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Réaliser une note de cadrage

Comment présenter simplement la finalité et le contenu d'un projet à toutes les personnes directement ou indirectement impliqué ? La note de cadrage est un outil clé pour présenter un projet dans ses grandes lignes. Comment la rédiger ? Que contient-elle ? Modèle + exemple.

Rédigé par Laurent GRANGER - Mis à jour le 10/10/2023

Qu'est-ce qu'une note de cadrage ?

Il s'agit du document de référence dans le processus. Il reprend dans les grandes lignes les points importants à connaitre d'un projet. Il répond aux questions QQOQCP  :

  • Q - Quoi : définition du projet, périmètre
  • P - Pourquoi : finalité du projet, contexte de la demande
  • Q - Qui : parties impactées, parties prenantes, chef de projet, équipe projet, utilisateurs clés
  • O - Où : lieu (à préciser si nécessaire)
  • Q - Quand : planning, dates clés
  • C - Comment : méthodes, ressources, budget...

La note de cadrage est aussi nommée lettre de mission, note de synthèse ou encore note de lancement.

A quoi sert ce document ?

Dans le cycle de vie d'un projet, la note de cadrage se situe entre l'étude d'opportunité et la conception du cahier des charges. Ce document est utile à plusieurs égards :

  • un contrat entre le donneur d'ordre (ou le commanditaire) et le chef de projet en charge de l'ouvrage. Il définit clairement les attentes et les réponses.
  • un document de travail pour valider les enjeux, le contenu, l’organisation et les livrables du projet . À ce titre, c'est un document qui évolue au gré des échanges et des nouveaux paramètres. 
  • un référentiel auquel les parties prenantes peuvent se référer à chaque étape du projet.
Différence entre la note de cadrage et le cahier des charges

La note de cadrage est un document synthétique reprenant l'ensemble des points essentiels portant sur le projet. Le cahier des charges est un document formalisant une demande à remettre à l'équipe qui va réaliser le projet, qu’elle soit interne ou externe. La note de cadrage sert de base pour la conception du cahier des charges. C'est en quelques sorte un roadmap détaillé.

Qui sont les destinataires ?

La liste se partage entre les acteurs qui sont impliqués dans la réalisation du projet (chef et membres de l'équipe projet) et ceux qui doivent être informés ( comité de pilotage , direction, chef de services impactés...).

Comment rédiger une note de cadrage ?

Le contenu d'une note de cadrage est variable suivant la nature de projet, son ampleur, le secteur d'activité, etc. Ci-dessous  un modèle de note de cadrage à personnaliser suivant vos besoins :

Structure d'une note de cadrage

  1. Définition du projet

    Cette première étape présente la nature du projet. Quelques lignes décrivent ce qu'il faut savoir.

    Exemple de questions à se poser :

    • De quoi s'agit-il ?
    • Que contient le projet ?
    • Quelle est l'idée à développer ?
  2. Origine du projet / Contexte

    Explication des éléments, des faits, de la situation (économique, environnementale...), etc. qui mènent à la réalisation de ce projet. Cette étape permet de comprendre la genèse de la demande et ses enjeux.

    Ces informations apportent une coloration singulière aux travaux qui vont suivre. Elles donnent du sens à la mission de l'équipe et permettent que l'ensemble des parties prenantes partage la même compréhension du projet.

    • Qu'est-ce qui justifie ce projet ?
    • Pourquoi mener ce projet ? Pourquoi est-ce nécessaire ?
    • Quel va être son impact ?
    • Quel est le problème à résoudre ? 
    • Quels sont les points devant être améliorés ?
    • Quels ont été les éléments qui ont déclenché la demande ?
    • Qu'est-ce qui caractérise la situation ?
  3. Objectifs du projet

    Dès lors que le projet et son origine sont définis, il convient de préciser ce que va apporter le projet une fois mené à son terme. Il est question d'objectifs quantitatifs (gains financiers, productivité, etc.) comme qualitatifs (satisfaction des employés, image de marque...). Tout en sachant raison garder sur le nombre d'indicateurs.

    • Quel est le but du projet ? Les finalités ?
    • Quelles sont les attentes ?
    • Quels sont les objectifs ?
    • Quels sont les livrables (produits, documents...) ?
    • Quels sont les indicateurs de succès ?
  4. Périmètre du projet

    Un projet possède généralement des limites. Il est important de préciser lesquelles :  ce que le projet contient ou englobe - et ce qu'il ne prend pas en compte ou ne traite pas. Il s'agit d'une clarification importante. C'est l'occasion de vérifier que chaque partie prenante partage bien le même périmètre. De plus, cette information exerce une influence directe sur les moyens humains, matériels et financiers mobilisés, les méthodes utilisées et les échéances. Il est donc primordial de préciser le cadre dans lequel le projet va évoluer.

    • Quelles sont les limites du projet ?
    • Quels services/processus/ fonctions/zone géographique/ segment de client/ inclure ou exclure ?
    • Quelles sont les fonctionnalités concernées ?
    • Quelles sont les priorités ?
    • Quelles sont les autres zones impactées ?
  5. Contraintes

    Des contraintes internes et externes peuvent s'imposer et doivent être prises en considération par le chef de projet. Il peut s'agir, de contraintes d'effectifs, de moyens, de timing, de résultat... 

  6. Acteurs

    Identifier les acteurs permet de savoir non seulement qui fait quoi, qui est responsable de quoi, mais aussi qui doit être informé de quoi. Ainsi, l'ensemble des personnes concernées connaissent le rôle et la responsabilité de chacun (voir comment définir une matrice RACI ou RASCI  ). Une aide précieuse pour des interactions efficaces.

    • Qui sont les membres de l'équipe projet ?
    • Qui est en charge de chaque domaine ?
    • Qui participe aux réunions de pilotage ?
    • Quelles sont les autres parties prenantes ?
    • Qui sont les experts ?
    • Qui sont les utilisateurs clés ?
    • Qui valide les livrables ?
  7. Macro Planning

    Il place dans le temps les grandes étapes (par exemple pré-étude, étude détaillée, prototypage...) de la démarche mise en oeuvre. Le macro planning présente un double intérêt : fixer un horizon temporel et donner une vue du déroulement des opérations. Voir comment faire un planning macro

    • Quelles sont les étapes et dates clés ?
    • Quels sont les principaux jalons ?
    • Quelles sont les principales échéances ?
    • Quand doit démarrer le projet ?
    • Quand doit-il se terminer au plus tard ?
  8. Ressources

    • Les moyens humains : ressources internes et externes nécessaires. 
    • Les moyens matériels : machines, outils, salles de réunion...
    • Les ressources financières : précision de l'enveloppe budgétaire allouée à la réalisation du projet. Préciser la part dédiée à chaque phase identifiée dans le macro-planning.
  9. Communication

    Définir dans les grandes lignes qui communique à quel moment, ainsi que les moyens utilisés. Le détail sera précisé dans le plan de communication projet.

  10. Risques

    Tout projet possède des risques : des deadlines très (trop) optimistes, des compétences insuffisantes, des relations personnelles compliquées entre certains collaborateurs, etc. 

    • Quels sont les risques ?
    • Quelles sont les faiblesses ? Vulnérabilité ?
    • Quelles sont les contraintes ? 
    • Que se passe-t-il en cas de... ?

Si cette information est importante, le lieu où le projet sera mené peut être précisé.

NOUVEAU

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  • Explications simples pour une mise en oeuvre facile
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Exemple de note de cadrage

Voici une illustration du modèle proposé, illustrant comment rédiger un projet.

  1. Définition du besoin

    L'objet du projet est de revoir et d'améliorer la façon dont notre organisation prend en compte et traite les réclamations des clients.

    La finalité est d'améliorer la satisfaction globale des clients et l'implication des collaborateurs concernés.

  2. Origine du projet / Contexte

    La nécessité de ce projet est apparue par le fait que de nombreux clients se plaignent de la lenteur des réponses données à leurs réclamations et des solutions proposées peu en phase avec leurs attentes. Ce mécontentement se lit dans les mesures de la satisfaction en baisse constante depuis 5 années. Cette faiblesse est souvent mentionnée comme cause d'insatisfaction.

    En interne, les collaborateurs subissent une augmentation constante de la charge de travail et le sentiment d'être débordé par un processus inutilement complexe et pas toujours compris.

  3. Objectifs du projet
    • Réduire le temps moyen de réponse à une réclamation de 50 % d'ici la fin de l'année.
    • Améliorer la satisfaction des clients de 20 % par rapport au traitement apporté à leur demande dans un délai de 12 mois.
    • Renforcer les compétences des collaborateurs impliqués dans ce processus pour plus d'efficacité et d'engagement.

    Les livrables du projet comprendront :

    • un nouveau processus avec ses outils pour gérer les réclamations,
    • un plan de formation pour le personnel concerné,
    • un système de suivi de la satisfaction des clients quant à leur expérience sur ce point.
  4. Périmètre du projet

    Le projet couvrira l'ensemble des processus liés au traitement des réclamations des clients, à la communication avec les clients et à la formation du personnel.

  5. Contraintes
    • Le projet devra être réalisé sans impact sur les activités courantes de l'entreprise.
    • Il doit être finalisé avant la fin de l'année pour libérer l'équipe pour le prochain projet prioritaire.
  6. Acteurs impliqués
    • Chef de projet : Mme Duffray
    • Équipe projet : Utilisateurs clés choisis parmi les services Vente, Technique, Qualité, comptabilité, logistique - Chef de projet SI
    • Parties prenantes : Direction générale, responsable Vente, responsable technique, responsable qualité, responsable SI, Clients
  7. Macro-Planning
    • Phase 1, Analyse des processus existants : Mai 2023
    • Phase 2, Proposition du nouveau processus et avec ses outils : Juin - Juillet 2023
    • Phase 3, Formation du personnel et mise en œuvre : Août - Décembre 2023
  8. Ressources

    Les moyens humains :

    • Un consultant spécialisé en organisation
    • Expertise des chefs de service concernés

    Les moyens matériels :

    • Salle de réunion pour les ateliers
    • Salle de formation équipée d'ordinateurs pour les sessions de formation

    Les ressources financières :

    Budget de 50 000 €, réparti entre les différentes phases du projet.

  9. Communication

    Une réunion toutes les deux semaines pour suivre la progression. La communication se fera par email et via l'intranet.

  10. Risques
    • Résistances possibles au changement du personnel dont les missions vont évoluer.
    • Le nouveau processus pourrait rencontrer des problèmes techniques.
    • Le budget alloué pourrait se révéler insuffisant selon le degré d'automatisation retenu.

Ce dossier est référencé dans : Cadrage du projet -

Un commentaire peut-être ?

Commentaires

  • Gravatar for luca

    luca 12 juil. 2022 à 15:06 (Il y a 24 mois)

    Merci beaucoup pour ces explications, vraiment très concises et utiles pour la rédaction de ma note d'organisation ! Cela m'a vraiment aidé et m'a clairement servi de base.

  • Gravatar for nezaj

    nezaj 24 nov. 2020 à 12:24 (Il y a 4 année)

    Trop utile comme document, ça m'a vraiment aidé pour mon devoir en gestion de projet.