Chiffrage d'un projet : évaluation des charges

Pourquoi estimer les charges d'un projet ?

Souvent négligé, ce travail occupe pourtant une place centrale dans la phase de cadrage.

Une dérive au niveau du chiffrage d'un projet génère un risque conséquent avec des impacts possibles sur les délais prévus et le respect du budget. Malheureusement, les chefs projets ne passent pas toujours le temps nécessaire pour affiner leurs chiffres.

Le chiffrage projet s'inscrit dans le cycle de vie du projet dès ses premières phases. Il permet à la maîtrise d'ouvrage de valider la faisabilité économique et technique avant d'engager des ressources importantes. Cette étape de structurer les besoins conditionne toute la suite de votre initiative.

Un bon chiffrage projet facilite également la conduite du changement en rendant visibles les efforts requis auprès des parties prenantes. Il permet de justifier les besoins en ressources et de négocier des délais réalistes avec les sponsors.

L'approche collaborative dans cette phase d'estimation renforce l'engagement de l'équipe de projet. Impliquer les experts métier dans le chiffrage améliore la précision des estimations et facilite l'appropriation du planning par tous les acteurs.

Méthode de chiffrage de projet : 4 étapes clés

Voyons comment procéder pour estimer au mieux les charges du projet.

Nous avons pris l'option de vous proposer une méthode simple. Des approches plus sophistiquées existent. Attention de ne pas tomber dans le piège de l'usine à gaz. L'important est de travailler avec un outil opérationnel, qui serve vraiment.

Cette démarche s'applique, quelle que soit votre méthodologie projet. Que vous travailliez en mode agile ou que vous suiviez une méthode plus classique, ces principes restent valables. L'essentiel consiste à adapter le niveau de détail aux enjeux de votre initiative.

Voici la démarche :

1. Listez en détail les tâches à mener

   Partez des grandes étapes du projet et décomposez le travail à réaliser en tâches élémentaires. Il est plus facile d'estimer le temps que prend la réalisation d'une activité basique plutôt qu'un ensemble d'opérations.

   Ce découpage méthodique constitue la base d'un chiffrage fiable. Utilisez une structure de type WBS (Work Breakdown Structure) pour visualiser l'arborescence complète des activités. Cette approche permet d'identifier les dépendances entre tâches et de ne rien oublier.

   Le plus délicat étant de fixer le niveau de granularité idéal. Voici quelques points de repère : une tâche ne devrait pas excéder 5 à 10 jours homme. Au-delà, subdivisez-la en sous-tâches plus précises. Cette règle garantit des estimations plus justes et facilite le suivi de l'avancement.

2. Pour chaque tâche, déterminez qui doit intervenir

   Affectez une activité à une personne. Si vous êtes descendu suffisamment bas dans la décomposition des tâches, vous n'aurez généralement qu'un seul profil à associer par activité.

   Identifiez précisément les compétences requises pour chaque tâche. Cette analyse des besoins en ressources humaines permet de solliciter les bons profils et d'anticiper les éventuelles formations nécessaires. Elle facilite aussi la coordination avec les responsables d'équipe pour sécuriser la disponibilité des expertises au bon moment.

   Pour les tâches nécessitant plusieurs intervenants, précisez le rôle de chacun. Cette clarification évite les zones grises et les doublons qui grèvent inutilement votre budget projet.

3. Évaluez le temps nécessaire à consacrer à chaque tâche

   Nous entrons dans le vif du sujet. Quelles méthodes utiliser ?

   Voici plusieurs approches complémentaires :

   • appuyez-vous sur les bilans de fin de projet,
   • interrogez vos collègues les plus expérimentés,
   • rapprochez-vous d'un expert du métier en question,
   • utilisez des abaques qui vous donnent des coûts standards,
   • travaillez en équipe pour confronter les évaluations.

   La capitalisation sur les projets passés constitue votre meilleur atout. Analysez les écarts entre estimations initiales et réalisations effectives. Ces retours d'expérience nourrissent votre base de connaissances et affinent vos méthodologies d'estimation.

   N'hésitez pas à prévoir une marge de sécurité raisonnable, particulièrement pour les activités comportant des incertitudes techniques. Une réserve de 15 à 20% sur les tâches innovantes protège votre planning des aléas.

   Pour être plus fin, voici un outil facile à mettre en oeuvre : l'estimation à 3 points.

   Utilisé avec la méthode PERT, cette formule vous donne un temps moyen en fonction d'une estimation que vous jugez la plus probable, une seconde optimiste et une dernière, pessimiste.

   Estimation = (a + 4m + p) / 6

   a = estimation optimiste

   m = probable (le "m" vient de "Most likely")

   b = pessimiste

   Si vous souhaitez utiliser cette formule, prenez-la en compte dès le début de vos investigations, car vous devrez recueillir à chaque fois les 3 estimations : la durée minimum, la plus probable et enfin la durée maximum.

   Voir en complément cet article : Easy task estimation with Three-point estimation technique

4. Remplissez une fiche d'estimation de charges

   Nous vous conseillons d'utiliser un fichier Excel (ou autre tableur) pour saisir toutes vos données. Vous pouvez ajouter le TJM (Taux Journalier Moyen) pour un prestataire ou le coût horaire en interne.

   Ce modèle d'estimation de projet devient votre document de référence tout au long du projet. Actualisez-le régulièrement pour suivre les consommations réelles et ajuster vos prévisions. Cette traçabilité alimentera votre cahier des charges pour les projets futurs.

   Intégrez également les contraintes fonctionnelles et techniques dans votre tableau. Certaines spécificités peuvent impacter significativement les charges : environnement technologique complexe, normes de sécurité strictes, exigences de performance élevées.

   Exemple de fiche d'évaluation de charges et de chiffrage de projet

   Projet : Refonte du site internet				Chef de projet : Date :
   Tâches	Intervenant	Temps (j/h)	Coût jours	Total coût (€)
   Design
   Charte graphique	DA	1	600	600
   Maquettes	DA	2	600	1200
   Total Design		3		1800
   Fonctionnel
   Arborescence site	Chef de projet web	1	600	600
   Fonctionnalités	Chef de projet web	1	600	600
   Architectures des données	Chef de projet web	0.5	600	300
   Total fonctionnel		2,5		1500
   Développement web
   Intégration html	Developpeur	4	500	2000
   Development php	Developpeur	4	500	2000
   Total développement web		8		4000
   ...
   Total

   Autre exemple :

   Si les tâches sont partagées entre différents intervenants, il est intéressant d'adopter une présentation de type "tableau croisé" pour mettre en valeur l'implication de chaque ressource. Très pratique pour ajuster les charges afin de réduire la durée du projet.

   Tâches	Intervenant					Temps (j/h)	Coût
   	Julie		...	Alain
   TJM CT horaire	700 €			600 €
   	J/h	Coûts (TJM x J/h)		J/h	Coûts (TJM x J/h)
   Design
   Charte graphique	1	700				1	700
   Maquettes	1	700		2	1200	3	1900
   Total Design	2	1400			1200	4	2600
   ...	...	...		...		...	...
   Total projet	4	2800		10	6000	14	8800
   ...

   Cette représentation croisée facilite l'optimisation des ressources. Elle permet de visualiser rapidement la charge de chaque membre de l'équipe et d'équilibrer la répartition du travail. Particulièrement utile lorsque vous devez livrer le projet dans des délais serrés.

Réussir vos estimations financières : la clé d'un projet maîtrisé

Le chiffrage projet ne constitue pas une science exacte, mais une compétence qui s'affine avec l'expérience. Chaque projet enrichit votre base de connaissances et améliore la fiabilité de vos prochaines estimations.

Investir du temps dans cette phase de cadrage vous évite bien des déconvenues par la suite. Un chiffrage rigoureux permet de négocier sereinement avec les parties prenantes, d'organiser efficacement votre équipe de projet et de livrer le projet dans les conditions attendues.

N'oubliez pas que votre modèle d'estimation de projet reste un document vivant. Actualisez-le au fil de l'avancement, confrontez régulièrement vos prévisions aux réalisations, et partagez vos apprentissages avec votre organisation. Cette démarche de progrès continu renforce la maturité de votre entreprise en gestion de projet.

Voir aussi comment concevoir un plan de charge.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.