Réaliser une note de cadrage

Comment présenter simplement la finalité et le contenu d'un projet à toutes les personnes directement ou indirectement impliquées ? La note de cadrage est un outil clé pour présenter un projet dans ses grandes lignes. Comment la rédiger ? Que contient-elle ?

Qu'est-ce qu'une note de cadrage ?

Il s'agit du document de référence dans le processus. Il reprend dans les grandes lignes les points importants à connaitre d'un projet. Il répond aux questions QQOQCP  :

• Q - Quoi : définition du projet, périmètre
• P - Pourquoi : finalité du projet, contexte de la demande
• Q - Qui : parties impactées, parties prenantes, chef de projet, équipe projet, utilisateurs clés
• O - Où : lieu (à préciser si nécessaire)
• Q - Quand : planning, dates clés
• C - Comment : méthodes, ressources, budget...

La note de cadrage est aussi nommée lettre de mission, note de synthèse ou encore note de lancement.

A quoi sert ce document ?

Dans le cycle de vie d'un projet, la note de cadrage se situe entre l'étude d'opportunité et la conception du cahier des charges. Ce document est utile à plusieurs égards :

• un contrat entre le donneur d'ordre (ou le commanditaire) et le chef de projet en charge de l'ouvrage. Il définit clairement les attentes et les réponses.
• un document de travail pour valider les enjeux, le contenu, l’organisation et les livrables du projet . À ce titre, c'est un document qui évolue au gré des échanges et des nouveaux paramètres. 
• un référentiel  auquel les parties prenantes peuvent se référer à chaque étape du projet.

Qui sont les destinataires ?

La liste se partage entre les acteurs qui sont impliqués dans la réalisation du projet (chef et membres de l'équipe projet) et ceux qui doivent être informés ( comité de pilotage , direction, chef de services impactés...).

Comment rédiger une note de cadrage ?

Le contenu d'une note de cadrage est variable suivant la nature de projet, son ampleur, le secteur d'activité, etc. Ci-dessous  un modèle de note de cadrage à personnaliser suivant vos besoins :

1. Définition du projet

   Cette première étape présente la nature du projet. Quelques lignes décrivent ce qu'il faut savoir.

   Exemple de questions à se poser :

   • De quoi s'agit-il ?
   • Que contient le projet ?
   • Quelle est l'idée à développer ?

2. Origine du projet / Contexte

   Explication des éléments, des faits, de la situation (économique, environnementale...), etc. qui mènent à la réalisation de ce projet. Cette étape permet de comprendre la genèse de la demande et ses enjeux.

   Ces informations apportent une coloration singulière aux travaux qui vont suivre. Elles donnent du sens à la mission de l'équipe et permettent que l'ensemble des parties prenantes partage la même compréhension du projet.

   • Qu'est-ce qui justifie ce projet ?
   • Pourquoi mener ce projet ? Pourquoi est-ce nécessaire ?
   • Quel va être son impact ?
   • Quel est le problème à résoudre ? 
   • Quels sont les points devant être améliorés ?
   • Quels ont été les éléments qui ont déclenché la demande ?
   • Qu'est-ce qui caractérise la situation ?

3. Objectifs du projet

   Dès lors que le projet et son origine sont définis, il convient de préciser ce que va apporter le projet une fois mené à son terme. Il est question d'objectifs quantitatifs (gains financiers, productivité, etc.) comme qualitatifs (satisfaction des employés, image de marque...). Tout en sachant raison garder sur le nombre d'indicateurs.

4. • Quel est le but du projet ? Les finalités ?
   • Quelles sont les attentes ?
   • Quels sont les objectifs ?
   • Quels sont les livrables (produits, documents...) ?
   • Quels sont les indicateurs de succès ?

5. Périmètre du projet

   Un projet possède généralement des limites. Il est important de préciser lesquelles :  ce que le projet contient ou englobe - et ce qu'il ne prend pas en compte ou ne traite pas. Il s'agit d'une clarification importante. C'est l'occasion de vérifier que chaque partie prenante partage bien le même périmètre. De plus, cette information exerce une influence directe sur les moyens humains, matériels et financiers mobilisés, les méthodes utilisées et les échéances. Il est donc primordial de préciser le cadre dans lequel le projet va évoluer.

   • Quelles sont les limites du projet ?
   • Quels services/processus/ fonctions/zone géographique/ segment de client/ inclure ou exclure ?
   • Quelles sont les fonctionnalités concernées ?
   • Quelles sont les priorités ?
   • Quelles sont les autres zones impactées ?

6. Contraintes

   Des contraintes internes et externes peuvent s'imposer et doivent être prises en considération par le chef de projet. Il peut s'agir, de contraintes d'effectifs, de moyens, de timing, de résultat... 

7. Acteurs

   Identifier les acteurs permet de savoir non seulement qui fait quoi, qui est responsable de quoi, mais aussi qui doit être informé de quoi. Ainsi, l'ensemble des personnes concernées connaissent le rôle et la responsabilité de chacun (voir la matrice RACI ). Une aide précieuse pour des interactions efficaces.

   • Qui sont les membres de l'équipe projet ?
   • Qui est en charge de chaque domaine ?
   • Qui participe aux réunions de pilotage ?
   • Quelles sont les autres parties prenantes ?
   • Qui sont les experts ?
   • Qui sont les utilisateurs clés ?
   • Qui valide les livrables ?

8. Macro Planning

   Il place dans le temps les grandes étapes (par exemple pré-étude, étude détaillée, prototypage...) de la démarche mise en oeuvre. Le macro planning présente un double intérêt : fixer un horizon temporel et donner une vue du déroulement des opérations. 

   • Quelles sont les étapes et dates clés ?
   • Quels sont les principaux jalons ?
   • Quelles sont les principales échéances ?
   • Quand doit démarrer le projet ?
   • Quand doit-il se terminer au plus tard ?

9. Ressources

   • Les moyens humains : ressources internes et externes nécessaires. 
   • Les moyens matériels : machines, outils, salles de réunion...
   • Les ressources financières : précision de l'enveloppe budgétaire allouée à la réalisation du projet. Préciser la part dédiée à chaque phase identifiée dans le macro-planning.

10. Communication

    Définir dans les grandes lignes qui communique à quel moment, ainsi que les moyens utilisés. Le détail sera précisé dans le plan de communication projet.

11. Risques

    Tout projet possède des risques : des deadlines très(trop) optimistes, des compétences insuffisantes, des relations personnelles compliquées entre certains collaborateurs, etc. 

    • Quels sont les risques ?
    • Quelles sont les faiblesses ? Vulnérabilité ?
    • Quelles sont les contraintes ? 
    • Que se passe-t-il en cas de... ?

Si cette information est importante, le lieu où le projet sera mené peut être précisé.

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