Chiffrage d'un projet : évaluation des charges

Pourquoi estimer les charges ?

Souvent négligé, ce travail occupe pourtant une place centrale dans la phase de cadrage .

Une dérive au niveau du chiffrage d'un projet génère un risque conséquent avec des impacts possibles sur les délais prévus et le respect du budget. Malheureusement, les chefs projets ne passent pas toujours le temps nécessaire pour affiner leurs chiffres.

L'estimation du nombre de Jour*Homme - écrit aussi "jour /homme" (ou de mois/homme ou encore années/homme), nécessaire pour mener chaque tâche du projet, permet :

• la planification des actions (enchaînement et durées) des divers jalons ,
• la détermination de la date de fin de projet ,
• l'organisation de la charge de travail des intervenants,
• la demande de chiffrage pour l'établissement de devis des éventuels prestataires,
• l'estimation du budget du projet en termes de ressources humaines,

Méthode de chiffrage de projet

Voyons comment procéder pour estimer au mieux les charges du projet.

Nous avons pris l'option de vous proposer une méthode simple. Des approches plus sophistiquées existent. Attention de ne pas tomber dans le piège de l'usine à gaz. L'important est de travailler avec un outil opérationnel, qui serve vraiment.

Voici la démarche :

1.  Listez en détails les tâches à mener 

   Partez des grandes étapes du projet et décomposez le travail à réaliser en tâches élémentaires. Il est plus facile d'estimer le temps que prend la réalisation d'une activité basique plutôt qu'un ensemble d'opérations.

   Pour chaque tâche, déterminez qui doit intervenir

   Affectez une activité à une personne . Si vous êtes descendu suffisamment bas dans la décomposition des tâches, vous n'aurez généralement qu'un seul profil à associer par activité. 

   Évaluez le temps nécessaire à consacrer à chaque tâche

   Nous entrons dans le vif du sujet. Quelles méthodes utiliser ?

   Voici plusieurs approches complémentaires :

   • appuyez-vous sur les bilans de fin de projet,
   • interrogez vos collègues les plus expérimentés, 
   • rapprochez-vous d'un expert du métier en question,
   • utilisez des abaques qui vous donnent des coûts standards,
   • travaillez en équipe pour confronter les évaluations.

   Pour être plus fin, voici un outil facile à mettre en oeuvre : l'estimation à 3 points.

   Utilisé avec la méthode PERT , cette formule vous donne un temps moyen en fonction d'une estimation que vous jugez la plus probable, une seconde optimiste et une dernière, pessimiste. 

   Estimation = (a + 4m + p) / 6

   a = estimation optimiste

   m = probable (le "m" vient de "Most likely")

   b = pessimiste

   Si vous souhaitez utiliser cette formule, prenez-la en compte dès le début de vos investigations, car vous devrez  recueillir à chaque fois les 3 estimations : la durée minimum, la plus probable et enfin la durée maximum.

   Voir en complément cet article :  Easy task estimation with Three-point estimation technique

   Remplissez une fiche d'estimation de charges

   Nous vous conseillons d'utiliser un fichier Excel (ou autre tableur) pour saisir toutes vos données. Vous pouvez ajouter le TJM (Taux Journalier Moyen) pour un prestataire ou le coût horaire en interne . 

   Exemple de fiche d'évaluation de charges et de chiffrage de projet

   Projet :    Refonte du site internet				Chef de projet :  Date :
   Tâches	Intervenant	Temps (j/h)	Coût jours	Total coût (€)
   Design
   Charte graphique	DA	1	600	600
   Maquettes	DA	2	600	1200
   Total Design		3		1800
   Fonctionnel
   Arborescence site	Chef de projet web	1	600	600
   Fonctionnalités	Chef de projet web	1	600	600
   Architectures des données	Chef de projet web	0.5	600	300
   Total fonctionnel		2,5		1500
   Développement web
   Intégration html	Developpeur	4	500	2000
   Development php	Developpeur	4	500	2000
   Total développement web		8		4000
   ...
   Total

   Autre exemple :

   Si les tâches sont partagées entre différents intervenants, il est intéressant d'adopter une présentation de type "tableau croisé" pour mettre en valeur l'implication de chaque ressource. Très pratique pour ajuster les charges afin de réduire la durée du projet.

   Tâches	Intervenant					Temps (j/h)	Coût
   	Julie		...	Alain
   TJM  CT horaire	700 €			600 €
   	J/h	Coûts (TJM x J/h)		J/h	Coûts  (TJM x J/h)
   Design
   Charte graphique	1	700				1	700
   Maquettes	1	700		2	1200	3	1900
   Total Design	2	1400			1200	4	2600
   ...	...	...		...		...	...
   Total projet	4	2800		10	6000	14	8800
   ...