Le journal interne : un pilier de la communication d'entreprise

Avec l'essor des nouvelles technologies et le contexte parfois délicat du monde actuel, communiquer efficacement en interne est devenu un élément incontournable et crucial pour une entreprise.

Mettre en place un tel outil est une démarche dont la réussite dépend de la façon dont il sera implémenté dans la vie de l'entreprise ainsi que des informations partagées - ligne éditoriale, contenu, mise en pages, etc.

Communiquer avec tous les collaborateurs de l'entité et implémenter un lien entre la direction et les employés... un enjeu de la communication interne optimisé grâce à ce levier.

Pourquoi créer un journal interne ?

Les journaux internes sont des outils de communication permettant, notamment, d'installer une certaine cohésion au sein de l'entreprise et de favoriser les échanges. Ils permettent de renforcer le lien entre la direction de l'entreprise et ses employés. Un lien qui s'établit par un dialogue formalisé et couché sur le papier (numérique ou physique). C'est ainsi un outil phare du management des ressources humaines .

Les objectifs de cet outil sont nombreux :

•  entretenir l'image de marque de l'entreprise,
• fidéliser les salariés,
• donner du sens aux missions de chacun,
• valoriser la culture d'entreprise , en renforçant notamment le sentiment d'appartenance à une seule et même entité,
• rassurer quant à une situation tendue, un changement à venir (communication de crise),
• valoriser et développer les potentiels et talents ,
• partager des informations sur la vie de l'entreprise : nouveaux marchés, etc.
• présenter un nouveau salarié ,
• informer des nouveaux services mis à disposition des salariés : garderie, pressing, cours divers, etc.
• promouvoir l'activité extra-entreprise d'un salarié : engagement dans une cause spécifique, performances sportives, activité artistique, etc.
• permettre à un collaborateur de partager une réussite personnelle ou professionnelle : diplôme obtenu en formation continue, innovation, etc.

Aujourd'hui, nous consommons l'information de manière radicalement différente d'il y a encore quelques années. Il est donc essentiel d' adapter votre journal interne aux nouvelles tendances afin qu'il soit lu par le plus grand nombre tout en l'intégrant harmonieusement dans votre stratégie de communication interne.

Comment mettre en place un magazine d'entreprise ?  

Si la mise en place d'un journal interne d'entreprise requiert un minimum de savoir-faire (rédactionnel, mise en page, graphisme, maquettage, impression, diffusion, etc.), le recours à des professionnels de la communication n'est toutefois pas systématique . Parmi vos collaborateurs, certains possèdent certainement ces talents et sauront prendre plaisir à les développer en s'impliquant dans le projet. N'hésitez pas à lancer un appel général avant de vous tourner vers une agence de communication dont les tarifs peuvent être très élevés selon vos besoins.

Les étapes sont classiques et communes à d'autres supports, à savoir : constituer une équipe en charge du projet, définir l'objectif général et la cible pour chaque publication, fixer la ligne éditoriale, concevoir la forme du contenu, sélectionner les sujets à traiter...

Constituer l'équipe éditoriale

Si les équipes éditoriales étaient auparavant majoritairement constituées par des membres du service RH, elles s'ouvrent désormais à tous les collaborateurs volontaires des différents services de l'entreprise. Un comité de rédaction ainsi composé d'individus de divers horizons offre une large palette de sujets à traiter, parlant à un plus grand nombre de collaborateurs. Par ailleurs, cela induit une meilleure cohésion autour d'un projet commun et une motivation générale accrue.

Idéalement, les services RH garderont la gestion du magazine d'entreprise, la création du contenu - et le service Communication sa rédaction ainsi que sa formalisation . Dans le cas d'une entreprise de petite taille, c'est souvent la Direction qui gère le magazine. Auquel cas, il est important de veiller à ce que le magazine ne devienne pas uniquement le porte-voix de cette dernière et/ou que la censure n'y règne pas en maître. 

Il est également possible de sous-traiter la rédaction du journal à une agence de communication.

    La collaboration entre différents acteurs de l'entreprise est un véritable gage de succès pour un journal interne. Fédérez et motivez vos troupes à s'impliquer dans l’élaboration de ce magazine afin de maximiser la réussite de votre communication interne via ce support.

Définir l'objectif

Avant de vous lancer dans la production d'écrits tous azimuts, prenez le temps, pour chaque numéro, de définir précisément l'objectif de votre publication. Voulez-vous :

• rassurer en période de tensions,
• fédérer autour d'un projet global d'entreprise,
• préparer un changement prochain, 
• informer de nouveaux services,
• partager une réussite particulière de l'entreprise,
• permettre à l'un de vos salariés de partager une passion extra professionnelle ,
• encourager une initiative solidaire,
• etc.

Cela donnera aux rédacteurs une direction appropriée, un angle d'approche adéquat pour l'élaboration des articles.

Définir votre cible

Une entreprise est constituée de collaborateurs différents opérant à divers niveaux, n'ayant pas tous les mêmes attentes et centres d'intérêt. Il est crucial que votre journal d'entreprise ne s'adresse pas à une seule catégorie de salariés . Chacun doit y trouver son compte. 

Prenez ainsi le temps de bien étudier votre lectorat, les centres d'intérêts de chacun afin de susciter l'intérêt général. 

Définir la ligne éditoriale

Généralement tous types de nouvelles sur la vie d'entreprise pouvant intéresser les collaborateurs pourront être abordés : les nouveaux marchés, les projets majeurs, les personnalités qui marquent la structure... Bref, tout ce qui peut accrocher les lecteurs sans nécessiter une communication différente. Il s'agit de répondre aux attentes de votre lectorat sous peine de le perdre.

Il vous faut également trouver un nom à votre journal. Soyez créatif tout en respectant l'identité de votre entreprise. Le nom doit être court, facile à retenir.

Formats et supports

De la simple lettre d'information envoyée à tous les salariés par mail au journal plus étoffé, relayant de nombreuses nouvelles, distribué à chacun et disponible à l'accueil de l'entreprise, les possibilités en matière de magazine interne sont foison. C'est ici une opportunité de mettre la créativité et les talents de vos salariés en valeur et travailler l'image de votre entreprise .

Élaborez votre magazine sur un logiciel type Indesign, Publisher, Canva , Scribus  ou simplement word.

Il est conseillé de réaliser une maquette avant diffusion afin de vérifier que tout est conforme, bien rédigé et articulé convenablement. Cela permet également d'optimiser la palette de couleurs en vue d'une impression, si nécessaire.  

Les textes et visuels devront être organisés de façon aérée, les couleurs suffisamment vives sans être agressives, la police lisible et habillement structurée.

Quels que soient le support et le format choisis, vous veillerez à  respecter la charte graphique de l'entreprise ainsi que son identité visuelle  . Le journal devra également être  cohérent avec l'image et l'esprit de votre entreprise  . 

Opter pour une diffusion cross canal offre l'opportunité de satisfaire tout le monde. Car si le numérique a largement pris le pas sur les supports physiques, ces derniers restent intéressants et ne doivent pas être négligés.

 

Support papier

Il s'agit d' un incontournable - un irréductible pourrait-on dire - à ne pas négliger . Le contact avec le papier demeure inégalé. Feuilleter un magazine procurerait une sensation apaisante. Les avantages du journal papier sont nombreux : on le garde davantage qu'un mail, il est consultable partout (y compris là où le réseau ne passe pas). Par ailleurs, il est plus facile de mettre de côté un journal papier afin de le lire ultérieurement. La simple vue de ce dernier saura rappeler au lecteur qu'il contenait un article intéressant. 

Concernant le format, vous avez le choix : flyer, plaquette ou brochure, A4, A5, orienté vertical ou horizontal, ou toute autre présentation plus originale. Une fois le format de votre journal choisi, utilisez-le pour chaque diffusion afin de garder une cohérence visuelle.

Question impression, vous avez ici aussi le choix. Vous pouvez choisir de piloter cette étape en interne ou bien de faire appel à un imprimeur. Dans tous les cas, il est préférable d'imprimer un nombre d'exemplaires suffisant. Mieux vaut prévoir large. Vous pourrez toujours laisser quelques exemplaires de votre journal interne à l'accueil, cela renforcera l'image de l'entreprise auprès des visiteurs.

Supports électroniques

Vous transmettrez votre e-journal au format pdf ou autre par email, via une application de lecture ou bien consultable en ligne sur le site de l'entreprise ou encore via un Intranet ou un  RSE , par exemple. 

Veillez au poids des images et autres visuels notamment afin de ne pas alourdir le document. Le téléchargement ou la consultation en seraient freinés et la lecture compromise.

Vidéo

Si vous maîtrisez les codes de la réalisation de journaux filmés type journal télévisé, court métrage ou film d'entreprise, vous pouvez vous lancer dans la création d'une version vidéo qui sera mise en ligne via les mêmes supports que précédemment. Plus dynamique, ludique et vivant que les précédents supports, cette approche nécessite toutefois des compétences particulières ainsi qu'une plus grande disponibilité des intervenants.

Périodicité

Les journaux d'entreprise sont généralement mensuels . Distribués conjointement avec la fiche de paie des salariés. Toutefois, en fonction du volume d'informations publiées, vous pouvez opter pour un format hebdomadaire ou bien trimestriel - voire annuel (ce dernier aura moins d'impact). Plus votre entreprise est grande, plus votre journal est susceptible d’accueillir d'informations. Et ainsi nécessiter une diffusion plus fréquente.

L'essentiel est de trouver le bon rythme de publication et de le respecter afin de maintenir l'intérêt de vos lecteurs.

Contenu d'un journal interne

Le fonds et la forme

Soignez tant le fond que la forme de votre magazine : des textes bien rédigés, relativement courts, illustrés et organisés de manière harmonieuse et attractive . Votre journal interne doit avant tout être divertissant, sinon il ne sera pas lu. Variez les formats des visuels, jouez sur les couleurs, les titres, les encarts afin de faciliter la lecture.

Vous pouvez vous inspirer de journaux d'entreprise déjà feuilletés ou bien de la presse classique.

    Ne négligez pas l'étape de relecture qui vise à vérifier que tout est bien conforme et que les textes ne comportent pas de fautes.

Quelles informations partager ?

Un journal interne, qu'il soit simple bulletin informatif ou bien véritable magazine, se présente ainsi - chaque item étant plus ou moins développés selon le format adopté :

Edito

En journalisme, il est rédigé par le rédacteur en chef - ou le responsable du journal - et sert d'invitation. Il présente l'intérêt de la rédaction (point de vue non personnel) sur l'un des sujets phares du journal auquel il se rapporte et donne le ton du numéro. C'est un échange entre l'équipe rédactionnelle et le lectorat.

Brèves - Nouvelles relatives à l'entreprise

Seront diffusées ici des informations sur l'entreprise : réussites - mais aussi échecs, projets en cours, déménagement d'un service, fonctionnement du service de restauration, nouveau.x salarié.s, départ en retraite, promotion, services à disposition des salariés, etc.

Ces informations doivent avant tout mettre le côté humain à l'honneur .

Articles divers et variés

Ces écrits rédigés par l'équipe éditoriale ou bien par des personnes "invitées" ou volontaires peuvent aborder différents sujets, relatifs ou non à la vie même de l'entreprise :

• articles d'experts : point de vue d'un expert sur un thème particulier ( systèmes de management , prise de parole en public , doper sa confiance en soi , etc.) ou bien présenter une conférence susceptible d'intéresser les salariés...
• articles relatifs au bien-être au travail : ces derniers touchent tout le personnel et peuvent aborder des sujets comme le burn-out ou la gestion des risques psychosociaux , ou bien encore donner des pistes et exercices pour se détendre et apprendre à mieux gérer son temps ...
• informations sur la vie locale : spectacles, conférences, nouveaux points de restauration, nouveaux services alentours (pressing, garderie, parking, circulation, etc.).

Vie sociale de l'entreprise

Offrez la possibilité à tous les salariés de s'exprimer , que ce soit sur l'une de leurs réussites professionnelles ou bien une cause qui leur tient à coeur, en encore une passion personnelle, un challenge sportif, etc.

Partagez ici les actualités des éventuels clubs d'entreprise, les projets humanitaires, challenges sportifs et autres, organisés par l'entreprise, ouverts à tous les salariés, mais basés sur le volontariat.

Petites annonces : gardez un espace afin que les salariés puissent communiquer et partager des informations type locations de vacances, achat/vente de matériel, etc.