Une to-do list pour organiser vos tâches avec efficacité

Maj le 04/11/2019 par l'équipe de Manager GO!

Si vous vous sentez dépassé par le nombre de tâches que vous avez à accomplir et que vous ne parvenez plus établir des priorités, il est temps de penser à faire une to-do list.

Organiser ses tâches

Cet outil pratique et simple vous sera très utile pour gérer toute cette charge de travail qui encombre votre cerveau.

Vous pourrez ensuite organiser vos tâches selon des priorités que vous aurez définies et ainsi ne plus oublier les choses importantes.

Il n'existe pas une méthode unique, mais plusieurs pratiques différentes selon les sensibilités de chacun et du type de tâche à organiser.

Nous donnons ici une trame pour construire votre propre outil, quitte à le personnaliser suivant vos besoins.

Pourquoi une to-do list ?

De nombreux effets bénéfiques :

  • vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée,
  • ne pas oublier les dates d'échéances importantes,
  • ne pas procrastiner ,
  • réduire votre stress : ne pas vous sentir débordé en perdant la maîtrise du volume de travail à produire,
  • obtenir une vue globale sur l'ensemble de votre charge de travail
  • et d'une manière globale, gérer votre temps avec efficacité en améliorant votre productivité

Comment procéder ?

C'est très simple, organisez-vous en 3 étapes 

  1. Listez les principales les tâches et actions que vous avez en tête.

    Attention :  une to do list efficace ne doit pas être surchargée . Il vaut mieux noter les principales actions (ou la synthèse d'une prise de notes),  les plus importantes et/ou plus urgentes, plutôt que de dresser une liste de tâches exhaustive qui vous découragera très rapidement. Rien de plus démotivant que de voir une liste s'allonger et devoir reporter de plus en plus d'activités au lendemain. Si certaines sont complexes ou très longues à mener, décomposez-les en tâches plus simples à planifier . En général, seules les activités de moins de 60 min doivent être listées. Allouez une durée pour chacune d'entre elles pour faciliter votre organisation. Pas question de noter ici un nom de projet comme tâche. En revanche, une action à faire pour un projet trouvera sa place dans la liste.

    Utilisez des verbes d'action pour qualifier précisément le contenu des tâches : "rédiger le compte rendu de la réunion du 20-04-2014", "prendre rendez-vous avec le fournisseur x", etc. 

    Si besoin, faites une liste pour les tâches personnelles et une pour les professionnelles. Attention encore : si vous êtes susceptible de mixer des tâches pro et perso sur les mêmes créneaux horaires, vos 2 listes doivent être fusionnées, car les activités des 2 profils entrent en concurrence.

    Affectez une priorité en face de chaque item, allant de prioritaire à secondaire.

    Si au final vous obtenez un grand nombre de tâches identifiées comme prioritaires, passez-les de nouveau en revue. En les comparant, vous définirez un nouvel ordre de priorité. 

    Reclassez les tâches suivant la priorité définie.

    Les prioritaires en haut de liste. Vous pouvez utiliser un code couleur pour repérer visuellement le degré de priorité. Votre liste ainsi bâtie vous donnera toute latitude pour organiser votre journée et prendre les bonnes décisions. Notamment déléguer si besoin.

Comment utiliser une todo list ?

Généralement, tout commence la veille. Vous préparez votre journée du lendemain en établissant votre todo list . Vous pouvez également exécuter cet exercice le matin avant de commencer votre journée.

Au fur et à mesure de l'avancement de votre travail, rayez celles qui sont traitées . C'est un petit plaisir à ne pas négliger pour maintenir une motivation au plus haut ! En fin de journée, reportez les tâches non accomplies au lendemain (ou plus tard).

Les outils

Il existe de nombreux outils logiciels et applications pour construire et utiliser une to-do list, comme le gestionnaire de tâches  any.do qui présente l'avantage de la simplicité. Des outils de mindmapping comme xmind facilitent le recensement des tâches et l'organisation des priorités, mais sont peu adaptés pour une utilisation quotidienne. Nous pouvons encore citer Evernote, ou Trello (qui permet le classement sous forme de Kanban).

Les outils informatisés présentent un avantage indéniable : intuitifs, ils  facilitent la gestion des tâches quotidiennes. En effet, rien de plus simple avec ces utilitaires de noter une activité comme accomplie, modifier la priorité, la reporter... De plus, les solutions multiplateformes (ordinateur fixe, tablettes, smartphone) permettent d'avoir sa liste en permanence avec soi.

Une simple feuille Excel peut faire l'affaire,voire même une feuille de papier (voir ce billet ). Et pour certains, l'indémodable post-it.

Il existe également des outils méthodologiques pour faciliter la priorisation comme la matrice d'Einsenhower , ou pour planifier sur une plus longue échéance :  le diagramme de Gantt . Plus adapté tout de même pour la gestion de projet.

Limites de la méthode

Une méthode simple, des outils efficaces et adaptés à votre façon de travailler... Bref : tout ce qu'il faut pour être le roi de l’organisation personnelle ! Finalement,  le challenge est de rester discipliné . S'appuyer sur cette méthode à long terme et non la laisser tomber après quelques semaines d’utilisation.

Une autre limite est la difficulté de rester focalisé sur ses priorités . Entre les emails, les réseaux sociaux... et autres sources de perturbation, il est difficile à notre époque de se tenir à une liste d'actions préétablies. D'autant que l'ordre des priorités change constamment dans les entreprises. Si les urgences se redéfinissent plusieurs fois par semaine avec des nouvelles tâches qui apparaissent subitement, il y a fort à parier que vous allez passer du temps, beaucoup de temps, à travailler votre liste et finirez par l’abandonner pour revenir au post-it !

Voir aussi la méthode GTD pour améliorer son organisation personnelle

Ce dossier est référencé dans : Gestion du temps : efficacité, productivité et sérénité

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Commentaires

  • Gravatar for Maya

    Maya 09/01/2019 22:19

    Excellent billet. Merci beaucoup.

  • Gravatar for Jean-Pierre Mercier

    Jean-Pierre Mercier 25/08/2018 04:02

    Tout à fait d'accord, et on peut aussi prioriser la to do list, ou encore en faire 2 colonnes, les tâches importantes et les tâches urgentes.