Menu

Sections thématiques

Etude d'opportunité : comment rédiger un business case ?

Qu'est-ce qui justifie la réalisation d'un projet ? Le business case ( ou étude d'opportunité en français) apporte des éléments de décision. Découvrez les bonnes pratiques pour conduire et présenter cette analyse avec efficacité.

Rédigé par Laurent GRANGER - Mis à jour le 20/10/2023

Qu'est-ce qu'un business case ?

L'étude d'opportunité (ou business case) est conduite en amont du projet. Elle valide la raison d'être de la demande (et donc de l'ouvrage), le contexte, sa pertinence, les gains attendus face aux moyens et coûts engagés. Il prend la forme d'un document écrit.

A quoi sert une étude d'opportunité ?

Elle répond aux questions : Quoi ? Pourquoi ? Qui ? Et comment ?  L'objectif est d'aller vers un "go ou un no-go"   après avoir évalué s'il est intéressant pour l'entreprise de mener le projet. 

A ne pas confondre avec le business model , ni avec le business plan .

Cette étude est utilisable pour tout type de domaines : technique, informatique, mais aussi commercial, marketing, organisationnel (transformation digitale)... 

Exemple : Est-il opportun de créer une nouvelle agence commerciale => si oui lancement des travaux, si non => abandon

Pour un projet modeste, le business case se résume par une simple page pdf. Il est toujours intéressant de noter par écrit les éléments essentiels. Les idées sont plus claires, les incohérences se révèlent...

Pour un ouvrage complexe, il prend la forme d'un dossier élaboré, tout en restant accessible, efficace, vendeur !

Ce document est une aide à la décision . Il synthétise toutes les données nécessaires pour décider en connaissance de cause. 

Pour un porteur de projet c'est aussi un support pour convaincre  : en démontrer la pertinence et la rentabilité.

Autre intérêt : le demandeur a en tête, plus ou moins clairement les raisons d'être d'un projet. L'exercice de rédaction d'un business case permet de mettre à plat et partager l'information avec toutes les parties prenantes  . Tout le monde possède ainsi le même niveau d'information. 

A noter : le business case peut être utilisé dans le cadre d'une gestion du changement pour expliquer la situation actuelle / la situation future.

Qui rédige le business case ?

Il s'agit généralement du sponsor du projet  lorsque ce rôle existe. Sinon cette tâche est dévolue à tout autre demandeur possédant une assise suffisante dans l'entreprise pour initier un ouvrage.

Dans certains cas un chef de projet  peut aussi tenir ce rôle. Notamment lorsque le projet est "dans les tuyaux" et qu'il est nécessaire de convaincre la direction de son bien fondé pour le lancer.

Le demandeur peut faire appel à des expertises internes ou externes en ressources humaines, finance, techniques... pour étayer son analyse.

Quelles sont les parties essentielles d'une étude d'opportunité ?

Il n'existe pas de canevas type de business case. Chaque entreprise possède ses propres pratiques et habitudes. Manager GO! vous propose un plan structuré en 8 parties :

Comment rédiger un bon business case ?

 

  1. Executive summary

    Il est constitué des informations essentielles. Il explique en quelques lignes la raison d'être du projet,  les livrables attendus  et les ressources mobilisées.

    Il est important de bien soigner cette introduction, car  les premières impressions comptent beaucoup dans le processus de décision.

  2. Exposé du problème ou de l'opportunité

    Cette partie répond à la question : quoi ? 

    Elle détaille la demande :  le problème à résoudre ou l'opportunité à saisir.  

    Conseil : trouver le juste niveau dans la profondeur et le détail des explications. L'objectif étant de donner suffisamment d'informations pour convaincre son audience sans la noyer dans des précisions superflues et contre-productives.

  3. Analyse de la situation

    Cette étape permet de  comprendre le pourquoi du problème ou bien l'émergence de l'opportunité  . Elle apporte des éléments complémentaires, internes et externes, concernant différents domaines : environnemental, concurrentiel, financier...

    A voir -  Les 6 facteurs d'influence PESTEL  est un modèle tout indiqué pour formaliser une analyse de l'environnement. De même que  le SWOT pour une réflexion stratégique.

    L'analyse offre une vision détaillée pour  comprendre comment les faits, les actes... se sont enchainés pour produire la situation donnée.

    Par exemple : la concurrence accrue sur nos produits phares et la nouvelle règlementation environnementale plus contraignante nous obligent à revoir notre gamme. 

    Ou bien pour une opportunité,   comment l'articulation d'éléments crée une opportunité . 

    L'analyse de la situation fixe également le périmètre du projet.

  4. Les options et le choix de la solution

    Lister les solutions possibles  pour répondre à la problématique de départ.  Présenter celle retenue et expliquer pourquoi.  Manager GO! conseil cette étape pour  démontrer aux parties prenantes  que les principales options ont été envisagées. Signe d'un travail sérieux et complet d'analyse.

    Les critères de choix peuvent être économiques, stratégiques (alignement avec la stratégie), organisationnels, commerciaux...

    Astuce : pour plus d'impact,  présenter ce que serait le futur  avec l'implémentation de l'option retenue.

    Cette solution est le point de départ du projet.

  5. Gains attendus

    Détailler les bénéfices quantitatifs et qualitatifs générés par le projet.

    Financiers :

    •    augmentation de la marge,
    •    diminution des coûts,
    •    accroissement du chiffre d'affaires
    •    ...

    Non financiers :

    •    maximisation de la satisfaction client,
    •    amélioration de la qualité,
    •    renforcement de la compétitivité,
    •    accélération d'un processus,
    •    développement de l'agilité
    • ...
  6. Coûts et Moyens engagés

    Décrire les ressources (financières, humaines, matérielles...)  nécessaires pour mener le projet. Il ne s'agit pas de lister précisément chaque poste, mais donner des ordres de grandeur pour éclairer la prise de décision.

  7. Planification

    Indiquer la date de mise en place optimale avec les principaux jalons (  réunion de lancement  , etc.). Une information fort utile pour la planification et l'arbitrage entre les différents projets en portefeuille.

  8. Risques et contraintes

    Un projet possède toujours une part de risque. La vocation de cette partie est de faire l'inventaire des risques et de leurs impacts.

    Recenser également les contraintes pesants sur le bon déroulé du projet ou bien sur les livrables (par exemple : manque de compétences en interne, surcharge des équipes concernées par la mise en oeuvre, etc.)

    Ecrire un business case, les étapes

    Des conseils complémentaires

    Pour que ce document soit efficace, voici des principes clés à respecter :

  •    Il doit être clair, concis et précis. 
  •    Sa mise en page agréable et percutante pour convaincre.
  •    Ne pas utiliser de jargon professionnel. Certaines parties prenantes ne sont pas des spécialistes.
  •    Ne pas surcharger de chiffres et autres informations superflues. L'objectif est de fournir des éléments de décisions et non refaire l'analyse dans ses détails.
  •    Il doit être vendeur avec des objectifs clairs.
NOUVEAU

Téléchargez notre fiche pratique en pdf

  • Explications simples pour une mise en oeuvre facile
  • Illustrée par des exemples
  • Fiche pdf agréable et efficace

Exemple de business case

Voici un exemple de business case pour aider à la compréhension. 

 1 - Executive summary

Notre système d'information ne nous permet pas de piloter la relation client. La méconnaissance de nos clients pèse lourd sur leur fidélité et le développement du portefeuille. La finalité de ce projet est de mettre en oeuvre une solution digitale pour maîtriser notre relation afin de mieux les fidéliser, de nous développer sur nos marchés, mais aussi pour mieux comprendre nos consommateurs et leurs habitudes. La maîtrise d'ouvrage est assurée par le service marketing. Il est doté d'une enveloppe de 30000€ pour le projet.

2 Exposé du problème ou de l'opportunité

L'entreprise n'a jamais réellement su gérer ses relations avec ses clients. Nous connaissons peu de choses sur eux et sur leurs habitudes de consommation, ce qui constitue un problème lorsqu'il s'agit de les fidéliser. De même le service commercial possède peu de données opérationnelles pour mener des actions ciblées de fidélisation ou de prospection.

3. Analyse de la situation

La DSI n'a jamais eu le budget demandé pour investir. Elle s'appuie sur l'ERP pour faire remonter quelques informations aux commerciaux, mais ce n'est pas l'outil adapté. Par exemple, les prospects ne sont pas gérés. Il est difficile pour l'équipe commerciale de trouver les informations nécessaires pour leurs activité quotidienne et pour définir des stratégies commerciales.

Le marketing n'est pas mieux loti. Il s'appuie sur l'ERP pour définir des plans marketing. Il lui est compliqué de construire des actions de segmentation, de ciblage et de fidélisation, car il ne dispose pas des bonnes données.

4 - Les options et le choix de la solution

Pour répondre à la demande initiale, plusieurs solutions sont possibles :

  • améliorer l'existant en développant des interfaces enrichies
  • développer un CRM maison avec nos ressources en développement interne
  • implémenter une solution CRM d'un éditeur

La solution doit répondre aux exigences suivantes :

  • accessible via des appareils mobiles, notamment des tablettes et des smartphones,
  • capacité de s'interfacer aux autres brIques du SI (ERP, DWH, etc.),
  • être capable gérer les clients, prospects et leads
  • fournir des critères pour segmenter le portefeuille

Le choix se porte sur l'option 3 : déployer la solution d'un éditeur. Un recours important sera fait à l'externalisation pour éviter de trop immobiliser nos développeurs.

5 - Gains attendus

  • meilleure connaissance des parcours clients
  • amélioration de l'expérience client
  • automatisation de certaines actions
  • construction aisée de programmes de fidélisation à partir des données commerciales
  • définition d'une stratégie marketing plus affutée

Donc en conséquence : amélioration de la fidélisation et développement du chiffre d'affaires.

6 - Coûts et Moyens engagés

Ce projet est accompagné d'un volet transformation digitale pour accompagner les utilisateurs dans le collaboratif. Nous avons opté pour une approche pratique et agile du développement. Le budget pour le projet (choix de la solution, installation, paramétrage, licenses utilisateurs pour la première année) est de 30 000€.

7 - Planification

La gestion du projet prendra 8 mois avec les étapes suivantes :

  • collecte des besoins
  • choix du logiciel
  • set up de sources de données
  • installation
  • paramétrage
  • déploiement (dont formation)

8 - Risques et contraintes

Le projet sera conduit selon une approche itérative (méthode agile) afin de limiter les risques. Une évaluation approfondie des besoins actuels sera réalisée en impliquant les utilisateurs. 

Retrouvez notre modèle simple pour rédiger un cahier des charges, voir l'exemple.


Un commentaire peut-être ?

Commentaires

  • Gravatar for Emeline Fluteau

    Emeline Fluteau 16 août 2021 à 17:21 (Il y a 3 année)

    Actuellement en stage en tant qu'assistante commerciale débutante, votre article m'a permis de pouvoir appréhender au mieux cette mission. Il est très clair et simple à comprendre. Génial de pouvoir naviguer d'un article à un autre grâce aux liens. Je me suis abonnée a votre newsletter pour ne rien rater. Merci beaucoup