Actualités et réflexions sur le management et l'entrepreneuriat

Gérer vos projets avec méthode, des principes à la portée de tous…

MéthodologieQue vous soyez manager, expert d’un domaine ou autre, vous devez très probablement prendre en charge la gestion de certains projets…  Des challenges significatifs au niveau de vos propres attributions…

Une question se pose : quelle méthodologie utiliser pour atteindre les buts fixés ? Je ne vous parlerai pas de méthode Prince, Scrum, XP, mais énoncerai une démarche simple, applicable à tout type de projet, aussi bien pour un recrutement que pour l’organisation d’un service.

Initialiser : quoi, pourquoi, comment et qui

Il s’agit de la première phase. Vous connaissez le but. Vous avez besoin d’en savoir plus et de…

Rappeler l’objectif du projet

Sa raison d’être, précisez-en éventuellement le contexte.

Définir précisément à quoi doit aboutir le projet

C’est le début de votre cahier des charges. Vous devez vous projeter pour décrire à quoi vous voulez aboutir. Et le noter par écrit.

Fixer les contraintes coût et temporelles

Les moyens à votre disposition ne sont pas infinis (auquel cas, nous ne liriez pas cet article…). Et les délais ne le sont certainement pas non plus ! A ce stade, les règles du jeu doivent être fixées. Balisez le périmètre de votre projet.

Identifier les personnes ressources

Le stade ultime de cette étape est de monter une équipe projet. Suivant l’envergure de votre mission, ce n’est pas forcément nécessaire. En revanche, il serait surprenant que vous puissiez conduire votre projet sans faire appel à d’autres compétences, internes ou externes. Des ressources qui sont utiles en terme de conseil ou bien d’exécution.

Planifier les étapes et les actions : qui fait quoi, quand

Vous savez maintenant où vous voulez aller. Vous connaissez vos contraintes budgétaires et temporelles et vous avez listé les personnes que vous devrez mobiliser.

Il est maintenant temps de mettre en musique toutes ces données !

Distinguer les différentes étapes et définir les outputs

L’idée est de ne pas avoir uniquement un début et… une fin sur votre outil de planification.

Pour rendre le travail facile, identifiez les grandes étapes avec des productions intermédiaires (les fameux outputs). Exemple pour le recrutement : définition du profil du candidat (output : liste des savoirs, savoir-faire et savoir-être du candidat idéal), lancement de la recherche des candidats (output : liste des candidats),  etc. Une fois ce travail achevé, placez ces grandes actions sur un planning et assignez des délais. Une représentation graphique facilite grandement le suivi.

Ajouter les principales tâches

Pour chaque étape, placez dans votre planning les tâches conséquentes à réaliser. Ne définissez pas tout dans le détail. Restez à un niveau opérationnel qui vous aidera à atteindre vos objectifs.

Pour chacune, associez les personnes ressources à mobiliser. C’est l’occasion de s’enquérir de leur disponibilité. En effet, il est fortement recommandé ne pas attendre que votre projet soit planifié pour vérifier la disponibilité d’une personne. Sachant que, de toute manière, vous risquez fort de connaître des aléas dans votre planification… On est dans la vraie vie ! A ce propos, ne pas oublier qu’il s’agit d’un outil de préparation, de suivi et même… de réorganisation.

Vous obtenez ainsi une planification des tâches à réaliser et des ressources associées.

Exécuter et piloter

Fort de votre préparation initiale, vous pouvez lancer les opérations planifiées. Chaque étape doit aboutir sur l’output défini. Si des imprévus se présentent, gérez-les en tenant compte des étapes suivantes. L’objectif est de rester calé le plus possible sur le plan initial.

Au fur et mesure de l’avancement, coordonnez le travail des personnes ressources, animez les réunions, etc.

Mettez en place les ajustements organisationnels (c’est très rare qu’il n’y ait rien à ce niveau) : formation, management du changement

Suivant les cas (et les sensibilités), ces ajustements sont réalisés durant l’exécution ou bien lors de la livraison. Pour en garder la maîtrise, nous préférons la plupart du temps gérer cette étape au sein du projet.

Finaliser

Vous voici à la fin de votre mission. Pour la clôturer avec succès :

– assurez-vous que les buts initiaux ont été atteints…

– livrez, si une solution finale doit être remise. C’est le cas pour une application informatique…

– terminez « proprement » les travaux en cours : les comptes rendus rédigés, les documentations finalisées, les personnes ressources informées de la fin du projet, etc.

– faites un bilan sur ce qui a fonctionné et sur les difficultés rencontrées. Un exercice très utile pour s’améliorer en permanence !


Consultez notre catégorie sur le management de projets pour plus de publications sur le sujet. N’hésitez pas à naviguer dans les sous-catégories associées. Vous trouverez de nombreuses dossiers.

Nous espérons que cette méthodologie vous sera utile, n’hésitez pas à partager votre expérience, faire des suggestions pour améliorer la méthode…  en laissant un commentaire ci-dessous.

8 réactions pour “Gérer vos projets avec méthode, des principes à la portée de tous…

  1. Je trouve les différentes étapes très importantes et très claires. Je n’avais pensé à la dernière, noter les difficultés rencontrées pour s’améliorer. Et pourtant, je pense qu’elle est cruciale! Merci pour ces conseils, qui ne sont pas difficiles à mettre en place mais qui requièrent un minimum de discipline.

  2. Bonjour,
    Merci pour ce retour. Vous avez raison la dernière étape est souvent oubliée, mais si importante pour clôturer correctement ses travaux.

  3. Je vous remercie pour cette bonne méthodologie, si importante pour une bonne réussite. Je le mets en pratique pour le moment et vous dirai le résultat plus tard .

  4. Faire un bilan est effectivement important et apporte un ENORME plus pour les projets futurs ! C’est pourtant l’étape la plus souvent oubliée dans nos sociétés où l’on court tout le temps…

    Pourtant, faire un bilan pourrait bien faire gagner du temps à tout le monde dans les projets futurs.

    Je m’intéresse également à la méthode GTD, que je mets en pratique pour gérer mes mails et gagner un temps précieux. C’est applicable aux projets mais je n’ai pas encore franchi le pas …

  5. La méthodes GTD appliquée aux projets, intéressant. si vous avancez sur le sujet, n’hésitez pas à rédiger un petit article pour partager votre expérience.

  6. Pour ma part, je pense qu’il est absolument primordial de rédiger un plan de management des le début pour que chaque personne de l’équipe sache qui est qui et qui fait qui ainsi que les objectifs qualité, etc…cela évite de se poser des questions inutilement.

  7. Je vous remercie pour votre article très pertinent. Pour ma part,je crois que le management des projets est un mode de management très particulier dans le sens ou il nécessite une polyvalence accrue du chef de projet en termes de compétences, la multiplicité des critères de performance(qualité, budget, temps, création de valeur pour toutes les parties prenantes concernées par le projet).

  8. En effet, je trouve ces étapes décrites de manière très claire, et je m’y refererai.
    Merci pour cet article.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.