Comment faire une to-do list ? Comment l'utiliser ?

Qu'est-ce qu'une to-do list ?

Il s'agit littéralement d'une liste de choses à faire. Les tâches figurant sur une to-do list sont classées par ordre de priorité et révisées régulièrement. Une liste de tâches est un moyen efficace pour organiser et gérer sa charge de travail. Elle contribue à rester concentré sur le plus important.

Le processus tient en quatre temps : lister, prioriser, planifier, traiter. Les trois premiers construisent la liste. Le quatrième est sa mise en œuvre au fil de la journée.

Ce que vous gagnez à tenir une to-do list

Cet outil pratique et simple vous sera très utile pour gérer toute cette charge de travail qui encombre votre cerveau.

Vous pourrez ensuite organiser vos tâches selon des priorités que vous aurez définies et ainsi ne plus oublier les choses importantes. Votre liste vous donnera la liberté d'organiser votre journée et de prendre les bonnes décisions. Vous pourrez notamment déléguer si nécessaire. C'est un atout précieux pour (re)prendre le contrôle de votre temps et gagner en efficacité.

Voici un aperçu des bénéfices :

• vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée et porter ainsi vos efforts sur ce qui a le plus d'impact,
• ne pas oublier les dates d'échéances importantes,
• ne pas procrastiner (ne pas reporter à plus tard ce que vous pouvez faire immédiatement),
• réduire votre stress : ne pas vous sentir débordé en perdant la maîtrise du volume de travail à produire,
• obtenir une vue globale sur l'ensemble de votre charge de travail,
• et d'une manière globale, gérer votre temps avec efficacité en améliorant votre productivité.

Les 4 étapes pour construire une to-do list

Il n'existe pas une méthode unique, mais plusieurs pratiques différentes selon les sensibilités de chacun, son mode d'organisation et du type de tâche à planifier. Toutefois on retrouve toujours les principes de bases qui sont de :

• Lister
• Prioriser
• Planifier
• Traiter (expliqué dans la partie suivante)

Nous vous proposons une trame, quitte à la personnaliser suivant vos besoins.

Avant de commencer : choisir l'outil et fixer les objectifs

Choisissez votre outil. Bloc-note, agenda, tableau Excel, ou application dédiée pour créer et gérer votre liste de tâches. A vous de choisir ! Si vous utilisez un support papier tel qu'un carnet ou un agenda, veillez à ce qu'il soit organisé et facile à comprendre au premier coup d'œil.

Définissez vos objectifs. Il est important d'identifier vos objectifs globaux. Ils serviront de critères pour définir vos priorités quotidiennes et cadrer vos actions. Exemple : un de vos objectifs de manager est de passer plus de temps auprès de votre équipe pour renforcer les relations et recueillir plus de feedbacks.

Voici les étapes concrètes :

1. Lister les tâches

   Cette étape vise à clarifier tout ce que vous devez accomplir pour avancer efficacement vers vos buts en rendant visibles aussi bien les actions principales que les tâches secondaires à ne pas négliger.

   • Notez toutes les tâches que vous devez accomplir. Qu'elles soient directement liées à vos objectifs ou qu'il s'agisse de tâches annexes.
   • Si certaines sont complexes ou très longues à mener, décomposez-les en tâches plus simples à planifier. En général, seules les activités de moins de 60 min doivent être listées.
   • Transformez-les en actions concrètes et réalisables. Au lieu de noter : "Travailler sur le projet X". Notez plutôt : "Rédiger le cahier des charges", "Contacter les prestataires possibles", etc. Pas question de noter ici un nom de projet comme tâche. En revanche, une action à faire pour un projet trouvera sa place dans la liste.
   • Utilisez des verbes d'action pour qualifier précisément le contenu des tâches : "Rédiger le compte rendu de la réunion du 20-04-2023", "Prendre rendez-vous avec le fournisseur x", etc.
   • Allouez une durée pour chacune d'entre elles pour faciliter votre organisation.

   Si besoin, faites une liste pour les tâches personnelles et une pour les activités professionnelles. 

2. Prioriser les tâches

   Il s'agit à ce stade de distinguer les actions essentielles de celles qui le sont moins, afin de concentrer vos efforts sur ce qui aura le plus d'impact dans l'atteinte de vos objectifs.

   • Affectez une priorité en face de chaque item, allant de prioritaire à secondaire. Pour cela, reprenez vos objectifs et en complément, posez-vous cette question : "Si je n'ai le temps de réaliser qu'une seule de ces tâches pour atteindre mon objectif, laquelle doit l'être ?". Si au final vous obtenez un grand nombre de tâches identifiées comme prioritaires, passez-les de nouveau en revue. En les comparant, vous définirez un nouvel ordre de priorité.
   • Reclassez les tâches en conséquence. Les prioritaires en haut de liste. Vous pouvez utiliser un code couleur pour repérer visuellement le degré de priorité. Votre liste ainsi bâtie vous donnera toute latitude pour organiser votre journée et prendre les bonnes décisions. Notamment déléguer si besoin.

   Vous pouvez aussi classer vos tâches par ordre d'importance et d'urgence, telle que le définit la matrice d'Eisenhower (ou matrice des priorités) pour vous aider à déterminer quelles tâches sont celles à traiter avant tout.

   Pour rentabiliser votre temps, veillez à donner la priorité aux trois tâches les plus importantes. Engagez-vous à accomplir ces tâches (les 3 plus importantes) au début de chaque journée de travail, et laissez les questions moins urgentes pour plus tard.

   Exemples de tâches pour notre objectif de proximité auprès de son équipe : tenir des réunions d'équipe régulières (priorité 1), planifier des séances de coaching individuel (priorité 2), participer à des activités de team-building (priorité 3), organiser des pauses-café informelles (priorité 4).

3. Planifier les échéances

   C'est le point central qui consiste à planifier ce que vous devez faire et quand.

   • Fixer des échéances vous aide à rester concentré sur vos priorités et vous oblige à respecter vos propres engagements. Mais pour autant, fixez des délais réalistes. Exemple : tenir des réunions d'équipe régulières (tous les lundis), planifier des séances de coaching individuel (d'ici 2 semaines), participer à des activités de team-building (d'ici 1 mois), organiser des pauses-café informelles (2 fois par semaine). Si vous avez des tâches à accomplir sur plusieurs jours ou semaines, répartissez-les sur votre liste de tâches pour éviter de vous surcharger.
   • Essayez de vous limiter à un maximum 10 tâches par jour. Dans le cas contraire, vous pourriez vous sentir submergé devant une longue liste de choses à faire. Une to do list efficace ne doit pas être surchargée. Il vaut mieux noter les principales actions (ou la synthèse d'une prise de notes), les plus importantes et/ou les plus urgentes, plutôt que de dresser une liste de tâches exhaustive qui vous découragera très rapidement. Rien de plus démotivant que de voir une liste s'allonger et devoir reporter de plus en plus d'activités au lendemain.

4. Traiter les tâches

   Une liste construite ne produit rien tant qu'elle n'est pas traitée. C'est l'étape où vous cochez, ajoutez, reportez et arbitrez au fil de la journée. Elle demande une routine, pas une préparation. La section suivante en détaille le déroulé, du soir précédent à la clôture de la journée.

Comment utiliser sa todo list : la routine quotidienne

Il est important d'instaurer une routine quotidienne.

Généralement, tout commence la veille. Vous préparez votre journée du lendemain en établissant votre todo list. Vous pouvez également exécuter cet exercice le matin pour planifier votre journée.

Au fur et à mesure de l'avancement de votre travail, cochez ou rayez celles qui sont traitées. C'est un petit plaisir à ne pas négliger pour maintenir une motivation au plus haut ! L'autre intérêt de marquer une tâche comme "terminée" est de vous inciter à consulter régulièrement votre liste, et donc mieux l'intégrer dans votre routine de travail.

Si au cours de la journée, vous pensez à un nouvel élément à ajouter à votre liste, notez-le immédiatement pour ne pas l'oublier dans une rubrique "à classer".

En fin de journée, reportez les tâches non accomplies au lendemain (ou plus tard), priorisez les nouvelles (celles qui sont dans la rubrique "à classer"). Et préparez votre nouvelle journée.

Cette mécanique peut paraître fastidieuse au début, mais au bout d'un certain temps, vous vous sentirez mieux organisé et plus concentré.

Les outils et applications Saas pour gérer une to-do list

Il existe de nombreux outils logiciels et applications pour construire et utiliser une to-do list, comme le gestionnaire de tâches any.do qui présente l'avantage de la simplicité ou encore todoist.

Nous pouvons encore citer Evernote, ou Trello (qui permet le classement sous forme de Kanban). Pour bénéficier de toutes les fonctions de ces outils, il convient de passer à leur version payante. Leur version gratuite étant souvent bridée, notamment pour des fonctionnalités de partage et travail collaboratif. Toutefois des outils comme Google agenda, le gestionnaire de tâches de la suite Microsoft 365, etc. permettent de s'organiser au moindre coût.

Les outils informatisés présentent un avantage indéniable. Intuitifs, ils facilitent la gestion des tâches quotidiennes. En effet, rien de plus simple avec ces utilitaires :

• de créer des listes de tâches,
• de planifier des tâches récurrentes
• de les visualiser,
• de regrouper des tâches,
• de les hiérarchiser,
• de noter une activité comme accomplie,
• modifier la priorité,
• la reporter,
• planifier un rappel (notification ou alerte),
• suivre les tâches,
• ajouter des pièces jointes...

De plus, les solutions de gestion de tâches multiplateformes (ordinateur fixe, tablettes, smartphone) permettent d'avoir sa liste en permanence avec soi (grâce à une synchronisation entre chaque appareil).

A noter qu'une simple feuille Excel peut faire l'affaire. Et pour certains, l'indémodable post-it.

Les erreurs qui rendent une to-do list inutilisable

Une liste de tâches devient rarement inutilisable d'un coup. Quelques dérives répétées suffisent à la rendre illisible, jusqu'à ce qu'on cesse de l'ouvrir. Voici les cinq plus fréquentes.

• Reporter la même tâche plus de trois fois. Ce n'est plus une tâche : c'est un projet à découper, ou un refus qui n'a jamais été formulé. Tant qu'elle reste, elle sert de rappel quotidien d'un échec.
• Additionner les durées sans marge. Huit tâches de 45 minutes ne tiennent pas dans une journée déjà coupée par deux réunions. Le reliquat se reporte chaque soir, et grossit le stock.
• Classer douze lignes sur quinze en priorité 1. Une priorité qui s'applique à presque tout n'a pas de sens. L'ordre d'exécution redevient celui des sollicitations reçues..
• Ne jamais clôturer la journée. Sans revue de fin de journée, les tâches non faites ne sont pas réarbitrées. Elles disparaissent, puis ressurgissent en urgence deux semaines plus tard.

Reconnaître les limites de la méthode

Finalement, le challenge est de rester discipliné. S'appuyer sur cette méthode à long terme et non la laisser tomber après quelques semaines d'utilisation. C'est le plus difficile !

Une autre limite est la difficulté de rester focalisé sur ses priorités. Entre les emails, les réseaux sociaux... et autres sources de perturbation, il est difficile à notre époque de se tenir à une liste d'actions préétablies. D'autant que l'ordre des priorités change constamment dans les entreprises. Si les urgences se redéfinissent plusieurs fois par semaine avec de nouvelles tâches qui apparaissent subitement, il y a fort à parier que vous allez passer du temps, beaucoup de temps, à travailler votre liste et finirez par l'abandonner pour revenir au post-it !

À ce rythme, une liste bâtie pour une journée sans interruption ne tient pas. C'est pourquoi il est intéressant de prioriser trois tâches à traiter absolument que d'être préoccupé par la liste entière.

Après la to-do list : passer du listage au blocage de temps

Une liste priorisée indique quoi faire, pas quand le faire. C'est là que la plupart des listes rencontrent des difficultés : les trois tâches prioritaires n'ont aucun créneau réservé, et passent après les sollicitations.

L'étape suivante consiste donc à transférer les priorités du jour dans l'agenda. Le plus simple est d'utiliser les pratiques du timeboxing.

Mais, vous pouvez aussi regarder du côté de la méthode Pomodoro pour tenir un créneau sans interruption, et la matrice d'Eisenhower lorsque l'arbitrage entre urgence et importance devient le vrai problème. Il existe également des outils méthodologiques pour planifier sur une plus longue échéance : le diagramme de planification Gantt. Plus adapté tout de même pour la gestion de projet.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.