Construire un arbre d'objectifs étape par étape

Qu'est-ce qu'un arbre d'objectifs ?

Il s'agit d'une représentation graphique qui a pour vocation de décrire l'imbrication et l'architecture des objectifs. Elle fixe un cadre précis pour l’exécution du projet. L'objectif général est divisé en objectifs secondaires (appelés aussi spécifiques, intermédiaires ou encore sous-objectifs) plusieurs fois jusqu'à atteindre un niveau opérationnel. Ces objectifs peuvent être quantitatifs comme qualitatifs.

La navigation dans la hiérarchie de l'arbre est riche de sens. En descendant dans l'arbre, les sous-objectifs montrent comment l’objectif supérieur va être atteint. En naviguant dans le sens inverse - c'est-à-dire en remontant dans l'arbre - il est aisé de comprendre la finalité de chaque sous-objectif.

Intérêt de cet outil

Les avantages d'un arbre d'objectifs sont nombreux :

• Il facilite la compréhension et la coordination du projet et de ses implications.
• Il permet de valider le réalisme du projet avec les moyens impartis en s'assurant que tous les objectifs soient atteignables.
• Il lève tous malentendus, ambiguïtés et incompréhensions grâce à la conception collective de l'arbre. Il assure la cohésion de l'équipe et pose les bases de la communication avec les autres parties prenantes.
• La hiérarchie des objectifs est ainsi plus claire , avec des liens identifiables. Il est aisé d'identifier comment les sous-objectifs contribuent à la réussite de l'objectif principal.
• Il donne du sens au travail à mener . Grâce à cet outil, l'équipe projet sait où elle doit aller, quels sont ses buts.
• Il simplifie le suivi du projet tout au long de la conduite des tâches et de la sortie des livrables.

Ses limites

Il peut être difficile pour une équipe de se mettre d'accord sur une hiérarchie partagée : confusion entre buts et moyens, niveaux de priorité différents selon les sensibilités, etc.

A noter : d'un point de vue méthodologique, l'arbre d'objectifs vient fréquemment après l'arbre à problèmes. Il fixe le cap pour résoudre les dysfonctionnements et opportunités analysés.

Les étapes pour bâtir un arbre d'objectifs

Plusieurs approches sont possibles. Nous vous proposons une démarche simple à suivre. Nous vous conseillons d' utiliser une mind-map pour conduire la réalisation. Il s'inscrit dans le principe MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive).

1. Définir l'équipe de travail

   Choisir les personnes qui doivent participer à l'atelier. Il s'agit généralement des membres de l'équipe projet, mais aussi d'autres parties prenantes comme le commanditaire, un membre de la direction, etc. La structure de l'équipe doit représenter l'ensemble des intérêts et buts liés au projet.

2. Lister les objectifs du projet

   Reprendre les objectifs déterminés, ou les définir précisément si ce n'est pas le cas  (Voir le diagramme "bête à cornes" pour définir les besoins). S'assurer qu'il s'agit bien de buts et non d'actions : ils sont exprimés en termes de résultat, d'amélioration, d’augmentation, de diminution, de suppression de quelque chose, etc. 

3. Déterminer l'objectif principal

   Parmi l'ensemble des objectifs listés,  identifiez l'objectif principal que vous placez au centre de la map.

   Exemple :

   

4. Décliner l'objectif principal en objectifs intermédiaires

   Partant de l'objectif principal, définissez les objectifs intermédiaires à l'aide d'un travail collectif. Utilisez des questions telles que : "Comment atteindre cet objectif ?" et formulez les axes sous-objectifs.

   Le brainstorming est l'outil de prédilection pour réaliser ce travail => voir la fiche pratique

   Exemple :

5. Construire les autres niveaux

   Le travail précédent vous a donné le début de la structure de votre arbre avec un objectif de tête répondant généralement à la question "pourquoi ?", les objectifs intermédiaires se focalisant sur le "comment ?".

   Ainsi, il convient maintenant d'élaborer les autres niveaux. Pour tous les objectifs intermédiaires, utilisez les mêmes questions que pour l'étape 2 afin de définir les objectifs du niveau inférieur. Placez-les sur la carte.

   Recommencez l’opération si nécessaire en élaborant un niveau supplémentaire : le plus bas niveau doit être constitué d'objectifs opérationnels généralement quantitatifs. Si ce n'est pas le cas, ajoutez une nouvelle branche.

   Exemple :

   

    

   Dans le cas d'un grand nombre d'objectifs ou bien lorsque la hiérarchie n'est pas évidente à constituer, le diagramme d'affinités est tout indiqué pour construire l'arbre. Il permet de trier, associer et ordonner vos objectifs.

   Cette méthode consiste à regrouper les objectifs par affinité à l'aide de l'intuition. Il en résulte de petits groupes qu'il convient de nommer pour générer un objectif supérieur. Traditionnellement, l'exercice se conduit en groupe à l'aide de post-it.

   Nous vous invitons à consulter la fiche méthode afin de savoir comment bâtir un diagramme d'affinités.

6. Finaliser l'arbre

   Pour présenter le diagramme obtenu, vous pouvez conserver la forme graphique conçue avec votre outil de mind-mapping ou bien utiliser un tableau. L’intérêt de ce dernier est de pouvoir ajouter des informations complémentaires très utiles pour le management du projet comme les responsables, les ressources, etc.

Exemple d'arbre d'objectifs sous forme de tableau

Voir aussi un système complet de management des objectifs : OKR (Objectives and Key Results)