Réunions : créez votre propre technique d'animation !

Bien souvent,  les structures restent enfermées dans des fonctionnements dans lesquels les réunions sont organisées par habitude. La question de leur utilité et la manière dont elles sont conduites ne sont pas mises en cause alors que des améliorations pourraient être apportées.

Réfléchir à un autre mode de fonctionnement permet de s’extraire de la routine, de donner une nouvelle impulsion aux équipes et surtout de gagner en efficacité.

En fonction de vos sujets et de l’objectif fixé, vous pouvez déterminer la technique d’animation qui s’accordera le mieux à votre problématique.

Visualiser le résultat attendu

Quel est l’objectif de la réunion ? Que souhaitez-vous obtenir à la fin de celle-ci ? La question peut paraître, a priori, stupide, mais elle vous permettra de définir l'orientation de celle-ci. Il peut s’agir d’informer, de réfléchir sur un projet, analyser une situation, construire un plan d’action, prendre une décision, résoudre un conflit ou bien trouver un accord…

Une fois que ce choix est établi, vous pouvez réfléchir à la technique d’animation proprement dite la plus appropriée qui vous facilitera l’accès au résultat. Pour vous aider, vous trouverez ci-après quelques techniques qui vous permettront d’apporter de la plus-value à vos réunions.

Pour utiliser une image liée à la musique, vous avez décidé de l’œuvre musicale que vous allez composer. Vous êtes maintenant le chef d’orchestre qui est chargé de coordonner le jeu de vos participants. A vous de jouer !

Des règles de bases à respecter

L’efficacité d’un groupe se situe entre 5 et 10 personnes. Au-delà de 10 personnes, celui-ci risque de se scinder en sous-groupes, et en-deçà de 5 personnes, une forte personnalité peut annihiler l’efficacité du groupe. Un nombre de participants optimal d’efficacité se situe donc entre 6 et 9.

Dès lors qu’il y a plusieurs membres, comme en famille, toute institution, entreprise ou administration doit fixer au préalable les règles du jeu. Il ne s’agit pas d’introduire un règlement strict, mais d’instaurer un climat de confiance en précisant des règles de bienséance simples :

• chacun peut s’exprimer,
• la parole de chacun est respectée,
• tout commentaire se veut constructif,
• …

Ces règles peuvent être adaptées en fonction de la réponse à apporter.

Les différents types d’animation

Le tour de table

L’animateur indique le sujet de la réflexion aux participants qui étudient avant de s’exprimer chacun leur tour. Le tour de table terminé, l’animateur synthétise les différentes réflexions sur un tableau.

Cette méthode permet :

• de favoriser la réflexion individuelle,
• d’impliquer toute l’assistance,
• d’obtenir un feedback et un ressenti de chaque participant. 

La carte mentale

Au lieu d’être déclinées comme précédemment, les différentes idées sont organisées et structurées. Vous vous appuyez sur le groupe pour établir l’arborescence, en utilisant différentes couleurs ou images pour illustrer les différents propos.

Cette technique d’animation :

• favorise la mémorisation,
• facilite la créativité par les associations d’idées,
• permet de structurer les informations de la même manière que le cerveau,
• dynamise le groupe et crée de l’interactivité.

Le brainstorming

1. L’animateur présente le sujet de réflexion au tableau qui ne doit pas se subdiviser en plusieurs questions. 
   Les participants prennent la parole à leur convenance et laissent libre cours à leur imagination. Les autres personnes présentes n’émettent aucun commentaire sur les idées énoncées. Le régulateur se contente de reformuler s’il l’estime nécessaire, encourage l’assistance à s’exprimer et note les idées au tableau en les classant.
2. Par petits groupes de deux ou trois personnes, les participants réfléchissent aux idées proposées, les classent en les priorisant et exposent à l’assistance leurs réflexions. Enfin, l’animateur, suite à ces présentations, propose une synthèse pour concrétiser des solutions.

Le brainstorming permet :

• de favoriser l’émergence d’idées nouvelles sans limites d’imagination,
• de mettre en œuvre la créativité,
• de favoriser et développer le travail en équipe.

L’étude de cas

1. L’animateur énonce une situation concrète servant de point de départ à la réflexion.
2. Chaque participant étudie la question, puis des sous-groupes de deux à cinq personnes sont formés afin :
   de préciser les différents aspects du problème,
   de suggérer des solutions, 
   de retenir une proposition et de l’énoncer clairement.
3. Enfin, chaque sous-groupe expose une synthèse à l’ensemble des participants afin de dégager des solutions en les priorisant.

L’étude de cas permet :

• une réflexion approfondie,
• de favoriser le travail d’équipe,
• de résoudre un problème.

Le tour de la question

1. Chaque participant indique sur une feuille une situation portant sur un problème d’ordre technique ou de gestion de groupe.
2. Chacun passe sa feuille à son voisin, qui propose une solution. Les feuilles circulent autour de la table et chacun ajoute ses précisions et commentaires. La feuille doit être pliée à chaque passage afin que les participants ne soient pas influencés par les commentaires précédents.
3. La feuille revient à l’émetteur qui étudie les propositions, se fait une opinion et la présente au groupe.

Le tour de la question permet de :

• s’inspirer directement de l’avis des autres,
• s’ouvrir à d’autres expériences ou opinions,
• prendre conscience de sujets suscités par le groupe et y réfléchir.

La discussion de conciliation

Prenons l’exemple d’un groupe de travail dans lequel les réunions se déroulent dans un climat tendu, où les animosités se développent entre collaborateurs. Si vous souhaitez délier ces nœuds, organisez une discussion de conciliation.

Autre exemple où des collègues entretiennent, au quotidien, des relations professionnelles tendues. Vous êtes conscients que cela envenime les relations de travail au-delà de ces querelles de personnes et sabote l’esprit d’équipe.

Dans ces situations, le responsable rencontre les protagonistes en leur demandant de faire des efforts pour mieux travailler ensemble.

Au lieu de rencontrer individuellement chaque collègue - ce qui, dans bien des cas, sera inutile, proposez-leur de discuter avec vous afin de régler définitivement le problème avant qu’il se complexifie. Attaquez le mal à la racine et agissez !

Il ne s’agit pas d’organiser un match de boxe au cours duquel vous compterez les points, mais de les inciter à jouer cartes sur table, de « vider leur sac » et ainsi de se libérer de leurs émotions refoulées - destructrices pour eux-mêmes et leur entourage, qu’il soit privé ou professionnel.

Pour cela, vous leur proposez un cadre particulier de discussion (chacun s’exprime à son tour, pas de jugement ni de critique…).

Le fait de s’attaquer à la source du problème permettra de restaurer à nouveau un climat de confiance.

Vous pouvez proposer la même procédure en amont d’une réunion dont la discussion est devenue très difficile. Avoir des interlocuteurs libérés de leurs frustrations ou de leurs incompréhensions permet de discuter plus sereinement.

Créez votre propre technique

Si vos séances ne sont pas confinées dans un cadre juridique ou institutionnel strict (conseil d’administration, commission…), vous pouvez expérimenter une autre technique afin de déterminer le type d’animation répondant le mieux à vos questions.

Ces modifications, ces nouvelles manières d’aborder les questions permettront de donner une nouvelle impulsion à votre équipe, à votre entourage professionnel, à vos réunions et d’être plus efficace.

Alors, réfléchissez-y avant votre prochaine réunion et testez en séance !

Auteur - Eric CRAIPEAU -    

Attaché d’administration depuis 2008, en reconversion après une carrière militaire, Eric a occupé plusieurs postes au cours desquels il a été amené à organiser et participer à de nombreuses réunions dans le cadre de la conduite du dialogue social.

Passionné par le développement personnel et les relations qu’entretiennent les personnes dans les sphères sociales et professionnelles, il souhaite partager ses expériences et donner quelques pistes qui pourront nourrir la réflexion de chacun.

Il fait part de son expérience à travers le livre qu'il a écrit : " Réunions gagnantes ".

*Proposé chez notre partenaire Amazon