Plébiscitée par de plus en plus d'entreprises, la gestion de projet s'impose dans des structures de toutes tailles comme un mode d'organisation particulièrement efficace. Cet espace riche de centaines de contenus vous aide dans vos pratiques.
Les dossiers du management de projet
Pratique
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Qu'est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est une approche méthodique qui consiste à planifier, organiser, et superviser les différentes étapes d'un projet, de sa conception à sa livraison. La finalité de la démarche est d'atteindre les objectifs fixés en respectant les contraintes de délais, de coûts et de ressources.
Qu'est-ce qu'un projet ?
Définition du projet par l'Afnor ( X50-115) issue de la norme ISO 10006-1997 : " un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques "
La norme ISO 1006-2003 a fait évoluer sa définition en ajoutant les notions de contraintes de délais, de coûts et de ressources.
Conduire un projet se résume en 4 grandes étapes :
- 1 - La phase d'avant-projet ou de cadrage : il s'agit de toute la partie d'analyse (contexte, principaux livrables, identification des acteurs du projet...) et de planification amont. C'est le tout début du processus avec la prise en compte de la demande et le calibrage du projet dans ses grandes lignes et sa formalisation. Elle intervient après avoir vérifié la faisabilité.
- 2 - La conception : c'est l'étape de définition et de préparation des travaux à venir : constitution de l'équipe, analyse des activités et de la charge de travail (découpages en lots plus facilement gérables avec le WBS), mise au point du planning prévisionnel à partir des échéances définies + analyse du chemin critique, définition des ressources nécessaires et d'identification des risques potentiels... Cette étape est essentielle pour mener à bien le projet. Elle permet de garantir la compréhension commune des objectifs fixés et d'établir un solide plan projet .
- 3 - L’exécution : cette phase implique la mise en œuvre de toutes les actions planifiées précédemment avec les séances de travail , les réunions avec les parties prenantes, les validations intermédiaires de jalons, la communication, la planification de la (très importante) conduite du changement... Sans oublier le pilotage pour suivre l'avancement du projet, le respect des délais et la conformité avec le budget. Piloter un projet nécessite l'utilisation d'un tableau de bord et d'indicateurs (KPI) préalablement définis.
- 4 - La clôture : enfin, pour cette dernière étape, c'est l'heure du bilan et l’organisation de la fin des travaux. C'est le moment d'analyser les résultats obtenus, d'identifier les réussites et les éventuelles opportunités d'amélioration. Il est important de capitaliser sur l'expérience acquise pour favoriser l'apprentissage organisationnel et préparer le terrain pour de futurs projets.
Bien maîtriser 4 ces étapes permet aux équipes de travailler efficacement ensemble. Ce qui facilite la réalisation des objectifs du projet. En investissant suffisamment de temps et de ressources dans chaque phase - et en assurant une communication claire, les chefs de projet et leur équipe peuvent optimiser la chance de réussite du projet. Ils sont également à même de tirer les enseignements nécessaires pour des projets futurs. À travers ces phases, l'accent est mis sur la planification, la collaboration, l'adaptabilité et l'innovation. Avec une ligne directrice : atteindre les objectifs du projet.
A noter que de plus en plus de projets reposent sur des méthodes Agile. L'intérêt est de coller au plus près des besoins des utilisateurs, en prenant en compte les évolutions de la demande jusqu'à la finalisation du projet .
Définition du management de projet, finalités et moyens
Le projet dans l'organisation de l'entreprise
Le management de projet contribue à la performance de l'entreprise. Cette démarche permet une amélioration continue dans de nombreux domaines (optimisation des processus, de l'offre, de procédés de production, etc.). Il s'impose de plus en plus comme un mode de management pour répondre aux besoins d'agilité. Besoins dictés par une concurrence de plus en plus intense et multiforme.
Les acteurs du projet
- Le chef de projet tient un rôle central dans la conduite du projet. Il supervise les différentes étapes de l’ouvrage : de son initiation à sa mise en production. C'est un manager transversal. Il n'a pas de réel pouvoir hiérarchique si ce n'est celui conféré par sa mission. Polyvalent, il doit faire preuve d'écoute, savoir négocier, motiver, décider, etc. Il est donc exigé de lui un réel leadership !
- L'équipe projet est composée de personnes qui ont des compétences et des expériences complémentaires (opérationnels, techniciens, cadres, chefs de service...) dans les domaines concernés. Cette mise en commun d'expertises et de points de vue apporte toute la richesse à la démarche.
- Les autres parties prenantes : sponsor, commanditaire, direction, clients… Tous ces acteurs sont impliqués d'une manière ou d'une autre dans le projet et/ou peuvent l'influencer.
Dans les structures orientées gestion d'entreprise PAR projets, le PMO (Project Management Officer) coordonne le portefeuille de projets. Il travaille avec le maîtrise d'ouvrage (MOA) et la maîtrise d'œuvre (MOE).
Les techniques et méthodes
Cahier des charges, planification des ressources et gestion des délais avec le diagramme de Gantt ... sont des termes devenus communs dans le langage de n'importe quel manager. Ces techniques ne sont plus simplement réservées aux spécialistes. Tout collaborateur peut être amené à gérer un processus qui consiste à partir d'une demande, à la transformer en réalisation concrète. Pilotage, brainstorming, kanban ... autant de méthodologies à découvrir et si possible à maîtriser !
Quant aux logiciels et outils de gestion de projets collaboratifs, ils rendent les équipes plus efficaces en facilitant la communication, l’exécution des différentes tâches, la gestion des travaux à mener et le suivi. Une aide centrale pour la coordination et la conduite du travail à mener. Mais aussi pour la gestion des tâches de chacun.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter la définition du cycle de vie d'un projet
Voir aussi une méthodologie de conduite de projet complète et une démarche simple de management de projet applicable à de nombreux cas.
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