Préparer un entretien professionnel

Maj le 19/02/2021 par Serge RENARD

L’entretien professionnel, qui doit avoir lieu tous les deux ans et tous les six ans (loi n° 2014-288 du 5 mars 2014), se doit d’être préparé s’il veut générer de l’efficience, de la motivation et être un véritable outil managérial.

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Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

Un entretien professionnel est là pour répondre aux projets d’évolution du salarié et permet à celui-ci d’être informé sur les modalités d’accès à la formation professionnelle.

Un entretien annuel d’évaluation, à la différence de l’entretien professionnel, concerne l’appréciation des résultats du travail du salarié (objectifs fixés). La négociation salariale peut éventuellement être intégrée à l’entretien annuel.

Les entretiens professionnels s’adressent à tous les salariés, peu importe le contrat et même ceux en alternance.

Préparer un entretien professionnel

Informer

La première étape consiste à informer et expliquer à vos collaborateurs en quoi consiste l’entretien professionnel et durant quelle période celui-ci va être réalisé.

Le guide d’entretien, qui est remis au salarié, permet à chaque protagoniste de prendre connaissance des différents éléments qui vont être abordés durant l’entretien et de ce faite limite les incertitudes.

Planifier

Pour l'organisation d'un entretien professionnel, il est judicieux de choisir la meilleure période pour l’ensemble des protagonistes en respectant la notion de tous les deux ans.

L’entretien peut se faire simultanément à l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise et donc en même temps que la fixation d’objectifs directement liée à l’entretien annuel. Cela vous permet une intégration complète et positive du collaborateur.

Concernant la durée de l'entretien, une plage de 30 minutes à une heure semble représenter une bonne moyenne en fonction du suivi que vous mettez en place avec vos collaborateurs.

Le lieu le plus adéquat est à l’extérieur de votre bureau afin de créer une relation « non hiérarchique ». Si vous n’avez pas le choix que de le faire dans votre bureau, privilégiez un entretien côte à côte de manière à « casser » la limite du bureau, les codes, valeurs ou interprétation qui vont avec.

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Préparation du collaborateur

Lors d’un rendez-vous fixé un mois à l’avance, transmettez un guide d’entretien « d’appréciation » avec les règles du jeu et les explications nécessaires pour qu’il puisse préparer cet entretien (en fonction de son niveau d’autonomie).

Il s’agit d’un document qui aide le salarié à structurer la réalisation du bilan des formations effectuées, du bilan de l’évolution de son projet professionnel et la mise en place des nouveaux éléments en fonction de ces souhaits et de ceux de son manager qui représente, d’une certaine manière, l’entreprise.

Préparation du manager

Appuyez-vous obligatoirement sur des faits concrets, car la relation humaine est source de subjectivité. Reprendre les documents écrits des années précédentes.

Utilisez les éléments des entretiens précédents. Vous allez y trouver les décisions prises à chaque entretien (évolution professionnelle, formations réalisées, etc..).

Prenez du recul. Si vos appréciations sont très semblables à celles des mois ou années précédentes, vérifiez que vous n’êtes pas tombé dans ce que les psychologues appellent « l’effet de Halo ». 

Clarifiez vos propres souhaits d’évolution professionnelle et de formation pour votre collaborateur. Il ne s’agit pas d’imposer votre position, ni d’aborder l’entretien sans idées préconçues, mais d’avoir noté et réfléchi à deux ou trois souhaits que vous voulez atteindre au cours de celui-ci. 

Ayez un entretien préalable avec votre propre hiérarchie. Cela vous permettra de :

  • diminuer la subjectivité de vos attentes,
  • intégrer les souhaits de votre salarié aux missions du service et de l’entreprise,
  • connaître votre marge de manœuvre et les moyens dont vous disposer,
  • garantir l’équité des appréciations interservices,
  • donner du poids à vos propositions.

Posez-vous quelques questions clés :

  • Sur les éléments liés aux règles sociales - Ai-je clairement informé le salarié des objectifs de l’entretien ?
  • Sur les possibilités d’évolution professionnelles du salarié  - dans l’entreprise (Quelle évolution dans l’entreprise ?) et en dehors de l’entreprise (Dans le groupe ou hors périmètre groupe ?).
  • Sur les possibilités de l’entreprise - Quels sont les principaux projets de l’entreprise ?
  • Sur les éléments de formation - En quoi consiste le Compte Personnel de Formation (CPF) ?

Conditions de réussite

Il s'agit de rester crédible au niveau du couple contribution / rétribution :

  • Connaître et faire connaître les limites de la rétribution possible, y compris sa nature.
  • Savoir le risque que l’on fait prendre, à terme, à l’évaluation si l’on cherche à développer la contribution des acteurs sans augmenter leur rétribution (pris au sens large) et vice versa (Équilibre / Équité).
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Auteur - Serge RENARD -            

Fort de 25 ans d’expérience managériale et commerciale plus d’une formation de formateur, Serge devient consultant-formateur-concepteur depuis 24 ans. Il met en œuvre une andragogie multimodale pour favoriser les intelligences multiples (à ce jour plus de 30 méthodes) et une approche inédite...

Depuis 24 ans de formation, de conseil, de coaching, d’ingénierie de formation et de scénariste E-learning, Serge a développé un précieux savoir-faire dans l’analyse des besoins, dans l’adaptation des contenus et enfin un savoir être particulier.

Cet article est référencé dans : L'essentiel sur l'entretien professionnel


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