Manager une équipe virtuelle

Maj le 01/10/2019 par Raphaële GRANGER

De plus en plus d'entreprises éprouvent le travail à distance pour certains collaborateurs - parfois pour l'ensemble de leurs salariés. Abandonner le modèle d'un environnement de travail classique induit inéluctablement un changement dans les modes de management, les méthodes et processus habituels. 

Manager une équipe virtuelle requiert en effet un panel d'outils et des pratiques managériales spécifiques.

Qu'est-ce qu'une équipe "virtuelle" ?

Il est intéressant tout d'abord de rappeler ce qu'est une équipe, qu'elle soit virtuelle ou non. Une équipe est un groupe d'individus travaillant ensemble dans la même direction. Elle n'existe qu'au travers de ses missions, ses projets, ses objectifs collectifs. Chacun s'identifie comme faisant partie d'une même entité. Tous agissent dans l'intérêt du groupe, sous l'impulsion d'un manager.

Une équipe est dite "virtuelle" dès lors que ses membres ne travaillent pas tous physiquement sur le même lieu et au même moment. Il s'agit ainsi de travailler ensemble, mais séparément. Ensemble en ce sens que l'équipe tout entière va dans la même direction, vers le même objectif. Séparément, car tous les collaborateurs ne partagent pas le même bureau, le même environnement, les mêmes horaires de travail, etc. et ne se rencontrent réellement que très rarement.

On distingue plusieurs types d'équipes dites "virtuelles". Il peut d'agir d'équipes dont tous les membres sont sur le même secteur géographique, mais travaillent - régulièrement ou à temps plein - depuis un lieu qui n'est pas l'entreprise. Certains travaillent depuis leur domicile, d'autres sont adeptes des centres de coworking, d'autres encore parcourent la planète dans le cadre de leurs missions et communiquent depuis leur lieu de travail du moment. Parfois l'équipe n'a aucun lieu de ralliement fixe et permanent.

Avec l'avènement des nouvelles technologies, notamment en matière de communication, les collaborateurs d'équipes virtuelles apprennent à travailler ensemble, tout en étant chacun de leur côté, vers un objectif commun. Le temps, l'espace et l'organisation sont redéfinis. Les liens entre les différents collaborateurs d'une même équipe sont renforcés grâce aux nouveaux modes de communication.

Composer et manager une équipe virtuelle possède, bien sûr des avantages, mais également certaines limites.

 

Avantages

  • Flexibilité pour les membres de l'équipe - meilleur équilibre vie privée - vie professionnelle, aménagement des temps de travail, organisation des tâches, etc.
  • Coûts réduits  pour l'organisation - infrastructures, immobilier, matériel, turnover...
  • Meilleure productivité - moins de temps morts, meilleure communication...
  • Satisfaction accrue de la part des collaborateurs...

Limites

  • Appartenance au groupe et identité délicates à implémenter,
  • Cohésion de groupe parfois difficile à créer, confiance délicate à installer,
  • Difficulté à recruter les bons profils , composer la bonne équipe ,
  • Différences technologiques selon la localisation des collaborateurs, difficultés d'entretiens informatiques, surcoûts quant aux services mis en place selon les zones géographiques, etc.
  • Barrières culturelles, le cas échéant,
  • etc.

Les 4 dimensions d'une équipe virtuelle

Jessica Lipnack et Jeffrey Stamps ont établi 4 dimensions qui caractérisent une équipe virtuelle : 

  • L'objet de l'équipe : des missions pour accomplir un objectif et atteindre des résultats. Cela se traduit par l'engagement, au travers de tâches et missions quotidiennes, de chacun des membres de l'équipe quant à la réalisation d'un objectif commun. Ce dernier est clairement défini, partagé et accepté de tous. Il en découle des rôles, responsabilités et missions spécifiques pour chacun des membres de l'équipe. Les objectifs sont ainsi à la fois individuels et interdépendants les uns des autres. 
  • Des individus : un leader/manager, des collaborateurs, 2 dimensions - interne et externe. Une équipe virtuelle ne se résume pas à un ensemble de technologies toutes plus développées les unes que les autres. Les membres d'une telle équipe doivent être capables de travailler à deux niveaux : en interne (en toute indépendance et avec les autres membres de l'équipe), mais également en externe (avec les partenaires extérieurs à l'équipe - fournisseurs, clients, prestataires divers...).
  • Des liens : des interactions, des relations interpersonnelles via des moyens de communication. Les membres de l'équipe sont reliés grâce à différents outils (emails, messagerie instantanée, vidéoconférences, etc.) afin de pouvoir interagir les uns avec les autres. Ces outils permettent de gommer l'éloignement, facilitent le travail et la prise de décisions. Les membres d'une équipe virtuelle bâtissent ainsi de solides relations interpersonnelles, développent un climat de confiance réciproque. Des éléments fondamentaux pour l'efficacité et la productivité. 
  • De la temporalité : un agenda/calendrier, des projets, un cycle de vie d'équipe. Le manager d'une équipe virtuelle ne pourra pas réunir tous ses membres au même moment au même endroit comme il le ferait avec une équipe classique. Il devra composer avec les agendas et contraintes horaires de chacun. Chaque membre, de son côté, devra faire les efforts nécessaires pour s'adapter au mieux. L'idéal étant de définir cela dès la constitution de l'équipe pour que celle-ci puisse se rôder avant de trouver sa vitesse de performance .

 

equipe virtuelle min

 

Les clés du management d'une équipe virtuelle

On ne dirige pas une équipe virtuelle tout à fait comme on manage une équipe "classique". Il est quelques règles à respecter.

Communiquer efficacement

La communication est la base de toute relation. Lorsque l'on mène une équipe de collaborateurs disséminés à différents endroits, il est essentiel de mettre en place plusieurs outils de communication avec des finalités propres :

  • partager des informations formelles tous les autres membres de l'équipe ou simplement certains,
  • chatter de manière informelle avec les collègues, comme on le ferait autour de la machine à café ou au détour d'un couloir - via Slack par exemple,
  • échanger en réunion ,
  • transmettre un élément essentiel à toute l'équipe,
  • avancer sur un projet ,
  • communiquer un élément urgent directement à la bonne personne,
  • etc.

Ainsi, il est essentiel de bien définir dès le départ les usages de chacun des moyens de communication mis à disposition. Cela évite tout malentendu ultérieur ou perte de temps en organisation. Par ailleurs, cela contribue à un certain sentiment d'appartenance à un groupe. Chaque membre de l'équipe sait quel outil utiliser, quand et à quel escient.

Il est également important que tous les membres de l'équipe puissent accéder à tous les canaux de communication mis en place rapidement et intuitivement. Une formation adéquate doit être offerte à chaque collaborateur, qu'elle se fasse in situ ou bien via un call vidéo ou tout autre moyen permettant au participant de s'approprier pleinement et immédiatement l'outil en question.

    Attention : il est essentiel de veiller à la sécurisation des moyens de communication, notamment lorsqu'il s'agit d'échanger des données confidentielles.

Gérer les projets 

Une équipe est notamment constituée pour mener des projets à bien.

Pour cela, il est indispensable d' investir dans des outils collaboratifs , dédiés notamment à la gestion de projets , permettant de suivre les échéances, partager des informations, envoyer des notifications et alertes, suivre les avancées de chacun, sortir une revue de suivi hebdomadaire ou mensuelle reprenant tout ce qui doit être fait, par qui et quand.

L'utilisation de tels outils permet non seulement un gain de productivité, mais favorise également la communication et les échanges entre les différents membres de l'équipe. Ces derniers pouvant à tout moment suivre les avancées de leurs collègues, recueillir les informations dont ils ont besoin, rendre compte de leurs propres avancées, etc.

    La palette d'outils de gestion de projets est large. Chacun optera pour la formule qui correspond le mieux à son domaine d'activité, l'organisation et les besoins de son équipe.

Mobiliser et motiver les troupes

Pour impliquer et motiver ses collaborateurs éparpillés en différents lieux géographiques, le manager doit leur laisser un maximum de flexibilité, d'autonomie et de liberté d'action. De telles équipes sont particulièrement efficaces dans des organisations libérées , caractérisées par un mode de fonctionnement offrant une large part d'autogestion et de responsabilisation à ses salariés.

Ce qui ne signifie pas qu'il doit se contenter de suivre les projets et ses collaborateurs de loin, sans interagir régulièrement avec eux. Ainsi, il lui est essentiel pour impulser une dynamique de groupe et maintenir une certaine émulation de, entre autres :

  • partager sa vision, donner du sens, 
  • rappeler les objectifs communs,
  • construire une culture d'entreprise/équipe solide,
  • reconnaître et valoriser le travail fourni,
  • dynamiser les différents canaux de communication...

 

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Astuces pratiques pour manager une équipe virtuelle au quotidien

Pour maximiser la productivité et le succès d'une équipe de collaborateurs dispersés géographiquement, le manager devra utiliser les bons outils et recourir aux bonnes méthodes de management, tout en ayant un certain nombre de capacités spécifiques. Des outils collaboratifs aux pratiques clés, voici quelques pistes pour manager une équipe virtuelle. 

Recruter les bons collaborateurs

Composer LA bonne équipe . Celle qui sera constituée de collaborateurs capables de travailler efficacement à distance. Suffisamment autonomes, motivés, débrouillards, avec une bonne capacité à communiquer à l'écrit comme à l'oral, sachant gérer leur temps de manière efficiente. Et surtout en qui avoir une confiance totale. L'idée n'étant pas que le manager passe son temps à demander des comptes pour s'assurer que le travail est bien réalisé.

Lors du recrutement de ces collaborateurs, le manager devra notamment veiller à leur aptitude à travailler en équipe virtuelle : à l'aise avec les moyens de communication adoptés et mis en place, ingénieux face à d'éventuelles difficultés ou problèmes à résoudre, mais aptes à demander de l'aide si nécessaire.

Créer une relation de confiance avec chaque collaborateur

La confiance est la base de toute relation. Cela prend tout son sens lorsque le manager et ses collaborateurs ne se voient physiquement que ponctuellement.

Il est essentiel pour le manager de créer et maintenir un lien particulier avec chacun des membres de l'équipe virtuelle :

  • communiquer de manière individuelle et régulière avec chacun,
  • contacter régulièrement chaque collaborateur pour faire le point sur les projets et missions en cours, mais également échanger de manière plus informelle,
  • proposer des call vidéos réguliers afin d'humaniser la relation,
  • donner et demander des feedbacks ,
  • etc.

Créer une charte d'équipe virtuelle

Établir un document qui définit clairement l'équipe et ses règles de fonctionnement : 

  • raison d'être du groupe,
  • définition de l'équipe virtuelle ,
  • présentation des membres : identité, rôles, responsabilités, coordonnées, lieu de résidence, etc.
  • règles de fonctionnement :organisation du travail, process de communication, processus de partage des informations et gestion des projets, planning des rencontres formelles et informelles, etc.
  • définition des objectifs : moyens mis à disposition, résultats attendus, indicateurs utilisés, etc.

Ce document peut également servir de support pour tout nouvel arrivant au sein de l'équipe.

Définir des processus de travail à la fois standardisés et flexibles

Outils, organisation du travail, processus, communication, matériel et parfois mobilier et environnement de travail sont des éléments susceptibles d'être imposés aux collaborateurs. D'une part pour faciliter le travail et les échanges. D'autre part, pour nourrir le sentiment d'appartenance au même groupe.

Standardiser tout en laissant suffisamment d'autonomie et de liberté aux collaborateurs est un gage de confiance et de cohérence. Tout le monde est soumis aux mêmes règles.

Cette cohérence du manager envers tous les membres de son équipe permet une meilleure efficacité et évite les malentendus et autres facteurs de démotivation.

Définir des plages horaires de connexion 

S'assurer que parmi les temps de travail des collaborateurs, certaines plages horaires coïncident, notamment lorsque les membres de l'équipe travaillent depuis des lieux ayant des fuseaux horaires différents. Le manager pourra utiliser ces moments pour organiser des échanges entre tous les membres du groupe et/ou pour communiquer avec l'équipe tout entière.

Il est recommandé d' avoir une majorité de collaborateurs travaillant simultanément sur une plage de 3 à 4 heures par jour au minimum. Même si aucun échange particulier n'est nécessaire, ce principe permet de définir une certaine appartenance au même groupe. Les collaborateurs se sentent moins isolés et peuvent interagir si besoin. 

Par ailleurs, cela permet des résolutions de problème plus rapides et efficaces, le cas échéant.

Construire une identité d'équipe

Organiser des événements de teambuilding réguliers où tous les membres de l'équipe virtuelle seront physiquement présents. Si cela n'est pas possible pour des raisons quelconques, organiser des challenges ou bien des video calls totalement informels pendant lesquels les membres de l'équipe pourront faire davantage connaissance. Il peut être intéressant de planifier régulièrement des échanges hors travail.

  • Créer un espace de travail identique pour chacun (matériel, logiciels, applications, etc.),
  • Impliquer les collaborateurs au maximum dans la définition des différents protocoles

Créer une machine à café virtuelle

Au bureau, il est de nombreuses occasions de discuter et apprendre ainsi à connaître davantage ses collègues, nouer de solides relations de travail : salutations, pauses, machine à café, réunions, pots d'anniversaires, etc. Lorsque l'équipe est géographiquement dispersée, il est indispensable de créer des opportunités d'en faire autant malgré la distance.

Une messagerie instantanée, accessible à tout moment et par tous les membres de l'équipe, peut permettre des échanges aussi bien non professionnels que professionnels, tout en gardant le même ton "léger" que l'on emploierait si l'on partageait le même bureau. Les collaborateurs pourront, par exemple, y fêter l'anniversaire ou toute autre date importante concernant leurs collègues, partager leurs plans pour le weekend ou bien encore faire part de leurs expériences/découvertes/hobbies.

Encourager les prises de contact et échanges interpersonnels personnels entre les membres de l'équipe.

Reconnaître et récompenser le travail fourni

Pour maintenir motivation et engagement, récompenser le bon travail. Il peut être opportun de fixer des challenges qui, remportés, donneront lieu à une récompense : mener à bien un certain nombre de projets, atteindre un chiffre d'affaires défini, valider de nouvelles compétences, acquérir de nouveaux savoir-faire, etc. Ces récompenses peuvent être de différents ordres : primes, nouvelles responsabilités, invitations à un événement particulier, cadeaux, etc.

Une telle démarche permet non seulement de maintenir la motivation à un niveau élevé, mais également à chaque collaborateur de se sentir appartenir à une véritable équipe. 

Ce dossier est référencé dans : Comment manager ? - Management d'une équipe

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