mais des mises à jour régulières !

Bonne route !


GeniusProject

Genius Project est un logiciel de gestion de projet particulièrement flexible et configurable qui apporte des fonctionnalités adaptées permettant de satisfaire les exigences de différents types de projets et d’équipes projets.

Pour en savoir plus sur Genius project : www.geniusproject.fr