Gestion du temps : mieux gérer votre planning

Vous vous sentez surmené ? Vous sortez parfois du bureau tard, voire très tard ? Vous avez l'impression que vos journées ne sont faites que de soucis à régler, de problèmes à résoudre, de tensions, de stress ? Peut-être est-il intéressant de vous pencher sur votre gestion du temps et mettre en place quelques principes simples, mais efficaces afin de faire à nouveau rimer efficacité avec sérénité !

Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?

Dans nos vies bien remplies et ultra connectées, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut donc passer maître dans l'art de la gestion du temps si vous ne voulez pas perdre le contrôle.

Celui qui serait tenté de ne pas en tenir compte se verrait bien vite rattrapé par l'horloge, le calendrier ou encore un agenda rempli de multiples rappels à l'ordre… Car s'il est tentant et délicieux d'oublier un peu le concept de temps pendant les vacances, il en est bien autrement dans la vie professionnelle où tous les protagonistes courent après des délais de plus en plus serrés.

Le temps passé au travail sans véritable productivité représente un enjeu majeur. Réunions peu productives, interruptions diverses... apprendre à maximiser le temps disponible devient donc une priorité pour quiconque souhaite améliorer son efficacité professionnelle.

Les bénéfices concrets d'une meilleure organisation

Les avantages à savoir maîtriser son temps ont de multiples impacts et sont nombreux :

• gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, etc.
• se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à l'écoute de vos collaborateurs, vous formez ou bien simplement pour souffler et prendre l'air.
• se libérer d'une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une charge mentale diminuée.

Consacrer son temps à définir vos priorités et structurer votre journée n'est pas du temps perdu, bien au contraire. C'est un investissement qui génère des apports mesurables sur votre bien-être et votre performance. Gérer son stress commence précisément par la maîtrise de son emploi du temps.

Comment mieux gérer son temps ?

Il n'existe pas de recette miracle en matière de gestion du temps. Comme pour tout sportif de haut niveau, tout repose sur le fait de savoir gérer ses efforts intelligemment. Un minimum d'organisation et de rigueur est ainsi de mise, tout comme une bonne dose de bon sens !

La clé réside dans votre capacité à mettre en place un plan d'action cohérent et à vous y tenir dans la durée. Avant de découvrir les techniques éprouvées, commençons par poser les fondations avec quelques principes essentiels.

Gestion du temps : 7 principes de base

1. Être organisé

   Courir après mille lièvres à la fois ne fera pas de vous une personne plus efficace ou productive. Ce n'est pas parce que vous aurez un emploi du temps surchargé que vous serez davantage productif. Les pertes de temps ne sont pas toujours là où on les attend.

   Par exemple, chercher un dossier important au milieu de papiers et autres documents en vrac sur votre bureau alors que toute votre équipe vous attend pour une revue pourrait bien nuire à la productivité de toute votre équipe.

   Ainsi, planifier vos tâches correctement, veiller à ce que votre travail soit structuré efficacement et votre bureau rangé de façon ergonomique et logique pour vous est une première étape vers une gestion fine du temps.

   L'organisation ne concerne pas uniquement votre espace physique. Elle s'applique également à vos fichiers numériques, vos emails, et votre boîte à outils professionnelle. Un système bien rodé vous évite de perdre de précieuses minutes à chercher l'information dont vous avez besoin.

   Organisez votre travail de manière optimale : consultez notre rubrique dédiée !

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2. Se fixer des objectifs personnels

   Savoir où l'on va. Voici un autre pilier en matière de gestion du temps. Les objectifs permettent d'avancer tout en maintenant le cap fixé. Ils offrent cet avantage de pouvoir aisément et précisément savoir où on en est et ce qu'il reste à accomplir, d'autant plus s'ils sont S.M.A.R.T. - Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.

   Vous pouvez ainsi vous fixer des objectifs hebdomadaires, mensuels ou même quotidiens afin d'articuler plus adéquatement le temps à votre disposition.

   Un autodiagnostic régulier de vos réalisations vous permet d'ajuster votre planification en temps réel. Avez-vous tendance à sous-estimer certaines tâches ? À surestimer votre capacité de concentration sur une journée ? Ces observations vous aideront à mieux calibrer vos objectifs futurs.

   Pour davantage d'efficacité, fixez-vous des objectifs SMART !

3. Définir ses priorités

   Prioriser permet de gérer son temps de manière plus efficace et effective, mais aussi de développer son intelligence émotionnelle en apprenant à utiliser son stress à bon escient plutôt qu'à se laisser submerger par ce dernier.

   De nombreuses méthodes sont à votre disposition pour clarifier vos priorités et ainsi gagner en efficacité. Les grandes lignes restent toutefois similaires :

   • identifier les tâches à accomplir,
   • analyser le degré d'urgence et d'importance,
   • agir adéquatement,
   • faire un point régulier.

   Hiérarchiser ses priorités nécessite de prendre du recul sur votre activité. La célèbre loi de Pareto, ou règle des 80/20, s'applique parfaitement ici : 80% de vos résultats proviennent de 20% de vos actions. Identifier ces tâches productives à fort impact vous permet de concentrer votre énergie là où elle compte vraiment.

   Apprenez à mieux gérer vos priorités en hiérarchisant vos tâches

4. Ne plus procrastiner

   Remettre à plus tard quelque chose que l'on peut faire sur le moment est un réel frein à l'action qui peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et de respect des délais, par exemple. C'est également une source de tensions, de démotivation, de frustration et concourt finalement à alourdir la charge mentale.

   Ainsi, si procrastiner est parfois inévitable, cela fait toutefois partie de ces mauvaises habitudes dont il est préférable de se délester.

   Reporter systématiquement les tâches désagréables ne fait que les rendre plus pesantes. Chaque fois que vous remettez quelque chose à demain, vous créez une dette mentale qui s'accumule. Affrontez ces voleurs de temps dès que possible pour retrouver votre liberté d'action.

   Cessez de remettre à plus tard pour davantage d'efficacité !

5. Savoir dire non

   Être à même d'exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement cela permet de s'affirmer et se faire respecter, mais cela évite également de se laisser submerger par des tâches qui ne nous incombent pas ou pourraient être déléguées.

   Apprendre à déléguer fait partie intégrante de la gestion des priorités. Vous ne pouvez pas tout faire vous-même, et vouloir garder la main sur chaque détail. Cela vous empêche de vous concentrer sur vos responsabilités principales. Identifier ce qui peut être confié à d'autres est un levier puissant pour gagner du temps.

   Apprenez comment dire non de manière efficace

6. Augmenter sa capacité de concentration

   Savoir se concentrer permet de faire basculer son cerveau en mode "travail".

   Être pleinement à ce que l'on fait est un gage d'efficacité. Savoir se concentrer permet d'évacuer momentanément les soucis et autres tracas, faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour s'ancrer totalement dans le moment présent et ainsi gagner en productivité.

   Chaque interruption brise votre flux de concentration.  Plusieurs minutes sont alors nécessaires pour retrouver votre niveau d'efficacité initial. Protégez vos créneaux de travail intensif en désactivant les notifications, fermant votre messagerie, et signalant à vos collègues vos périodes de concentration.

   Améliorez votre concentration au travail

7. Prendre des pauses

   Un individu n'étant pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des journées entières, prendre le temps de faire une pause, prendre l'air, respirer est tout sauf contre-productif. Bien au contraire, les pauses permettent de diminuer le stress et oxygéner le cerveau.

   Les pauses régulières améliorent votre capacité à maintenir un niveau de performance élevé sur la durée. Plutôt que de les considérer comme du temps perdu, voyez-les comme un investissement dans votre efficacité globale.

Méthodes et outils de gestion du temps

Le challenge en la matière est de faire preuve de constance dans sa démarche. Car comme pour un régime alimentaire, un écart en entraîne un autre jusqu'à retomber dans la situation initiale.

Il existe de nombreuses techniques et outils pour parvenir à ses fins. Le plus difficile est peut-être de choisir quelles méthodes mettre en place et s'y tenir. Nous avons sélectionné quelques méthodes qui ont fait leurs preuves. Libre à vous de vous les approprier - ou non - et d'en faire le meilleur usage possible !

Méthode GTD

Voici une approche globale de gestion du temps : le Getting Things Done - ou l'art de faire en sorte que les choses se fassent - qui s'articule autour de 5 actions :

• collecter : identifier les tâches à accomplir,
• traiter : analyser la nécessité d'action,
• organiser : orchestrer selon le degré d'importance, d'urgence,
• réviser : suivre l'état d'avancement,
• agir en fonction des options précédemment retenues.

Si la première étape qui consiste à établir la liste des tâches à accomplir peut paraître fastidieuse, cet outil vous permettra toutefois de gagner un temps précieux, tant dans votre vie professionnelle que votre vie personnelle.

Découvrir ce qu'est la méthode Getting Things Done et la méthode Zen To Done.

To-do list

Prônée par les uns, décriée par les autres, la "to-do list" ou liste des choses à faire en Français, est un outil relativement simple à mettre en place pour celles et ceux qui savent s'y tenir. La "difficulté" étant de ne pas surcharger, rester succinct tout en étant clair et précis.

Le principe est toujours le même : avoir une vision claire de son agenda. Ainsi, comme pour les autres approches, il s'agit de :

• lister les actions à mener, les tâches à accomplir,
• affecter une priorité pour chacune,
• classer en hiérarchisant selon une priorité définie.

Apprenez comment faire une to-do list efficace !

Technique Pomodoro

Mise au point par Francesco Cirillo dans les années 80, cette méthode simple a pour objectif de vous aider à rester concentré sur une seule tâche pendant 25 minutes - 1 session - pour ensuite prendre une courte pause avant d'entamer une autre session de 25 min.

L'idée est qu'il est contre-productif de rester concentré sur une tâche plus longuement et qu'il est important de déconnecter son cerveau quelques minutes entre deux tâches.

Ici encore, la méthode n'est efficace que si elle convient à votre fonctionnement.

(re) découvrez la méthode Pomodoro dite technique de la tomate pour éviter les dispersions.

Matrice Eisenhower

Cette méthode simple permet de réfléchir et prendre un certain recul quant aux différentes tâches à accomplir. Elle se présente sous la forme d'un modèle divisé en 4 quadrants correspondant chacun à un degré d'importance et d'urgence spécifique :

• les tâches importantes et urgentes qui seront à traiter prioritairement,
• les éléments importants, mais non urgents qui devront être planifiés,
• les items non importants, mais urgents qui devront être traités immédiatement ou délégués,
• les tâches non importantes et non urgentes dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.

Utilisez la matrice d'Eisenhower pour classer vos tâches selon leurs degrés d'importance et d'urgence

Les erreurs fréquentes à éviter

Même avec les meilleures intentions, certains pièges persistent. Ils peuvent compromettre vos efforts de gestion du temps.

• Le multi-tâche, souvent présenté comme une qualité, représente en réalité l'un des principaux voleurs d'efficacité. Votre cerveau n'est pas conçu pour jongler entre plusieurs activités complexes simultanément.
• Ne pas anticiper les imprévus. Prévoir des marges dans votre planification vous évite de vous retrouver systématiquement débordé de travail lorsqu'une urgence survient. Réservez environ 20% de votre temps pour ces situations imprévues.
• Vouloir tout contrôler et tout planifier à la minute près génère plus de frustration que de résultats. La rigidité excessive vous empêche de saisir les opportunités et crée un stress inutile. Trouvez le juste équilibre entre structure et flexibilité.

Reprenez le contrôle de votre emploi du temps

La maîtrise de votre temps professionnel ne s'improvise pas. Elle se construit progressivement. Vous disposez maintenant d'une boîte à outils complète pour transformer votre quotidien. Le plus important reste de passer à l'action en commençant par de petits changements concrets.

Choisissez une seule méthode parmi celles présentées. Appliquez-la pendant trois semaines minimum. Mesurez vos progrès, ajustez votre approche, puis enrichissez progressivement votre système. Rappelez-vous que l'objectif n'est pas la perfection, mais l'amélioration continue de votre efficacité et de votre bien-être au travail.

Votre temps est votre ressource la plus précieuse. En apprenant à le gérer intelligemment, vous ne gagnez pas seulement en productivité : vous retrouvez votre sérénité et la satisfaction du travail accompli dans des conditions saines.

Foire aux questions

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.