Comment établir le budget d'une petite entreprise ?

Maj le 01/10/2018 par l'équipe de Manager GO!

Découvrez les bonnes pratiques dans ce dossier méthode pour élaborer un document prévisionnel de pilotage et d'analyse pertinent.

Qu'est ce qu'un budget ?

Monter un budget pour une petite entreprise Il s'agit d'un tableau financier recensant les différentes recettes attendues et dépenses prévues liées à l'exploitation à venir de votre entreprise. Il est établi à partir de vos objectifs d'entreprise, généralement sur une période correspondant à un exercice financier, soit une année, mais peut être détaillé et réactualisé tous les mois.

Vous pouvez le bâtir sur un tableur comme Excel , mais aussi utiliser des solutions logicielles en ligne qui facilitent grandement le suivi et l’actualisation des chiffres.

Ne pas confondre le budget avec le plan de trésorerie : les finalités des deux outils ne sont pas les mêmes. Il s'agit ici d'un budget d'exploitation .

 

Intérêt pour une TPE ou PME

Comme vous le savez, gérer une petite entreprise au quotidien n'est pas un long fleuve tranquille ! Le budget apporte ainsi une aide précieuse pour sortir de la navigation à vue et vous donner tous les moyens de gérer au mieux vos affaires . Il permet d'améliorer la visibilité sur vos résultats, facilite l'identification des leviers afin de les optimiser aussi bien en terme de recettes que de dépenses. Par ailleurs, il vous servira d'appui pour anticiper les coups durs.

Liste des principaux avantages

Regardons de plus près l''intérêt de construire et maintenir un tel outil :

  •   vous donner des éléments tangibles pour la prise de décisions et simuler leurs impacts sur vos bénéfices,
  •    vous habituer à travailler vos chiffres et ainsi saisir la réalité économique de votre activité,
  •   suivre la performance de votre activité au regard de votre stratégie,
  •   prendre des décisions managériales en connaissance de cause,
  •   servir de document d'échange avec un banquier,
  •   identifier des sources de risques.

Construction du budget

D'une manière générale, pour définir vos chiffres, vous allez utiliser ceux des exercices précédents , les résultats de vos projections et certains ratios qui évoluent peu - sauf en cas de modification structurelle conséquente. Par exemple : le taux de marge brute, les frais de personnel /chiffres d'affaires, etc. qui restent stables à court terme.

Pour établir votre budget, partez d'une classeur Excel (ou tout autre tableur) :

    1. Evaluez les recettes

      Dans une première feuille, construisez la projection de vos ventes en décomposant le chiffre d'affaires entre le prix unitaire et le volume . Vous pourrez ainsi jouer à votre guise sur l'un ou l'autre paramètre pour établir le chiffre d'affaires prévisionnel.

      Les principaux postes :
      •  Vente de produits
      •  Ventes de prestations de service
      •  Subventions

      N'hésitez pas à détailler par type de produit, par ligne, gamme, famille si cette précision fait sens dans vos simulations. 

      Estimez les dépenses

      Faites de même pour les charges dans une seconde feuille Excel.

      Établissez des sections par type de charge en décomposant le total par des unités pertinentes et le volume associé . Encore une fois, il est plus facile de procéder de cette manière pour ajuster vos chiffres.

      Pour les charges variables (achats, approvisionnement, etc.), indexez leur volume au niveau d'activité de votre première feuille  (chiffre d'affaires) via les formules de calcul.

      Pour bien comprendre et rendre le budget opérationnel, il est utile de distinguer les différents types de charges  :

      Les charges variables*
      Les charges fixes          
      Achats de matière Assurance
      Achats de de marchandises Frais juridiques
      Consommation d'énergie (électricité, gaz...) Intérêts d'emprunt
      Commissions Loyers du local
      Sous-traitance Publicité (si budget fixe)
      Impôts Déplacement
        Location de véhicules
        Charges de personnel
        Fournitures de bureau
        Frais postaux
        ...
      * celles qui évoluent avec le chiffre d'affaires ou l'activité

      A noter que certaines de ces charges sont mixtes . Elles évoluent par palier. Par exemple, un budget publicitaire sera revu à la hausse après l'atteinte d'un certain niveau de chiffre d'affaires.

      Si vous souhaitez être plus fin, vous pouvez distinguer les charges directes et indirectes , les frais généraux. Par exemple, dans les charges fixes, la publicité, les déplacements, etc. sont directement liés à l'exploitation.

      Calculez les dotations liées aux amortissements

      Attention de ne pas oublier la prise en compte des amortissements dans votre démarche budgétaire. Surtout si des acquisitions sont planifiées sur l'exercice à venir. Pour cela, créez une nouvelle feuille sur votre tableur en notant les investissements accompagnés de leur tableau d'amortissement. 

 

Ce modèle de budget simple vous donne une vision sur vos recettes et vos dépenses.

    N'hésitez pas à justifier vos hypothèses en ajoutant des commentaires dans votre fichier. Il vous sera plus facile de comprendre l'origine d'un chiffre.

Un budget réaliste

Ne confondez pas les données budgétaires avec les objectifs commerciaux . Ces derniers sont volontairement surdimensionnés pour tirer la force de vente vers le haut avec comme ligne de mire un objectif budgétaire... plus bas.

Nous parlons ici de pilotage . Des chiffres concrets, réalistes sont de mise pour un outil efficace. Ne tombez pas dans l'excès inverse avec des projections trop prudentes.

Entreprendre, c'est assumer une part de risque pour créer une dynamique . Avec des chiffres trop pessimistes, vous risquez fort de tomber dans l'immobilisme. Un poison pour toute entreprise.

Utilisation de votre budget

Une fois vos chiffres bien en place dans votre tableau, il est temps de l'utiliser , et non le laisser dans un coin du disque dur de votre ordinateur. Ces projections prennent place parmi vos outils de pilotage .

Génération des états prévisionnels

Avec les chiffres de votre budget, vous pouvez alimenter différents états financiers . Directement un compte de résultat prévisionnel (sous forme de soldes intermédiaires de gestion ), un plan de trésorerie en prenant en compte les décalages de paiement, un bilan prévisionnel et un tableau de financement.

Suivi des écarts

La fonction première est de comparer le réalisé avec le prévu. Etes-vous dans les clous ou bien constatez-vous un dérapage par rapport au prévisionnel ?

Soyez attentif à l'évolution de vos coûts au regard des prévisions. Est-ce que la liaison entre vos charges variables et votre chiffre d'affaires reste la même ? Avez-vous connu une inflation de vos coûts fixes ? Pourquoi ? etc. 

Fort de cette analyse, ajustez vos postes afin de conserver un budget réaliste.

Simulation budgétaire

Quel serait l'impact sur vos résultats si vous embauchiez un nouveau commercial ? Est- ce que commercialiser une nouvelle ligne de produits serait rentable ?

Vous avez en mains un formidable outil pour traduire dans les chiffres vos réflexions et décisions d'entrepreneur.

Ce dossier est référencé dans : Gestion budgétaire - Gestion PME

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Commentaires

  • Gravatar for L'équipe de Manager GO!

    L'équipe de Manager GO! 24/05/2017 10:53

    Bonjour Sabrina,
    Pour cette question technique, nous invitons à vous rapprocher de votre expert comptable.

  • Gravatar for sabrina

    sabrina 23/05/2017 20:38

    bonjour,
    j'aimerais savoir si on peut transférer les dernière factures d'une période au prochain budget (je parle de quelques jours d'écart) si jamais on a plus de ressources . ou bien fermer l'année budgétaire avec un déficit et le transférer a la prochaine période
    merci