Focalisez-vous sur vos tâches avec la technique Pomodoro

Maj le 12/10/2018 par l'équipe de Manager GO!

Le multitâche connait des limites en terme de productivité personnelle. La technique Pomodoro apporte justement une méthode pour se concentrer intensément sur une tâche à la fois sans se laisser perturber par des événements extérieurs. La lutte contre la procrastination est engagée !

Présentation de la méthode

dossier methode pomodoro

Plusieurs études ont montré que rester concentré tout au long de la journée sur plusieurs tâches, sans véritable pause, était contreproductif.

Fort de ce constant, Francesco Cirillo a mis au point cette méthode dans les années 80. Que signifie Pomodora ? Rien de scientifique derrière ce terme qui signifie "Tomate" en Italien. Pour la petite histoire, étudiant, Francesco Cirillo utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate pour gérer son temps. D'où le nom de la méthode.

 

Le principe du Pomodoro

L'objectif est de rester concentré à 100% sur une seule et unique tâche pendant 25mn (appelé session).

Une courte pause sépare chaque session. Puis un break plus long intervient après plusieurs sessions. Bref, cette technique est très simple à utiliser : il suffit d'un minuteur et d'une discipline de fer ! Tout en étant rudement efficace.

Des bénéfices à votre portée

Si vous vous reconnaissez dans l'un de ces cas, ou même plusieurs, la technique Pomodoro vous sera très utile :

  • vous avez du mal à vous concentrer durablement sur une tâche
  • vous vous laisser facilement influencer par des sollicitations extérieures
  • vous trouvez toujours une bonne raison pour repousser à plus tard ce qui doit être traité le jour même
  • vos journées ne vous permettent pas de mener à bien toute les tâches prévues

La technique du Pomodoro est particulièrement pertinente pour les indépendants qui exercent leur métier chez eux. Elle facilite la focalisation sur son travail en mettant de côté les sollicitations de l'environnement familial.

La méthode décryptée

La technique Pomodoro pour améliorer sa productivité personnelle

Voici les étapes pour suivre les préceptes de Francesco Cirillo.

  1. Préparez vos sessions

    Définissez les tâches à mener de la journée en vous appuyant par exemple sur votre todo-list. Découpez ces tâches en sessions de 25mn. En prévoyant une pause de 5mn entre chaque, puis 20-30mn toutes les 4 sessions.
    Planifiez votre journée de travail en conséquence sans pour cela surcharger votre emploi du temps. L'objectif est de mener à bien les tâches prévues et non se mettre la pression avec un planning qui ne serait pas tenable. Soyez donc réaliste dans votre planification.

    Isolez-vous de toute source de distraction

    Prévenez vos collègues et/ou collaborateurs, coupez votre portable, fermez la porte de votre bureau, mettez en pause les alertes emails et autres notifications, fermez les onglets inutiles de votre navigateur internet... Bref, retirez toute source de distraction qui compromettrait votre concentration.

    Réglez votre minuteur sur 25mn et mettez-vous au travail

    Il est fondamental d’utiliser un minuteur, qu'il soit mécanique comme la fameuse tomate de cuisine - commercialisée par Francesco Cirillo - ou bien une application sur votre mobile. Programmez votre minuteur sur 25mn et traitez votre tâche . Une fois que vous entendez la sonnerie résonner, c'est fini. Cochez votre tâche dans votre agenda comme traitée. Maintenant...

    Conseil : si une idée ou point à traiter concernant un autre sujet vous vient à l'esprit, notez-le sur un post-it . Vous ne l'oublierez pas et il ne viendra pas encombrer votre tête !

    Faites une pause de 5mn

    Aérez-vous, marchez un peu, prenez un café, un verre d'eau... bougez ! Ce petit break est important , car il permet de recharger ses batteries et d'éviter l'épuisement mental. Ce n'est pas du temps perdu. Bien au contraire, votre performance ne sera que meilleure par la suite. De plus, vous assimilerez plus efficacement les informations.

    Attention, il ne s'agit pas de profiter de ce répit pour consulter vos mails ! Non, faites une vraie pause. A ce propos, le traitement des emails requiert également une bonne dose d’organisation. Et pourquoi ne pas réserver une session pour la gestion administrative ?

    Oubliez également le surf sur internet, les réseaux sociaux, vous risquez très vite d'être absorbé et de voir les 5mn de relâche se transformer en... dizaines de minutes.

    Une fois ressourcé, tout en respectant les temps réservés, remettez-vous au travail pour la seconde tâche et ainsi de suite...

    Toutes les 4 sessions récupérez pendant 20 à 30mn

    Après ce travail intensif, votre esprit et votre corps ont besoin de se détendre. Il est l'heure du déjeuner ? Tant mieux, restaurez-vous. Ce qui compte est de vous éloigner de votre bureau pour vraiment faire une coupure . Votre concentration n'en sera que meilleure à votre retour.

Les limites

Certaines personnes ont du mal à travailler sur des cycles réguliers.

Il est parfois difficile d'estimer la durée d'une tâche ou d'un regroupement de tâches (pour un objectif unique) et de se caler sur les 25mn.

Il n'est pas toujours possible de s'isoler complétement : travail en openspace, exercice d'un métier en prise directe avec les clients, etc.

Conseil : suivant vos rythmes et capacité de travail, n'hésitez pas à adapter la cadence. Peut-être qu'un lapse de 25mn vous paraitra trop court au regard de votre capacité de concentration. Vous ressourcer en 5mn vous est peut-être difficile. Dans ce cas, adoptez un rythme qui vous convient, par exemple 40mn de travail pour 10mn de pause. L'important est de trouver votre échelle. Celle qui vous permet de donner le meilleur de vous-même.

Pour en savoir plus voir le site du créateur de cet outil.

Ce dossier est référencé dans : Gestion du temps - Organisation du manager - Prioriser ses tâches

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