Comment se faire entendre en réunion ?

Maj le 01/03/2019 par Raphaële GRANGER

N'avez-vous jamais eu cette désagréable impression de parler dans le vide, qu'aucun de vos interlocuteurs ne semblait prêter la moindre attention à ce qui vous disiez ? Voici quelques conseils pour exprimer vos opinions et vous faire entendre !

Si vous n'arrivez pas - ou n'osez pas - donner votre opinion lors d'un atelier de travail, si vos collègues vous coupent régulièrement la parole ("manterrupting", par exemple), ou bien encore si vous formulez de bonnes idées, mais percevez rapidement que personne ne vous écoute - pire : un collègue reprend ces concepts novateurs dans la foulée, se les attribue et se retrouve félicité par le groupe, si vos interlocuteurs ne comprennent pas ce que vous pensez avoir exprimé clairement, alors sans doute avez-vous besoin de travailler votre éloquence.

L'éloquence est cette aptitude à s'exprimer avec assurance et agilité, savoir jouer sur la palette des émotions afin de mieux convaincre, être à l'aise avec le regard d'autrui pour être écouté et entendu avec attention.

La maîtrise de cet art oratoire, fort utile pour celui ou celle qui est amené.e à discourir devant des assemblées de plusieurs dizaines de personnes, est également un atout lors d'une simple réunion de service en entreprise .

Pourquoi savoir se faire entendre

En entreprise, être capable d'exprimer ses idées et opinions de manière claire, que ce soit en réunion ou non, offre de nombreux avantages, parmi lesquels :

7 conseils pour se faire entendre en réunion - ou ailleurs

Que ce soit lors d'une session de travail, un meeting ou encore une présentation, être entendu demande une certaine maîtrise en matière de communication orale.

Travailler son langage non verbal

En matière de communication, la forme du discours (les gestes, la posture, le ton, la musique du discours, etc.) compte tout autant - voire nettement plus - que le fond. Le langage non-verbal tient ainsi une place majeure dans nos échanges avec autrui :

  • Posez votre voix et tenez-vous droit.
  • Articulez , parlez suffisamment fort et distinctement.
  • Utilisez des mots simples et des données factuelles , vérifiables. 
  • Soyez positif dans votre attitude et constructif dans vos remarques.
  • Donnez du rythme à vos interventions. Préférez les phrases courtes aux longs discours.
  • Regardez vos interlocuteurs dans les yeux, échangez non verbalement avec eux (regard, sourire, etc.).
  • Respirez pour évacuer votre nervosité. Soignez votre gestuelle. 

    La communication non verbale joue un rôle prépondérant dans les échanges interpersonnels .

Renforcer sa confiance en soi

Si vous doutez de vous-même ou paraissez peu sûr de vous, vos interlocuteurs le percevront et seront réticents avant même que vous n'ayez ouvert la bouche. Prudence de leur part que vous percevrez à votre tour et qui ébranlera davantage votre confiance. Le cercle vicieux est en marche.

Ainsi, il est essentiel, pour être entendu, d'assumer pleinement ses avis et dires. Cela passe par une bonne confiance en soi et en ses compétences, connaissances, etc.

    Le doute et la confiance sont contagieux : être sûr de soi et de ses idées fait s'envoler les doutes chez autrui et inspire la confiance.

Préparer son intervention

Vous devez savoir ce que vous allez dire précisément et à qui. Prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous allez intervenir et pesez vos mots.

Employez des tournures positives et bannissez les justifications d'intervention et autres confusions. Vous devez vous montrer sûr de vous et de ce que vous avancez. Attention aux mots qui induisent un sentiment négatif chez vos interlocuteurs avant même que vous n'ayez livré totalement votre message.

Évitez ainsi d'employer des mots qui dénoncent un certain doute de votre part quant à ce que vous exprimez :

  • l'adjectif " petit " : "j'ai une petite question", "une petite information", "c'est un petit détail", "un petit souci", "une petite idée", etc. 
  • les qualificatifs de jugement négatif :  "question bête", "c'est sûrement stupide de ma part de penser ça, mais...", "c'est probablement une question absurde", etc.
  • les excuses : "je suis désolé de vous contredire...", "excusez-moi de le dire, mais...",
  • les affirmations incertaines : "je pense que..." - préférez "je sais que..." ou "je suis certain que..." ; bannissez les "je me trompe peut-être, mais..." 

    Pour être entendu, il est essentiel de  faire preuve d'assertivité .

 

eloquence

Choisir le bon moment

Il est crucial de savoir déceler le moment idéal pour exprimer ce que l'on a à dire. En effet, il est évident que vous courez au flop si vous faites un hors-sujet, que vous coupez la parole à l'un de vos collègues ou bien intervenez sur un item discuté bien en amont de la réunion. Car, même si certains auront entendu votre message, ils ne l'auront pas pour autant ni écouté ni retenu !

Pour cela, il est essentiel de savoir, avant toute chose, écouter. Ecouter pleinement les autres . Vous ne pouvez espérer être entendu si vous-même ne faites pas l'effort de prêter une attention réelle et sincère à ce que vos collègues, collaborateurs ou proches disent. 

    Ecouter avant d'intervenir permet de choisir le moment opportun pour exprimer son message de manière efficace.

Oser parler haut et fort

Peaufinez votre locution. Employez un vocabulaire affirmatif. Commencez petit : posez, par exemple, des questions relatives au sujet débattu avant de vous lancer dans de plus grandes allocutions. En prenant régulièrement et pertinemment la parole en réunion, vous prendrez de l'assurance. Par ailleurs, vous révélez ainsi que vous vous intéressez pleinement à ce qui se discute et souhaitez apporter votre contribution, si mince soit-elle.

En prenant l'habitude d'intervenir régulièrement et astucieusement, vous prendrez davantage confiance en vous et oserez affirmer vos points de vue. 

Jour après jour, vous gagnerez en assurance jusqu'à parler de manière sûr de vous, avec un vocabulaire clair et adapté et suffisamment fort pour que tout le monde puisse vous entendre. 

    Intervenir brièvement, régulièrement et pertinemment permet d'acquérir confiance et de faire preuve d'une réelle présence au sein du groupe.

Impliquer ses interlocuteurs dans sa vision

Personne n'écoute attentivement un monologue qui dure de longues minutes. Ainsi, plus vous impliquerez vos interlocuteurs dans votre raisonnement, plus vous renforcerez le lien d'écoute entre eux et vous, plus vous serez à l'aise, mieux vous pourrez exprimer vos idées, avis, etc.

N'hésitez pas à demander l'appui de vos collègues lorsque vous avancez un argument. Demandez-leur ce qu'ils en pensent. Incitez-les à interagir, poser des questions, débattre. Vous vous assurez ainsi de leur attention, leur écoute et leur engagement vis-à-vis de vos idées. 

    Impliquer pour recueillir attention, écoute et engagement.

Remercier pour l'écoute

Montrez à vos interlocuteurs que vous leur êtes reconnaissant pour leur écoute. Ils seront ensuite enclins à prêter une plus grande attention à ce que vous dites.

    Remercier les autres pour leur écoute est gage de respect et d'écoute future.

 

se faire entendre

Stratégies utiles pour être entendu en réunion

Quelques astuces simples et faciles à mettre en place peuvent vous aider à mieux vous faire entendre en réunion  :

  • Noter noir sur blanc ce que vous souhaitez exprimer : cela vous servira, si vous avez tendance à oublier ce que vous souhaitiez dire (timidité ou bafouillage dû au stress), d'aide-mémoire, de support/soutien. Par ailleurs, en le notant, vous aurez pris soin de choisir les mots adéquats, illustrés si besoin par des faits chiffrés, factuels et vérifiables sur lesquels vous pourrez vous appuyer en cas de mise en doute de vos propos.
  • Prendre rapidement la parole : vous signalez ainsi à vos divers interlocuteurs votre réelle présence à la session de travail et votre intérêt à vouloir pleinement participer aux échanges. Par ailleurs, plus vous attendrez pour prendre la parole, plus ce sera délicat pour vous. Parler tôt, ne serait-ce que pour poser une question simple, vous plonge dans les échanges et marque votre présence, alors que rester en retrait ne fait qu'augmenter votre invisibilité et votre angoisse à intervenir.
  • Soutenir l'avis d'un collègue : supporter l'idée d'un collègue est simple, car cela ne demande pas grand engagement et engendre peu de responsabilités par rapport à ses propos. C'est une façon discrète d'entrer en piste. Vous soulignez ainsi votre présence et prenez la parole sans craindre d'éventuelles attaques. En outre, ce collègue saura vous renvoyer l’ascenseur en vous soutenant le moment venu.
  • Poser des questions : il ne s'agit pas de questionner dans le vide, mais bien de poser des questions pertinentes en relation avec le sujet discuté. Un moyen d'oser prendre la parole sans s'exposer à un quelconque jugement quant à ses idées ou à une réaction négative de la part d'autrui.
  • Assumer ses idées et les défendre : se montrer sûr de soi et non sur la défensive est un moyen efficace d'être pleinement entendu.
  • Parler juste : utilisez le bon mot au bon moment. Restez correct, posé, positif et constructif dans vos échanges. Évitez tout jugement ou toute réaction exacerbée, familière ou inappropriée dictée par vos émotions. Une personne véhémente, que ce soit dans son attitude et/ou ses mots, a peu de chances d'être entendue. De la même manière, un refus argumenté de manière factuelle et posée sera entendu alors qu'un "Vous croyez que j'ai le temps pour ça?!" lancé violemment enclenchera malentendus, tensions et discorde.

    Tips pour le manager- animateur qui doit veiller à ce que chacun puisse s'exprimer et que les échanges soient le plus fluides possible :

  • Organiser la salle et les places de manière optimale pour les échanges : chacun doit pouvoir entendre et être entendu, voir et être vu.
  • Énoncer clairement dès le début de la rencontre les règles de bienséance et savoir-vivre en réunion : on ne coupe pas la parole. Les critiques et autres commentaires sont exprimés une fois que l'idée a été expliquée jusqu'au bout. 
  • Utiliser un "bâton de parole", un outil servant à réguler les échanges au sein d'un groupe. Une sorte de relais que l'on se passe chacun son tour afin que tout le monde puisse exprimer ses idées et opinions. Celui qui possède le bâton doit pouvoir communiquer sans être interrompu par les autres.

 

Et vous, quelles sont vos astuces pour vous faire entendre ? 



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