Développer son esprit de synthèse

Maj le 13/04/2020 par Raphaële GRANGER

Lorsqu'il doit présenter un projet, un concept en peu de temps ou de mots, animer un brief ou bien décider dans l'urgence, le manager doit pouvoir s'appuyer sur son esprit de synthèse afin de communiquer les informations essentielles/clés.

synthese min

Qu'est-ce que l'esprit de synthèse ?

Il s'agit de la capacité à dégager, parmi foison d'informations, les éléments clés quant à une problématique précise et les restituer efficacement.

Selon l'objectif - informer, expliquer, rendre-compte - et les attentes/besoins des destinataires d'une synthèse, cette dernière peut contenir différents types d'information. Avoir l'esprit de synthèse suppose ainsi d'être capable, en présence d'une multitude d'informations diverses et variées, de sélectionner les éléments les plus pertinents dans le but de les présenter de manière logique, claire et succincte à un public préalablement identifié.

Résumé, analyse et synthèse

Le résumé consiste à faire un condensé de ce qui a été dit/écrit, sans réel tri quant à l'importance des informations transmises. L'idée est de formuler en quelques mots - le moins possible - un livre, un discours, un article, etc. Le résumé s'en tient à ce qui a été dit/écrit, sans extrapolation ou complément d'information quel qu'il soit. Il répond à des interrogations telles : 

  • " De quoi parle ce document ? "
  • " Quelle a été la teneur de cette réunion ? " ( rédaction d'un compte-rendu )
  • " En quoi a consisté cet atelier/cette formation ? "

L'analyse se fait de "l'extérieur vers l'intérieur". Elle part d'un aspect général - un tout - pour disséquer chacune de ses composantes spécifiques - les parties.

Elle répond à des questions telles que :

  • " Quelles sont les différentes composantes de ce tout ? ",
  • " Comment chacun de ces éléments se comporte-t-il indépendamment des autres ? "...

La synthèse, quant à elle, se fait "de l'intérieur vers l'extérieur". Elle dégage une information générale - un tout - en partant de plusieurs éléments spécifiques différents - les parties. L'idée est de regrouper divers items n'ayant a priori aucun lien autour d'une même thématique globale. Par ailleurs, pour synthétiser, il est possible de faire appel à ses propres connaissances, venant en appui ou en complément des autres informations recueillies.

Elle répond à des questions de type :

  • " Quel est l'environnement/le contexte global de cet élément ? ",
  • " Comment tous ces éléments se comportent-ils lorsqu'on les réunit ? ",
  • " Comment peut-on articuler ces informations pour qu'elles constituent un ensemble ? "
  • " Quel rôle a chaque élément par rapport aux autres ? "...
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Pourquoi est-ce important de savoir synthétiser ?

En entreprise, avoir l'esprit de synthèse est un atout non négligeable, d'autant plus lorsque l'on est amené à prendre des décisions, gérer des collaborateurs ou communiquer largement.

  • Gain de temps et d'efficacité  : aller à l'essentiel, comprendre et faire comprendre sans noyer de détails,
  • Prise de recul : faire la distinction entre faits, opinions et jugements,
  • Communication fluide et efficace : compte-rendu fidèle aux échanges et opératoire, informations transmises efficacement, pitch efficace...
  • Prise de décision éclairée : avoir rapidement une vision globale de la situation pour décider adéquatement,
  • Meilleure gestion de crise : prendre en compte les différents éléments importants afin de trouver rapidement la meilleure solution,
  • Accompagnement efficace du changement : prendre en considération différents impacts afin de choisir le meilleur chemin vers le changement...

Comment développer son esprit de synthèse ?

Compiler efficacement des informations n'est pas inné. Toutefois, avec du bon sens, quelques exercices réguliers, un peu de méthode et de pratique, il est possible de doper son esprit de synthèse.

Prendre du recul

  • Se montrer objectif, ne pas se laisser influencer par ses propres croyances, 
  • Faire preuve d'ouverture d'esprit et de créativité,
  • Distinguer les faits des opinions et jugements,
  • Vérifier la véracité des informations collectées,
  • Ne pas vouloir restituer toutes les informations recueillies...

Lire/écouter et prendre des notes efficacement

  • Lecture rapide : lire rapidement et efficacement en repérant visuellement les mots clés, les informations essentielles.
  • Prise de notes efficaces : noter les éléments clés qui constitueront la synthèse en fonction de l'objectif final.
  • Écoute active : reformuler ce qui a été dit afin de s'assurer de sa bonne compréhension.

Savoir collecter et trier les informations

  • Collecter les bons éléments : données pertinentes en lien avec l'objectif, bon sens, vérification des informations, logique, connaissances sur le sujet...
  • Écrémer : classer les informations collectées - chiffres, éléments clés, informatifs, explicatifs, inutiles - (à l'aide de surligneurs de différentes couleurs, par exemple), faire la distinction entre données essentielles, utiles et accessoires voire parasites. 
  • Architecturer : relier les informations clés de manière logique (fil conducteur, enchaînement d'étapes, méthodologie...). 

Communiquer efficacement

Collecter et restituer de manière claire et pertinente les informations, que ce soit :

  • à l'écrit : utiliser un vocabulaire adapté à ses interlocuteurs, écrire lisiblement, espacer les paragraphes, utiliser des phrases courtes, des titres et sous-titres parlants...
  • à l'oral : glaner les bonnes informations auprès des bonnes personnes, restituer de manière optimale (utiliser une fiche-mémo sur laquelle sont notées très lisiblement les grandes idées de sa synthèse ainsi que quelques mots clés), parler suffisamment haut et distinctement pour être entendu et compris, rythmer et ponctuer ses phrases, utiliser un vocabulaire adapté...

S’entraîner et pratiquer régulièrement

  • S'amuser à synthétiser un sujet quelconque, tout d'abord en quelques mots (5 à 10 mots), puis en une vingtaine, puis une cinquantaine... Un bon exercice est de s’entraîner à présenter un projet en une seule phrase pouvant être comprise par un enfant de 5 ans.
  • Résumer des livres, rédiger des comptes-rendus de réunion, 
  • Booster sa créativité : trouver des points de connexions entre des sujets apparemment totalement discordants, relier des idées a priori contradictoires, définir un fil conducteur raccrochant des informations diverses...

Ce dossier est référencé dans : Gestion du temps : efficacité, productivité et sérénité - Développement personnel : améliorez votre performance professionnelle

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