Créez facilement un diagramme de Gantt

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Inventé par Henry Gantt en 1910, cet outil facilite la planification de projet en représentant les tâches d'un projet par des barres horizontales sur un graphique.

Cette représentation visuelle, aussi appelée planning Gantt ou chronologie de projet, s'est imposée comme la référence mondiale pour la gestion du temps et le suivi de l'avancement. La timeline permet de visualiser en un coup d'œil l'ensemble du cycle de vie d'un projet, de son démarrage à sa livraison finale.

Quelle est son utilité ?

Cet outil simplifie l'organisation, la planification et le suivi des tâches.

Plus précisément, il permet de :

• maîtriser l'enchaînement des tâches, surtout lorsque certaines activités sont conduites en parallèle
• connaître le délai de chaque étape clé
• Poser des jalons pour valider les étapes
• affecter et gérer les ressources (humaines, budgétaires, matérielles...)
• visualiser les tâches à mener
• suivre l'avancée du projet et le piloter au regard des délais planifiés de manière globale ou bien individuelle
• estimer l'impact d'un retard sur la date de fin et les autres tâches

Le suivi des projets devient ainsi beaucoup plus fluide. Chaque membre de l'équipe peut consulter les dates de début et de fin de ses missions, comprendre les relations d'antériorité entre activités, et anticiper les échéances critiques.

Cette démarche délivre tout son potentiel pour des projets complexes composés d'innombrables tâches imbriquées. Il reste néanmoins tout aussi intéressant à utiliser pour des projets plus simples.

Si vous n'êtes pas familiers avec cette approche, vous trouverez dans ce guide les points essentiels à son utilisation ainsi qu'en toute fin de dossier, un exemple concret de diagramme de Gantt.

Comment construire le diagramme ?

Préparez vos données dans un tableau en utilisant Excel ou bien en les saisissant directement dans un logiciel dédié.

La construction d'un Gantt repose sur une méthodologie rigoureuse. Suivre les tâches avec précision dès le départ vous évitera bien des difficultés par la suite.

Voici les étapes à suivre :

1. Définir les tâches du projet et les jalons

   Partez des grandes étapes en les décomposant en petites tâches. La difficulté est de trouver la bonne échelle. Ni trop précis, ni trop large. Choisissez les jalons : en fonction des livrables en fin d'étape et des événements validant la continuation ou l'arrêt du projet. Voir la méthode de découpage de projet WBS (ou organigramme de tâches), pour rendre ce travail encore plus rigoureux. Organisez-les par ordre chronologique.

   Les jalons du projet constituent des points de contrôle essentiels. Ils marquent la fin d'une phase importante. Ils permettent également de valider la faisabilité de la suite du projet avant d'engager de nouvelles ressources.

2. Estimer la durée des tâches

   Le temps prévu pour chaque intervention est une donnée importante pour la planification. Choisissez l'unité la plus pertinente : heure, jour, semaine... suivant le projet et conservez la même référence pour l'ensemble du tableau.

   Pour estimer la durée de la tâche avec précision, appuyez-vous sur l'historique de projets similaires. Capitalisez aussi sur l'expérience des équipes opérationnelles. Une durée surestimée rallonge inutilement le planning, tandis qu'une sous-estimation génère du stress et des retards. Pour plus de prudence, prévoyez systématiquement une marge de sécurité de 10 à 20% selon la complexité.

   PRATIQUE

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3. Identifier les interactions entre chaque activité

   Certaines tâches ne peuvent être menées qu'après la fin ou le début d'une autre (on parle de "tâches séquentielles"). Par ailleurs, d'autres sont traitables en parallèle. Il convient donc d'identifier les dépendances. Il s'agit de la phase d'ordonnancement.

   4 types de dépendance

   • Fin à fin (FF) : les 2 tâches doivent se terminer en même temps
   • Fin à début (FD) : une tâche ne peut débuter que lorsque la précédente sera terminée. Il s'agit du mode d'enchainement standard.
   • Début à fin (DF) : une tâche ne peut pas se terminer tant que la précédente n'a pas démarré.
   • Début à début (DD) : une tâche ne peut débuter que si la précédente a démarré

   Comprendre ces relations d'antériorité est important pour planifier la gestion efficacement. Un mauvais ordonnancement peut créer des goulots d'étranglement et allonger considérablement le temps passé sur le projet.

4. Affecter les ressources

   Définir les ressources aussi bien humaines que matérielles affectées à chaque tâche. Cette donnée est utile lorsqu'il est nécessaire d'effectuer un suivi précis de l'allocation des ressources. Ou bien simplement afin de savoir qui fait quoi.

   L'affectation claire des responsabilités évite les zones grises où personne ne se sent concerné. Chaque membre de l'équipe doit savoir exactement quelles tâches lui incombent et pour quelle échéance. Cette transparence facilite grandement le suivi du planning.

Pour des projets plus complexes, l'utilisation en amont de la méthode PERT s'impose pour lister les tâches, définir les dépendances, prendre en compte les contraintes...

Exemple d'un Gantt

Pour illustrer la méthode, voici la planification des différentes étapes pour créer un site internet. Nous avons volontairement réduit le processus et pas mentionné les ressources, les jalons, l'objectif étant de rester simple.

Cet exemple montre comment réaliser un diagramme pour des projets planifiés sur plusieurs semaines avec des dépendances multiples.

Tableau avec les tâches, leur durée et les dépendances

Etapes	Tâches	Durée (en jours)	Dépendances
Choisir un prestataire	A - Définir le budget	1.5
	B - Elaborer le cahier des charges	8	A (FD)
	C - Pré-sélectionner les prestataires	2	B (FD)
	D - Consulter les candidats	15	C (FD)
	E - Arrêter le choix du prestataire	2	D (FD)
Développer le site	F - Réaliser les maquettes du site	3	E (FD)
	G - Développer les fonctions	10	F (FD)
	H - Réaliser l'intégration graphique	8	G (DD)
	I - Tester et Valider le site	2	G,H (FD)
	J - Mettre le site en ligne	1	I (FD)
Produire le contenu	K - Définir qui rédige quoi	1	J (FD)
	L - Créer le contenu	3	K (FD)
	M - Valider et saisir le contenu sur le site	2	L, I (FD)
Lancer le site en interne	N - Présenter le site en interne	2	J (FD)

L'activité "Saisir le contenu du site" dépend de 2 tâches (type FD). En effet, la saisie ne peut se faire que lorsque le site est validé et que le contenu est rédigé. L'étape "Réaliser l'intégration graphique", quant à elle, début en même temps que "Développer les fonctions". Les intégrateurs doivent à l'évidence se coordonner avec les développeurs. Il s'agit d'une dépendance de type DD.

Le Graphique avec les ressources

Les barres en rouge représentent le chemin critique. Il s'agit des étapes clés pour lesquelles un dérapage a pour conséquence de retarder le projet.

Dans notre exemple, toute la séquence de sélection du prestataire (tâches A à E) constitue une tâche critique. Un retard de 3 jours sur la consultation des candidats décale automatiquement de 3 jours la date de mise en ligne finale. À l'inverse, les tâches disposant de marge libre peuvent supporter un léger retard sans impacter le délai global.

Les logiciels pour créer votre diagramme de Gantt

Oubliez le papier ! Les outils d'aujourd'hui facilitent grandement le travail !

Vous trouverez sur internet des aides pour utiliser Excel. Ce n'est pas la solution la plus facile, mais si vous êtes férus de la suite Office, vous trouverez votre bonheur.

Il existe des applications dédiées (souvent gratuites), plus accessibles, qui vous permettent très rapidement de créer votre planning.

Ces outils permettent généralement de faire glisser les barres pour ajuster les durées, de créer des liens de dépendance en quelques clics, et d'exporter votre planning dans différents formats. Idéal pour démarrer sans investissement.

Les plateformes collaboratives complètes

Des solutions complètes en ligne, plus évoluées, intègrent la création d'un Gantt parmi d'autres fonctionnalités dédiées au travail collaboratif. Smartsheet par exemple. En local, sur votre ordinateur, vous pouvez vous tourner vers des logiciels libres comme GanttProject ou ProjectLibre

Les versions professionnelles offrent des fonctionnalités avancées : calcul automatique du chemin critique, nivellement des ressources, alertes sur les dépassements de délais, ou encore synchronisation avec les outils de gestion de temps. Le choix du bon outil dépend de la taille de vos projets et de votre budget.

Gantt et méthodes agiles : peuvent-ils cohabiter ?

Une question revient fréquemment : le diagramme de Gantt est-il compatible avec la méthode agile ?

Historiquement, les approches agiles privilégiaient la flexibilité aux plannings figés. Pourtant, de nombreuses équipes agiles utilisent aujourd'hui des plannings Gantt adaptés, notamment pour :

• Visualiser les sprints et leur enchaînement sur un cycle de vie complet du produit
• Communiquer avec des parties prenantes habituées aux représentations traditionnelles
• Planifier les versions majeures et les jalons du projet à moyen terme
• Identifier les dépendances entre équipes dans des organisations complexes

La clé réside dans la souplesse d'utilisation. Un planning Gantt agile se met à jour régulièrement, reflète les changements de priorités et accepte l'incertitude inhérente aux projets innovants. Il devient alors un outil de visualisation plutôt qu'un carcan rigide.

Des bonnes pratiques à suivre

Comme tout outil, l'utiliser est une chose, bien l'utiliser en est une autre. Voici quelques conseils pour en tirer pleinement profit.

Actualisez régulièrement votre échéancier

Un diagramme de Gantt obsolète ne sert évidemment à rien. Mettez à jour l'avancement chaque semaine, voire quotidiennement pour les projets critiques. Cette discipline permet de détecter les dérives rapidement et d'ajuster le tir avant que la situation ne devienne ingérable.

Ne surchargez pas votre diagramme

Un planning illisible avec 200 tâches micro-détaillées est plutôt décourageant. Et on comprend aisément pourquoi, c'est comme un "mur" de tâches qu'il faut gravir.  L'essentiel est de trouver le bon niveau de granularité : suffisamment détaillé pour suivre les tâches efficacement, mais assez synthétique pour rester exploitable. Astuce : si une tâche dure moins d'une demi-journée, elle est probablement trop fine.

Communiquez autour du planning

Il est bien évident que le meilleur planning du monde reste inutile... s'il dort dans un tiroir. Partagez-le avec toute l'équipe, affichez-le dans les locaux, commentez-le en réunion. Bref, faites-le vivre. Lorsque chacun s'approprie la timeline, l'engagement collectif sur les échéances s'en trouve renforcé.

Anticipez les zones de risque

Identifiez dès le départ les tâches à risque. Par exemple : nouvelles technologies, dépendances externes (sous-traitants, etc.) , ressources critiques.  Prenant les devants en prévoyant du temps tampon. Cette approche proactive évite de subir les aléas. De plus, elle renforce la crédibilité du chef de projet auprès de sa hiérarchie.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.