Réussir la phase de conception d'un projet

Située entre la définition initiale et la conduite à proprement parler des opérations, l’étape de conception et de planification tient une place centrale , au propre comme  au figuré dans la démarche. En effet, sa finalité est la préparation et l'organisation de la mise en oeuvre des éléments précédemment définis. 

La phase de cadrage a déterminé les grands principes, les objectifs clés, l'enveloppe budgétaire, le macro-planning... Il est temps maintenant d'entrer dans le détail en structurant et ordonnançant précisément les différentes étapes . On parle aussi de référentiel projet. 

Garder en tête le triangle d'or représentant les 3 contraintes principales avec lesquelles composer : le triptyque  qualité - coûts- délais

Que comprend l'étape de conception du projet ?

Il n'existe pas de règle quant au contenu de cette phase. Suivant les projets, les travaux d'organisation peuvent être plus ou moins complexes et approfondis. Par exemple, dans certains cas, un cahier de charges précis issu d'une pré-étude technique peut être élaboré. Dans d'autres cas, une simple expression des besoins issue de l'étape de cadrage suffit. La méthode dépend grandement des pratiques habituelles de chaque entreprise.

Conseil : rester simple, ne pas oublier le principe KISS “Keep it Simple, Stupid”.

Choix de la démarche ou de la méthode

Dans certains cas spécifiques, une méthode précise (ou référentiel) peut être adoptée pour la totalité du projet (Scrum, Prince...) ou bien simplement pour l'une des parties du projet (analyse de la valeur, etc.).

Conception du plan de communication

La réussite d'un projet repose essentiellement sur des facteurs humains. La diversité des profils avec des objectifs propres, composant les parties prenantes, nécessite de bâtir et mettre en oeuvre un plan de communication projet  bien construit . Cette tâche passe par l'analyse des cibles, le choix des moyens de communication, le budget associé ainsi que la planification des actions de com' (réunions, comptes-rendus...).

Préparation du plan de conduite du changement

Associée au plan de communication, la problématique du changement doit être pensée assez tôt de manière à anticiper les résistances et budgéter les actions nécessaires. Par exemple : des formations à dispenser. (Voir comment vaincre les résistances au changement ).

S’organiser pour gérer les risques

Pour maîtriser les risques, il est important de vous donner les moyens de les anticiper ou de les prévenir . Des outils comme la matrice des risques, classant chaque menace en fonction de sa probabilité d'apparition et de son impact potentiel vous seront d’une aide précieuse.

Organisation du pilotage

Élaborer un tableau de bord de pilotage permet de s'assurer que la conduite du projet reste sur les rails. La conception des outils de pilotage et des modalités associées se prévoit avant l'étape de réalisation de manière à ce que tout soit prêt le moment venu.

Grâce à ces outils, il vous est possible d'anticiper toute dérive sans attendre la fin du projet et, le cas échéant, prendre les mesures qui s'imposent (nouveaux moyens, nouveaux objectifs, modification du planning, etc.).

Identification et ordonnancement des tâches

Pour structurer votre projet efficacement, il convient de le découper en plusieurs tâches . En ordonnant et classant ces dernières sous forme d'arborescence, le projet devient plus facilement gérable et maîtrisable. Chaque tâche à réaliser est ainsi qualifiée en termes de ressources humaines, financières, techniques et durée.

Cette opération se réalise à l'aide de l'outil WBS (ou Organigramme des Tâches, en Français).

Elaboration du planning du projet

Une fois les tâches identifiées, hiérarchisées et qualifiées, le projet peut s'organiser finement dans le temps. Le diagramme de Gantt facilite cette planification   en fixant l’enchaînement des tâches et en positionnant les différents jalons .  

Le suivi périodique de l’avancement du projet est simplifié grâce à une vue d'ensemble des différentes étapes.

Consolidation du budget

En connaissant les étapes et après avoir estimé leurs charges en "jour*homme"  ainsi que l'ensemble des autres coûts, il est possible de vérifier que l'enveloppe budgétaire a bien été calibrée.