Communication interne : définition et mise en place

Quels en sont les principaux objectifs ? 

Dans un environnement en turbulence, l'entreprise a plus que jamais besoin de soigner sa communication interne pour apporter une certaine stabilité au sein de ses équipes et développer sa performance.

Souvent négligée face à la communication externe, sa grande sœur, elle est toutefois devenue une compétence stratégique. L'enjeu pour les organisations est en effet de taille : il s'agit de savoir communiquer sur leurs valeurs et objectifs communs.

Voici ses objectifs :

•   Former  : permettre à ses collaborateurs d'acquérir de nouvelles compétences,
•   Informer  : à travers des outils tels que le journal d'entreprise,
•   Motiver  : intégrer les employés au projet d'entreprise en valorisant leur rôle,
•   Fédérer  : donner un sentiment d’appartenance en capitalisant sur des valeurs et objectifs communs.

Qui est en charge de la communication interne dans l'entreprise ?

Gérée par le service communication ou  Ressources Humaines  suivant l’organisation, cette fonction a pour rôle de concevoir et mettre en œuvre un plan stratégique de communication interne en cohérence avec la politique générale de l'entreprise et dans un périmètre de ressources données (matériel, humain, financier).

En ce sens, elle joue un rôle majeur dans l'organisation pour :

• Gérer la descente des informations et leur circulation (communication descendante),
• Aider les cadres et managers à mieux communiquer entre eux (communication transversale),
• Recueillir des feedback du terrain ( communication ascendante),
• Gérer le climat social  afin de le maintenir le meilleur possible.

Quels en sont les impacts ?

• Une plus grande implication individuelle - La traduction directe d'une communication interne efficace est un surinvestissement personnel de la part des collaborateurs très profitable pour la structure. L'implication apporte la valeur supplémentaire qui fait la différence face à la concurrence. 
• Un meilleur moral des troupes -   En situation de crise, les collaborateurs ont besoin de solides points de repère. Ils doivent être informés de ce qui se passe, aussi bien en interne qu'en externe. Un bon moral permet de faire front dans les moments difficiles et de gérer ces événements sans que ses capacités soient altérées. Une communication interne bien menée induit un climat de confiance, un dialogue renforcé entre les différentes strates de l'entreprise. L'impact se traduit également par une baisse de l’absentéisme .
• Une fidélisation accrue de ses employés - A l'heure de la gestion des talents et du marketing RH, la communication interne est un puissant levier pour conserver ses forces vives et les mener vers le succès et l'épanouissement personnel et collectif.
• Une amélioration du service client - La communication interne donne un sens aux actions. Des collaborateurs bien dans leurs têtes, impliqués dans la vie de l'entreprise, c'est un meilleur service offert aux clients . 
• Une meilleure productivité . Il est important de comprendre que la communication interne n'est pas une voie à sens unique. Il s'agit d'un dialogue à double sens qui donne aux salariés la possibilité de partager leurs opinions et leurs préoccupations, ce qui permet en autres d'améliorer la productivité. 
• Plus de remontées d'informations vers le top management - La communication interne doit être bi-directionnelle. Le flux des informations n'est pas uniquement descendant. Qui dit communication, dit rétroaction ou feedback. En conséquence, l’organisation doit prévoir les canaux de remontée d'information. Le management exécutif possède ainsi une meilleure vision de ce que pensent l'ensemble des collaborateurs. Les tensions sont repérées rapidement, les conflits mieux appréhendés. Le changement est efficacement conduit.
• Un même niveau d'information pour tout le monde - Il est très désagréable pour un salarié d'apprendre des nouvelles (bonnes ou mauvaises) sur son entreprise par un canal externe. A fortiori quand elles sont imprécises, voire inexactes. L'entreprise doit ainsi prendre les devants et diffuser elle-même les informations qui la concernent en temps et en heure auprès de ses collaborateurs. Un partage d'informations obligatoire
• Un alignement réussi - Si chacun connaît précisément le sens des objectifs stratégiques de l'entreprise et leur déclinaison, il est plus facile de prendre des décisions qui vont dans le même sens.
• Une amélioration de l'image à l'extérieur - La première image donnée aux clients est fréquemment celle transmise par ses employés. Ces derniers doivent avoir intégré les éléments matériels et immatériels qui constituent l'image de leur entité. Un rappel : les éléments de culture sont perceptibles à l'extérieur, donc par les clients.

Globalement, bien communiquer au sein d'une entreprise améliore l'efficacité interne et externe de l'organisation en apportant une meilleure cohérence.  Notamment 

Comment mettre en place une stratégie de communication interne ?

Avec les outils d'aujourd'hui, notamment le développement des offres d'intranet et autres portails web, il est très facile de communiquer envers ses employés. Cette apparente facilité se révèle toutefois parfois être un piège, car on peut penser que pour communiquer, il suffit de nourrir ces plateformes d'information en contenu frais. Or, comme celle dirigée vers les clients, la communication interne doit faire l'objet d'une véritable réflexion stratégique aboutissant sur un plan d'action . Ce dernier peut être inclus dans une démarche générale liant aussi bien l'externe que l'interne. Cette approche présente l'avantage de gagner en cohérence et de mieux intégrer les éléments d'image.

Les sociétés qui parviennent à créer un dialogue permanent avec leurs collaborateurs possèdent de forts atouts pour réussir leurs objectifs. Pour atteindre un niveau de performance optimal, la communication interne doit donc être inscrite dans leur culture d'entreprise .

Voici les principales étapes pour améliorer la communication interne :

1. Définir les objectifs de communication et les indicateurs de succès

   L'élaboration d'une stratégie de communication interne débute par une définition claire de ses objectifs t des indicateurs de succès correspondants. Que vise-t-on à accomplir par cette communication ? Amélioration du moral des collaborateurs ? Promotion de la culture d'entreprise ? Stratégie de fidélisation des employés. 

   Pour chaque objectif, nous définissons un ou plusieurs indicateurs de succès qui permettront de mesurer l'impact des actions mises en œuvre et de vérifier si l'objectif est atteint.

   Par exemple, si l'un des objectifs est l'amélioration du moral des collaborateurs, l'indicateur de succès peut être une augmentation du taux de satisfaction des employés mesuré à travers une enquête interne.

   De même, si l'objectif est de promouvoir la culture d’entreprise, on peut mesurer le taux de participation aux événements culturels d'entreprise ou le niveau d'engagement des employés dans les initiatives relatives à la culture d'entreprise.

   Enfin, si l'objectif est de renforcer la fidélisation des employés, un indicateur de succès possible serait une diminution du taux de roulement du personnel.

   En définissant tant les objectifs que les indicateurs de succès au début de notre démarche, nous nous assurons d'être en mesure d'évaluer efficacement notre stratégie de communication interne et d'ajuster nos actions au besoin.

2. Déterminer les axes de communication et les cibles

   Identifier les axes de communication à privilégier. Cela correspond aux sujets clés à communiquer aux différents services ou aux fonctions qui ont des besoins spécifiques en matière de communication, ainsi qu'aux messages clés à véhiculer à travers l'organisation. Réaliser une grille message / cible comme par exemple :

   Axes de Communication	Cible
   Mise à jour du plan stratégique	L'ensemble du personnel
   Introduction de nouvelles Politiques RH	employés
   Lancement de produits ou services	Équipes de vente & marketing
   Formation et développement professionnel	Managers et personnel de formation
   Mises à jour sur la santé et la sécurité	Employés des usines ou zones à risque
   Informations corporate (Changements directionnels, acquisitions, etc.)	L'ensemble du personnel
   Culture et engagement de l'organisation	Tout le monde dans l'organisation

3. Identifier les outils et ressources disponibles

   Faire l'audit des outils de communication, supports et des ressources existant. Exemple : les bulletins d'information, les réunions, le réseau intranet, les plateformes de communication collaboratives, etc.

4. Établir les moyens alloués

   Estimer les besoins en ressources. Est-ce que le projet sera géré en interne ? Faut-il engager du personnel supplémentaire ? Faut-il passer par une agence de communication externe pour aider ? Chiffrer les besoins et réaliser une estimation budgétaire. Généralement le projet est cadré avec une enveloppe très en amont.

5. Elaborer et mettre en œuvre le plan d'action de communication interne

   Après avoir clairement défini les objectifs et identifié les ressources, voici la phase de mise en œuvre.

   Sélectionner les outils les mieux adaptés aux besoins de communication, en tenant compte de leur pertinence, de leur facilité d'utilisation et de coût.

   Former l'équipe qui dirigera cette démarche de communication. Il est crucial d'impliquer toutes les parties prenantes dès le début pour susciter l'adhésion et l'engagement de tous.

   Actions	Responsable	Outils	Délai	Coût
   Mise à jour du Plan Stratégique	Directeur Général	Réunion d'équipe, Email	1 semaine	Faible
   Introduction de nouvelles Politiques RH	Responsable RH	Intranet, Newsletter	1 mois	Modéré
   Lancement de Produits ou Services	Chef Produit	Réunion, Plateforme de travail collaboratif	2 semaines	Modéré
   Formation et Développement Professionnel	Responsable Formation	Ateliers, Webinaire	3 mois	Élevé
   Mises à jour sur la Santé et la Sécurité	Responsable Sécurité	Affichage, Email	Immédiat	Faible
   Informations Corporate	Directeur Communication	Intranet, Réunion d'équipe	Continu	Modéré
   Promotion de la Culture d'entreprise	Responsable Culture Organisationnelle	Événements d'équipe, Campagne par email	Continu	Élevé

6.  Mesurer les Résultats

   Une fois la stratégie mise en place, il est primordial de mesurer son efficacité pour s'assurer qu'elle atteint ses objectifs. Ceci peut être réalisé à l'aide d'enquêtes de satisfaction interne et de feedback régulier par la direction. Le but est d'identifier les domaines dans lesquels la politique de communication interne réussit et ceux qui doivent être améliorés.

Quels sont les supports pour communiquer en interne ?

Différents outils de communication sont à votre disposition en fonction de votre stratégie et des moyens alloués à cette démarche, classés en 2 grandes catégories : les supports de communication oraux et écrits .

Supports oraux

• Entretiens individuels : ils sont l'occasion d'un dialogue, un échange personnalisé avec chaque collaborateur lors duquel sont abordés divers sujets : évaluation, plan de formation, évolution de carrière, etc.
• Réunions (d'information, d'échanges, etc.) : ces rendez-vous permettent de faire passer diverses informations sur l'entreprise, son actualité, ses succès, etc., avec tout le personnel. En présentiel ou en visioconférence lorsque les parties intéressées sont dispersées géographiquement.

Supports écrits

• Journal interne , livret d'accueil, notes de service , etc.  : présenter l'entreprise, échanger sur son actualité, ses projets, ses réussites, etc.
• Boîte à idées : faire remonter l'information, favoriser les innovations et prises d'initiative ainsi que l' empowerment des collaborateurs , etc.
• Affichage interne  : informer sur la sécurité, le règlement d'intérieur , les événements intra entreprise, les services annexes à disposition des salariés, etc.
• Intranet, RSE : informer, échanger, transmettre, former, etc.
• Événements : portes ouvertes, anniversaire de l'entreprise, célébration d'un succès particulier, d'une innovation, etc.

Auteur - Raphaële GRANGER

Après avoir acquis une riche expérience dans le domaine de l’entreprise (entrepreneur, manager, coach), Raphaële eu l'occasion d'accompagner différents profils au fil de ses expériences professionnelles et bénévoles.

Suite à un incident médical il y a quelques années et une profonde remise en question, elle a décidé de changer de vie professionnelle. Donner du sens à tout cela était devenu obsessionnel.

Aujourd’hui sophrologue, psychopraticienne et coach, elle propose des accompagnements en gestion du stress, suivi de burn-out, sommeil, épanouissement des profils atypiques (HPI, HPE, etc).  Son site : https://chumani.bzh.

Elle reçoit aujourd'hui à son cabinet, en visio-conférence ou en entreprise et vous accompagne selon vos besoins et vos objectifs.Elle est également l'auteure du Livre/Cahier d'introspection "L'Étincelle Intérieure - Comment raviver la flamme qui sommeille en vous ?" disponible sur son site https://chumani.bzh/produit/livre-l-etincelle-interieure/