Réussir la phase de conception d'un projet

L'importance de la conception dans les phases du projet

Située entre la définition initiale et la conduite à proprement parler des opérations, l'étape de conception et de planification tient une place centrale, au propre comme au figuré dans la démarche. Cette phase constitue le socle sur lequel repose l'ensemble du déroulement du projet et détermine la capacité du maître d'ouvrage et de la maîtrise d'œuvre à gérer la réalisation efficacement. En effet, sa finalité est la préparation et l'organisation de la mise en œuvre des éléments précédemment définis.

La phase de cadrage a déterminé les grands principes, les objectifs clés, l'enveloppe budgétaire, le macro-planning... Les acteurs du projet doivent maintenant formaliser chaque aspect opérationnel pour assurer un suivi des projets optimal. Il est temps maintenant d'entrer dans le détail en structurant et ordonnançant précisément les différentes étapes. On parle aussi de référentiel projet.

Que comprend l'étape de conception du projet ?

Il n'existe pas de règle quant au contenu de cette phase. La conception de projet s'adapte aux besoins spécifiques de chaque organisation et aux caractéristiques des livrables attendus. Suivant les projets, les travaux d'organisation peuvent être plus ou moins complexes et approfondis.

Par exemple, dans certains cas, un cahier de charges précis issu d'une pré-étude technique peut guider la conception. Dans d'autres cas, une simple expression des besoins issue de l'étape de cadrage suffit à alimenter cette phase. La méthode dépend grandement des pratiques habituelles de chaque entreprise.

Les étapes d'un projet de conception incluent généralement :

• L'analyse approfondie des besoins et contraintes identifiés lors de l'avant-projet
• La définition précise du périmètre et du découpage des tâches principales
• L'identification des dépendances entre les différentes activités opérationnelles
• La structuration des instances de gouvernance incluant l'AMOA et les parties prenantes

Choix de la démarche ou de la méthode pour le management de projet

Dans certains cas spécifiques, une méthode précise (ou référentiel) peut être adoptée pour la totalité du projet (Scrum, Prince...) ou bien simplement pour l'une des parties du projet (analyse de la valeur, etc.). Le choix méthodologique influence directement la capacité à gérer la réalisation et à maintenir la cohérence entre les différents livrables.

Critères de sélection de la méthode

Pour choisir l'approche la plus adaptée à votre gestion de projets, considérez :

• La complexité technique et organisationnelle du livrable final attendu
• Le niveau de flexibilité requis pour s'adapter aux changements en cours de réalisation
• Les compétences disponibles au sein de l'équipe projet et leur capacité à motiver les contributeurs
• Les contraintes réglementaires et les exigences de documentation imposées par le secteur

Conception du plan de communication

La réussite d'un projet repose essentiellement sur des facteurs humains. La diversité des profils avec des objectifs propres, composant les parties prenantes, nécessite de bâtir et mettre en œuvre un plan de communication projet bien construit. Cette tâche passe par l'analyse des cibles, le choix des moyens de communication, le budget associé ainsi que la planification des actions de com' (réunions, comptes-rendus...).

Un plan de communication efficace doit formaliser les modalités d'échange entre le maître d'ouvrage, la maîtrise d'œuvre et l'ensemble des acteurs du projet. Cette structuration permet d'éviter les écarts de compréhension et de maintenir l'alignement stratégique tout au long du déroulement du projet.

Éléments clés du plan de communication

• Cartographie détaillée des parties prenantes et de leurs besoins d'information spécifiques
• Définition des canaux de communication adaptés à chaque typologie d'acteurs opérationnels
• Planification des instances de gouvernance et des points de suivi des projets réguliers
• Protocoles de gestion des situations de crise et d'escalade des décisions critiques

Préparation du plan de conduite du changement

Associée au plan de communication, la problématique du changement doit être pensée assez tôt de manière à anticiper les résistances et budgéter les actions nécessaires. Par exemple : des formations à dispenser. (Voir comment lutter contre les résistances au changement).

La conception de projet intègre nécessairement une dimension humaine qui influence directement le succès des livrables. Pour motiver les équipes et faciliter l'adoption des nouveaux processus, l'AMOA doit collaborer étroitement avec les ressources humaines dès les premières étapes d'un projet.

S'organiser pour gérer les risques dans le management de projet

Pour maîtriser les risques, il est important de vous donner les moyens de les anticiper ou de les prévenir. Des outils comme la matrice des risques, classant chaque menace en fonction de sa probabilité d'apparition et de son impact potentiel vous seront d'une aide précieuse.

L'identification précoce des vulnérabilités potentielles pendant la phase de conception permet de définir des stratégies de mitigation adaptées et d'allouer les budgets nécessaires. Cette approche proactive limite les écarts par rapport au planning initial et sécurise le déroulement du projet.

Méthodologie d'analyse des risques

• Identification exhaustive des menaces
• Évaluation de l'impact et de la probabilité
• Définition des plans d'action préventifs
• Allocation des ressources de contingence

Identification et ordonnancement des tâches : le découpage structuré

Pour structurer votre projet efficacement, il convient de le découper en plusieurs tâches. En ordonnant et classant ces dernières sous forme d'arborescence, le projet devient plus facilement gérable et maîtrisable. Chaque tâche à réaliser est ainsi qualifiée en termes de ressources humaines, financières, techniques et durée.

Cette opération se réalise à l'aide de l'outil WBS (ou Organigramme des Tâches, en Français). Le découpage permet d'identifier les dépendances critiques et d'optimiser l'allocation des ressources opérationnelles tout en facilitant le management de projet au quotidien.

Bonnes pratiques pour le découpage

Elaboration du planning du projet

Une fois les tâches identifiées, hiérarchisées et qualifiées, le projet peut s'organiser finement dans le temps. Le diagramme de Gantt facilite cette planification en fixant l'enchaînement des tâches et en positionnant les différents jalons.

Le suivi périodique de l'avancement du projet est simplifié grâce à une vue d'ensemble des différentes étapes. Cette visualisation permet aux acteurs du projet de comprendre rapidement l'état d'avancement et d'identifier les points nécessitant une attention particulière de la maîtrise d'œuvre.

Consolidation du budget et gestion des budgets

En connaissant les étapes et après avoir estimé leurs charges en "jour*homme" ainsi que l'ensemble des autres coûts, il est possible de vérifier que l'enveloppe budgétaire a bien été calibrée.

La consolidation budgétaire lors de la conception de projet permet d'identifier précocement les écarts potentiels et d'ajuster les ambitions ou les moyens. Cette approche garantit une gestion de projets maîtrisée et évite les dépassements budgétaires en cours de réalisation.

Organisation du pilotage pour le suivi du projet

Élaborer un tableau de bord de pilotage permet de s'assurer que la conduite du projet reste sur les rails. La conception des outils de pilotage et des modalités associées se prévoit avant l'étape de réalisation de manière à ce que tout soit prêt le moment venu.

Grâce à ces outils, il vous est possible d'anticiper toute dérive sans attendre la fin du projet et, le cas échéant, prendre les mesures qui s'imposent (nouveaux moyens, nouveaux objectifs, modification du planning, etc.). Le suivi des projets efficace repose sur des indicateurs pertinents permettant de mesurer l'avancement réel par rapport aux prévisions initiales.

Conclusion sur cette phase

La conception de projet constitue le fondement de toute initiative réussie.

En structurant méthodiquement chaque aspect - du découpage des tâches à la consolidation des budgets, en passant par la gestion des risques et la conduite du changement, vous maximisez vos chances de succès.

Cette phase centrale du management de projet mérite toute votre attention pour garantir une réalisation maîtrisée et des livrables conformes aux attentes. N'hésitez pas à investir le temps nécessaire dans cette étape : elle conditionne la performance de l'ensemble de votre gestion de projets.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.