Stand-up meeting : et si vous teniez vos réunions debout ?

A l'ère des réunionites aiguës, il est de mise de jouer la carte de l'originalité tout en visant la productivité maximale. Les méthodes agiles ont révolutionné le monde de l'entreprise, avec des styles de management transversaux permettant à chacun de l'exprimer plus librement sur un dossier.

Si les "stand-up meetings", "daily scrums", "sprints"... fleurissent désormais dans les couloirs des entreprises de l'hexagone, il n'en reste pas moins que chacun de ces rendez-vous ayant - sous couvert d'un nom anglo-saxon plutôt fun - possède un rituel et un objectif bien précis.

"Stand-up meeting", le principe

Traduit littéralement par "réunion debout" en Français, le concept de ce type de rencontres est très simple : les participants se tiennent debout en cercle afin de faciliter les échanges et l'efficacité de l'entrevue . Ni chaise, ni table, les participants échangent en face à face, chacun leur tour, sans distinction de poste, de manière très informelle. L'échange se fait entre tous et non à l'attention d'un seul et même participant.

En général, le laps de temps dévolu aux "Stand-ups" est relativement court : comptez un minimum de 5 minutes et un maximum de 15 . Pas d'animateur désigné - personne ne dirige réellement la session, seul un responsable de séance est tenu de veiller à ce que le cadre de la rencontre (notamment contrôler que la séance ne glisse pas dans le trop de détails) et le timing soient respectés. Ce peut être toujours la même personne ou bien chaque membre du groupe tour à tour.

Les échanges se font au fur et à mesure des interventions de chacun. Il est possible d'utiliser un objet - un témoin en quelque sorte - passant d'un participant à un autre pour structurer les échanges et respecter la parole de chacun : seul celui qui a le témoin en main peut s'exprimer avant de la faire passer à l'un de ses collègues.

Un mur ou un paperboard peuvent être utilisés pour la "prise de notes" à l'aide de post-it que l'on positionne et déplace en fonction de l'état d'avancement de la tâche inscrite dessus.

    Ce style de réunion n'est pas opportun pour tout type de rencontre. On conçoit mal une réunion stratégique de haute importance tenue en quelques minutes debout au milieu du couloir ! Les stand-up meetings sont donc à garder pour les petits points quotidiens, par exemple.

Pourquoi une réunion debout ?

Objectifs

Le but de ces entrevues est simple. Il s'agit de faire le point rapidement et efficacement sur les dossiers en cours . Comme, par exemple :

• faire un bilan général des missions de chacun : qu'est-ce qui a été fait, est projeté de faire le jour même, reste encore à faire.
• répondre à une problématique : difficulté particulière rencontrée sur un projet (tout le groupe réfléchit ensemble à trouver une solution).
• échanger des informations utiles : un élément manquant à l'un des protagonistes peut ici facilement être obtenu en questionnant le groupe, ou bien le chef de projet peut, lors de ces rendez-vous, retransmettre à toute son équipe les derniers échanges - stratégiques ou de développement, par exemple - qu'il a eus avec le client.
• dynamiser le groupe : booster la cohésion et l'esprit d'équipe, doper la motivation collective et personnelle.
• rappeler les objectifs du projet : maintenir la vision globale du projet et l'objectif à atteindre.

Avantages

Si les stand-ups ne sont pas à généraliser, ils présentent toutefois certains avantages et permettent, notamment, de :

• limiter la durée des échanges : la station debout induit naturellement des interventions concises. Les participants vont en général droit au but, n'ayant nulle envie de prolonger trop longtemps cette posture où chacun reste campé sur ses jambes qui peut vite devenir inconfortable.
• fluidité des échanges : le côté non formel et interactif du cercle permet des prises de parole plus naturelles et libérées.
• optimiser l'attention des participants : la posture debout renforce l'attention, par ailleurs, il est difficile de consulter ses mails ou surfer discrètement sur le Net lorsque l'on se tient debout face à ses collègues !
• favoriser l'esprit collaboratif : échanges facilités, axés sur les objectifs collectifs, partage d'expertise et d'information.
• identifier les pistes à encourager et celles à abandonner : dans le cadre de projets d'innovation, par exemple, où un temps précieux sera gagné grâce à ces points réguliers qui permettent d'éviter de passer du temps sur des solutions qui ne fonctionneront finalement pas.

Limites

Outre le fait qu'elles ne peuvent se substituer à tous les types de réunions, les "stand-ups" présentent quelques inconvénients : 

• prise de notes délicate : limitée par la posture debout. Or, il est toutefois opportun de garder une trace de ce qui a été dit pendant le stand-up.
• possibles désagréments pour certaines personnes : maux de dos, problèmes circulatoires, grossesse, etc.
• pas de temps imparti aux détails : ces derniers seront discutés ultérieurement ou à part du stand-up, le cas échéant.

Organiser un stand-up meeting

1. Préparer la réunion

   Premièrement, il est essentiel, pour décider de la tenue de stand-ups quotidiens entre différents acteurs que ces derniers aient un projet, un objectif commun. Définissez les thèmes et questions qui seront abordés, le temps imparti à la rencontre ainsi que le responsable ou leader du jour.

   Le but d'une telle session n'est pas de raconter sa mission du jour à ses collègues si ceux-ci ne sont pas concernés par le sujet. Par ailleurs, l'objectif premier est le partage d'informations utiles et constructives pour le groupe . Les participants ne se bornent ainsi pas à dire platement "j'ai travaillé sur xxx", mais plutôt "j'ai travaillé sur xxx selon telle méthodologie qui était la plus adéquate", par exemple.

2. Aller droit au but

   L'objectif de la réunion debout est d' échanger rapidement et efficacement des informations utiles à tous les participants. Il n'est donc pas de mise d'entrer dans les détails. Ces derniers pourront éventuellement être abordés ultérieurement. De la même manière, les points n'intéressant qu'une partie du groupe seront débattus par la suite et à part.

   Si besoin, notez les sujets qui seront discutés après le stand-up. Cela évite d'oublier et permet à chacun de visualiser que sa demande a bien été prise en compte, même si elle n'est pas discutée plus largement sur le vif.

3. Prendre des notes

   Les post-it sont des outils judicieux. L'avantage : faciles à utiliser, déplacer et identifier par codes couleur, ils limitent la possibilité d'en écrire des tartines et favorisent les informations essentielles.

   Le système Kanban (illustré ci-dessus) est tout à fait indiqué : issue de l'industrie automobile japonaise, la méthodologie "Kanban" - étiquettes en Japonais - permet de visualiser rapidement l'état d'avancement d'un projet. Dans le cadre d'une équipe agile, chaque tâche - ou "user story " - est matérialisée par un post-it qui sera déplacé de la colonne "to do" - à faire - à la colonne "done" - fait - en passant par la colonne "in progress" - en cours - ou bien encore "testing" - en phase d'essai - en fonction de son stade d'avancement. 
   Graphique et visuel, ce système est redoutable d'efficacité et de transparence lorsqu'utilisé sur un support physique (tableau blanc, mur, etc.) et non virtuel (logiciel).

4. Dynamiser la rencontre et fédérer ses participants

   Insuffler positivité et dynamisme à la réunion afin de maximiser les échanges constructifs et productifs. Vous pouvez, par exemple,  utiliser un témoin qui passe d'un participant à un autre dans un ordre non défini. Celui qui reçoit le témoin prend la parole et le transmet à son tour à quelqu'un d'autre. 

   Ces brèves rencontres quotidiennes sont l'occasion de partager une vision globale d'un projet tout en gardant un esprit positif, ce qui influera l'état d'esprit de la team et sur les actions à venir.