Gap analysis : passer de l'état courant à la situation projetée

Mis à jour le 21/02/2018 par l'équipe de Manager GO!

Comment combler l'écart existant entre les objectifs assignés à un projet et la situation courante ? Pour faciliter cette analyse, voici un outil simple qui présente l'avantage d'aider à définir le "gap" à franchir pour atteindre l'objectif visé. Cette pratique permet d'identifier les leviers d'actions les plus efficaces.

projet : analyse d'écartGap analysis, définition

Le principe repose sur la comparaison entre la situation actuelle et la situation projetée, puis de repérer les leviers et tâches à mener afin de supprimer cet écart.

La simplicité de cet outil ne doit pas masquer la profondeur des analyses à mener. En effet, la compréhension de l'existant et surtout l'analyse de l'écart et des leviers à mettre en oeuvre requiert une utilisation pertinente de méthodes et d'outils de diagnostic, de résolution de problèmes, etc. 

 

Mise en oeuvre de la méthode  

Gap analysis => analyse de l'écart entre la situation actuelle et future

Voici la description des 3 étapes à suivre.

Pour faciliter la compréhension, ces étapes sont illustrées par un exemple simple.

  1. Réalisez une photographie de la situation présente - Où êtes-vous ?

    En cohérence avec la problématique définie, dressez un inventaire des points caractérisant l'état initial. Pour mener à bien ce diagnostic, appuyez-vous sur des outils classiques : conduisez un brainstorming, menez des interviews, organisez des réunions de groupe, plongez-vous dans les tableaux de bord de l'entreprise...

    Bref, mettez en oeuvre toutes les méthodes pertinentes vous permettant d'obtenir un état précis de la situation actuelle. Le succès du projet en dépend !

    Où sommes-nous ? Où voulons-nous être ? Comment y aller ?
    Facteurs explicatifs du gap   Leviers d'action
    Seuls 65% des clients sont satisfaits de la livraison      
           
           

    Définissez la situation projetée (ou objectifs) - Où voulez-vous être ?

    Soyez factuels, ne vous limitez pas à énoncer une vague intention. Par exemple, ne vous contentez pas de "nous voulons être les n°1" mais plutôt : "nous visons 30% de part de marché sous 2 ans". Important : n'oubliez pas de prendre en compte une référence temporelle ("sous 2 ans" dans l'exemple).

    Nous vous invitons à vous replonger dans la méthode SMART pour savoir comment définir un objectif pertinent et actionnable. Sans cela, votre action risque fort de se révéler inefficace.

    De même, n'hésitez pas à décomposer un objectif global en plusieurs de manière à le rendre plus opérationnel.


     Où sommes-nous ? Où voulons-nous être ?  Comment y aller ?
    Facteurs explicatifs du gap   Leviers d'action
    Seuls 65% des clients sont satisfaits de la livraison 80% des clients satisfaits sous 1 an    
           
           

    Identifiez les leviers pour passer de l'état actuel à l'état cible - Comment y aller ?

    Pour chaque écart, repérez les facteurs explicatifs de cette différence. Ils peuvent être aussi bien quantitatifs (ex : 10 commandes par jour ) que qualitatifs (ex : la mission de l'entreprise n'est pas claire pour tout le monde). Bien que dans nombreux cas, il s'avère possible de chiffrer une variable qualitative.

    Face à ses facteurs, identifiez les leviers actionnables qui permettent de réduire le gap entre l'état actuel et l'état souhaité. À partir de ces derniers, vous pourrez alors mettre en oeuvre des actions pertinentes avec les objectifs fixés. Sans cette réflexion, le piège est de se tromper d'action et de voir la situation actuelle rester inchangée.

     

    Où sommes-nous ? Où voulons-nous être ? Comment y aller ?
    Facteurs explicatifs du gap   Leviers d'action
    Seuls 65% des clients sont satisfaits de la livraison 80% des clients satisfaits sous 1 an Equipe logistique en surcharge Recruter un logisticien supplémentaire
        Tx de fiabilité du Prestataire : 70% Négocier des engagements qualité avec le fournisseur actuel
        Lancer une étude comparative sur les prestataires

Puis élaborez un plan d'action 

Une fois les leviers définis, la phase d'action peut être organisée. Définissez les moyens, le rôle de chacun, planifiez le lancement des opérations, prévoyez les outils de contrôle, etc. Une étape indispensable pour mener à bien vos actions et atteindre les objectifs fixés, soit passer du "où sommes-nous ?" au "où voulons-nous être ?" !

Ce dossier est référencé dans : Cadrage du projet - Outils

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