Cadrage de projet, réussir cette phase

Une fois le choix de lancer le projet validé, s’ensuit la phase de cadrage. Elle fixe les grandes lignes du projet à partir de l’idée de départ. Si une étude d’opportunité a été réalisée, son contenu offre une excellente base à développer.

Voici le contenu de l’étape de cadrage, illustré par un exemple traitant d'un projet de déploiement d’un nouveau logiciel CRM :

Description du fondement et explication du besoin

La réunion de cadrage clarifie l'origine, l'utilité et les objectifs du projet en répondant aux questions essentielles : « Pourquoi ce projet ? » et « Quel est son but ? ». Elle permet de saisir pleinement l'importance des actions à entreprendre. En apportant une vision claire et cohérente, elle motive les participants en donnant un sens concret à leurs efforts. C'est un point important pour garantir une implication forte et durable tout au long du projet. Ne pas négliger cette étape.

Détermination des objectifs et des buts

Quels résultats sont attendus à l'issue du projet ? Que va-t-on obtenir de plus ou de moins ? Quelles sont les mesures ?

Liste des livrables majeurs

Dans la phase de cadrage, on se limite à déterminer les principaux livrables. L'étape suivante de planification entrera plus dans les délais, après une analyse pointue des besoins et exigences des différentes parties prenantes.

Fixation des limites

Il est important de bien connaître où débute un projet et ou il se termine. Cela permet de ne pas déborder et de concentrer ses efforts et ses moyens sur ce qui compte vraiment.

Explicitation des contraintes et des risques

Les contraintes peuvent être de tout ordre : une période de pointe interdisant la conduite d’un projet, une activité réglementée restreignant les possibilités, etc. De même, un projet peut être soumis à des risques. Identifier les risques majeurs permet de les prendre en compte au plus tôt dans le processus.

Identification et analyse des parties prenantes / modalités de communication

Les parties prenantes sont les personnes ou organisations qui sont concernées, ou qui, elles-mêmes, exercent une influence sur le projet. L’identification et l’analyse des parties prenantes sont indispensables pour savoir qui a besoin de quoi et/ou qui veut quoi. Soit les exigences de chacun. Cette étape est aussi importante pour identifier les alliés du projet, ainsi que ses détracteurs. Il peut également être opportun dans la phase de cadrage de définir, dans les grandes lignes, les modalités de communication.

Voir fiche pratique : Analyser les parties prenantes

Mise en œuvre du management de projet et gouvernance

Cette phase de la réunion de cadrage revient à préciser comment le projet va être géré. Par qui ? Avec quelle méthode ?

La gouvernance

La structure de gouvernance du projet est mise en place avec :

• Le sponsor : rôle parfois dévolu au commanditaire, le sponsor fournit les ressources nécessaires au projet. Il exerce également une mission importante de supervision et de soutien du chef de projet dans différents domaines.
• Le comité de pilotage : il joue un rôle clé dans la conduite du projet, notamment pour exercer une fonction de décision de haut niveau, suivre le déroulement dans ses grandes lignes et valider les étapes clés pour délivrer un « GO » (ou « no GO ») pour la suivante.
• Le chef de projet : artisan opérationnel de la bonne réalisation du projet, il endosse la responsabilité de la production des livrables, il planifie le travail, conduit et anime son équipe pour assurer la réalisation des activités à mener. Il occupe en outre un rôle d’intermédiaire pour communiquer, échanger avec les parties prenantes et négocier le cas échéant.

Les étapes du projet avec les responsabilités

Cette étape consiste à expliquer quelles sont les grandes phases du projet, en associant les acteurs, pour déterminer leurs rôles et leurs responsabilités. Il est important de réaliser ce travail préparatoire après avoir analysé les parties prenantes, puisque certaines d’entre elles sont impliquées dans le processus.

Les méthodes et outils utilisés

Préciser, le cas échéant, le recours à certaines méthodologies nécessitant une organisation et/ou un savoir-faire particulier. Exemple : la réalisation d’une analyse fonctionnelle.

Construction de l’équipe projet

Suivant les typologies de projet, l’équipe peut être constituée dès cette étape si le travail à réaliser est facilement anticipable. Sinon, il faut attendre l’étape suivante, afin que les activités à mener soient définies.

Fixation des échéances

Identification des principales étapes et jalons ainsi que des dates clés : fin de projet, date de livraison, etc.

Un macro-planning est alors réalisé, lequel peut se résumer en quelques dates associées à des jalons. Il est intéressant de fixer plusieurs échéances, afin de donner un rythme au projet et conserver l’implication des équipes. Ce sont, en quelque sorte, des mini-projets au sein d’un ensemble plus important.

La planification peut se réaliser à l’aide d’un rétroplanning. Il s’agit alors de partir de la date de fin du projet estimée et de remonter dans le temps pour planifier les échéances intermédiaires

Validation des ressources dédiées

À présent, il est nécessaire de préciser le cadrage budgétaire, pour fixer l'ampleur donnée au projet, et de préciser les ressources humaines et matérielles qui seront mobilisées. Les ressources matérielles peuvent être de différentes natures. Par exemple, une salle de réunion équipée de moyens vidéos à réserver tous les jeudis, un banc de test pour un projet technique, etc. Quant aux moyens humains, il peut s’agir de l’appel à un expert en interne dans le cas d’une problématique spécifique.

Rédaction de la note de cadrage

Cette réflexion aboutit sur une note de cadrage. Elle est généralement issue de la rencontre des demandeurs et du maître d'ouvrage. Elle permet de communiquer en interne et d'être utilisée comme premier référentiel avant d'aller plus loin. Elle requiert également la participation des membres de l'équipe à sa rédaction. Ces derniers doivent s'approprier les tâches à venir.

Le cadrage, une étape qui fixe le cap ! Pour réussir un ouvrage, il est nécessaire de bien en connaître les contours.

Cette note contient des informations descriptives telles que les parties prenantes, l'équipe, le chef. Elle informe également sur son fondement : les besoins et les objectifs. Elle précise son périmètre (services, processus...). Après avoir décrit les grandes étapes, elle détermine les moyens et planifie les échéances   en fixant les dates clés à travers un macro-planning.

Dans certains cas, il est utile de définir les spécificités fonctionnelles attendues et les consigner à travers la rédaction d'un cahier des charges . 

Tenue de la réunion de lancement

La fin de l'étape de cadrage se matérialise à travers la tenue d'une réunion de lancement - très importante pour créer une dynamique et impliquer toutes les parties prenantes du projet. C’est le fameux kick-off  (ou « kick off meeting »). Cette réunion de lancement a deux finalité :

• Obtenir l'adhésion de tous avant d'entamer les phases de conception et de mise en œuvre.
• Faire connaître à toutes les parties prenantes les objectifs, le calendrier et le budget du projet.

Cette réunion marque le début officiel du projet.

Voir fiche pratique : Comment faire un kick-off ?