Développer son esprit de synthèse

Qu'est-ce que l'esprit de synthèse ?

Il s'agit de la capacité à dégager, parmi foison d'informations, les éléments clés quant à une problématique précise et les restituer efficacement.

Selon l'objectif - informer, expliquer, rendre-compte - et les attentes/besoins des destinataires d'une synthèse, cette dernière peut contenir différents types d'information. Avoir l'esprit de synthèse suppose ainsi d'être capable, en présence d'une multitude d'informations diverses et variées, de sélectionner les éléments les plus pertinents dans le but de les présenter de manière logique, claire et succincte à un public préalablement identifié.

Cette compétence fondamentale dans les pratiques professionnelles contemporaines exige une double maîtrise : savoir identifier ce qui compte vraiment et formaliser ces éléments de manière percutante. L'esprit de synthèse implique ainsi une aptitude à organiser ses idées selon une logique claire et accessible.

Résumé, analyse et synthèse : trois approches distinctes

Le résumé consiste à faire un condensé de ce qui a été dit/écrit, sans réel tri quant à l'importance des informations transmises. L'idée est de formuler en quelques mots - le moins possible - un livre, un discours, un article, etc. Le résumé s'en tient à ce qui a été dit/écrit, sans extrapolation ou complément d'information quel qu'il soit.

Savoir rédiger un résumé efficace demande avant tout de la rigueur et de la fidélité au texte source.

Il répond à des interrogations telles :

• "De quoi parle ce document ?"
• "Quelle a été la teneur de cette réunion ?" (rédaction d'un compte-rendu)
• "En quoi a consisté cet atelier/cette formation ?"

L'analyse se fait de "l'extérieur vers l'intérieur". Elle part d'un aspect général - un tout - pour disséquer chacune de ses composantes spécifiques - les parties.

Cette approche méthodique permet de structurer la compréhension d'un sujet complexe en identifiant les relations entre ses différentes composantes.

Elle répond à des questions telles que :

• "Quelles sont les différentes composantes de ce tout ?",
• "Comment chacun de ces éléments se comporte-t-il indépendamment des autres ?"...

La synthèse, quant à elle, se fait "de l'intérieur vers l'extérieur". Elle dégage une information générale - un tout - en partant de plusieurs éléments spécifiques différents - les parties. L'idée est de regrouper divers items n'ayant a priori aucun lien autour d'une même thématique globale.

Développer sa capacité à synthétiser nécessite une vision transversale et systémique. Contrairement au résumé qui reste descriptif, la synthèse implique une reconstruction intellectuelle enrichissante pour créer du sens nouveau.

Par ailleurs, pour synthétiser, il est possible de faire appel à ses propres connaissances, venant en appui ou en complément des autres informations recueillies.

Elle répond à des questions de type :

• "Quel est l'environnement/le contexte global de cet élément ?",
• "Comment tous ces éléments se comportent-ils lorsqu'on les réunit ?",
• "Comment peut-on articuler ces informations pour qu'elles constituent un ensemble ?"
• "Quel rôle a chaque élément par rapport aux autres ?"...

Pourquoi est-ce important de développer sa capacité de synthèse ?

En entreprise, avoir l'esprit de synthèse est un atout non négligeable, d'autant plus lorsque l'on est amené à prendre des décisions, gérer des collaborateurs ou communiquer largement.

Cette compétence s'avère particulièrement stratégique dans un contexte où les managers reçoivent en moyenne plus de 120 emails par jour et participent à une dizaine de réunions hebdomadaires. L'efficacité professionnelle repose désormais sur cette aptitude à extraire l'essentiel rapidement.

• Gain de temps et d'efficacité : aller à l'essentiel, comprendre et faire comprendre sans noyer de détails,
• Prise de recul : faire la distinction entre faits, opinions et jugements,
• Communication fluide et efficace : compte-rendu fidèle aux échanges et opératoire, informations transmises efficacement, pitch efficace...
• Prise de décision éclairée : avoir rapidement une vision globale de la situation pour décider adéquatement,
• Meilleure gestion de crise : prendre en compte les différents éléments importants afin de trouver rapidement la meilleure solution,
• Accompagnement efficace du changement : prendre en considération différents impacts afin de choisir le meilleur chemin vers le changement...

Au-delà de ces bénéfices opérationnels, perfectionner sa capacité de synthèse renforce également sa crédibilité professionnelle. Les collaborateurs qui maîtrisent cette compétence sont perçus comme des professionnels rigoureux, capables de structurer leur pensée et de délivrer des messages percutants. Cette aptitude facilite aussi la prise de parole en réunion, permettant d'intervenir de manière synthétique et pertinente.

Comment développer son esprit de synthèse ?

Compiler efficacement des informations n'est pas inné. Toutefois, avec du bon sens, quelques exercices réguliers, un peu de méthode et de pratique, il est possible de doper son esprit de synthèse.

Perfectionner cette compétence demande d'adopter différentes techniques complémentaires qui, combinées, transforment progressivement votre manière de traiter l'information.

Voici les pratiques professionnelles éprouvées pour y parvenir.

Prendre du recul pour mieux extraire l'essentiel

La première étape pour développer sa capacité de synthèse consiste à adopter une posture d'observateur neutre et méthodique.

• Se montrer objectif, ne pas se laisser influencer par ses propres croyances,
• Faire preuve d'ouverture d'esprit et de créativité,
• Distinguer les faits des opinions et jugements,
• Vérifier la véracité des informations collectées,
• Ne pas vouloir restituer toutes les informations recueillies...

Cette distanciation intellectuelle s'acquiert progressivement et représente le socle sur lequel construire une synthèse fiable et pertinente. Organiser ses idées nécessite d'abord de les clarifier soi-même.

Lire, écouter et prendre des notes efficacement

Maîtriser les fondamentaux de la collecte d'informations constitue un prérequis indispensable pour structurer ensuite sa pensée de manière synthétique.

• Lecture rapide : lire rapidement et efficacement en repérant visuellement les mots clés, les informations essentielles.
• Prise de notes efficaces : noter les éléments clés qui constitueront la synthèse en fonction de l'objectif final.
• Écoute active : reformuler ce qui a été dit afin de s'assurer de sa bonne compréhension.

Ces trois piliers - lecture, écriture, écoute - forment un triptyque opérationnel. Par exemple savoir rédiger des notes pertinentes pendant une réunion, facilitera grandement la production d'une synthèse percutante par la suite. L'émetteur de la synthèse doit d'abord être un collecteur efficace d'informations.

Savoir collecter et trier les informations

La phase de structuration des données représente le cœur de la démarche de synthèse. C'est ici que se joue la transformation d'informations brutes en contenu exploitable.

• Collecter les bons éléments : données pertinentes en lien avec l'objectif, bon sens, vérification des informations, logique, connaissances sur le sujet...
• Écrémer : classer les informations collectées - chiffres, éléments clés, informatifs, explicatifs, inutiles - (à l'aide de surligneurs de différentes couleurs, par exemple), faire la distinction entre données essentielles, utiles et accessoires voire parasites.
• Architecturer : relier les informations clés de manière logique (fil conducteur, enchaînement d'étapes, méthodologie...).

Formaliser cette étape de tri peut se faire selon différentes techniques : mind mapping, matrices de priorisation, ou simples tableaux comparatifs. L'important est de structurer visuellement avant de structurer intellectuellement.

Communiquer efficacement pour des messages percutants

Collecter et restituer de manière claire et pertinente les informations, que ce soit :

• à l'écrit : utiliser un vocabulaire adapté à ses interlocuteurs, écrire lisiblement, espacer les paragraphes, utiliser des phrases courtes, des titres et sous-titres parlants...
• à l'oral : glaner les bonnes informations auprès des bonnes personnes, restituer de manière optimale (utiliser une fiche-mémo sur laquelle sont notées très lisiblement les grandes idées de sa synthèse ainsi que quelques mots clés), parler suffisamment haut et distinctement pour être entendu et compris, rythmer et ponctuer ses phrases, utiliser un vocabulaire adapté...

L'efficacité professionnelle d'une synthèse se mesure finalement à sa capacité d'être comprise et réellement utilisée par ses destinataires. Une prise de parole synthétique en réunion aura davantage d'impact qu'une longue intervention désorganisée. L'objectif : être à la fois précis et concis, deux qualités qui peuvent sembler contradictoires mais qui se révèlent complémentaires... avec de l'entraînement.

S'entraîner et pratiquer régulièrement

Comme toute aptitude professionnelle, développer sa capacité de synthèse nécessite un entraînement constant et progressif.

• S'amuser à synthétiser un sujet quelconque, tout d'abord en quelques mots (5 à 10 mots), puis en une vingtaine, puis une cinquantaine... Un bon exercice est de s'entraîner à présenter un projet en une seule phrase pouvant être comprise par un enfant de 5 ans.
• Résumer des livres, rédiger des comptes-rendus de réunion,
• Booster sa créativité : trouver des points de connexions entre des sujets apparemment totalement discordants, relier des idées a priori contradictoires, définir un fil conducteur raccrochant des informations diverses...

Ces exercices pratiques, répétés régulièrement, transforment progressivement cette compétence en réflexe naturel. La synthèse devient alors une seconde nature, une expérience enrichissante qui facilite l'ensemble de vos pratiques professionnelles quotidiennes.

En conclusion : faire de la synthèse un réflexe professionnel

L'esprit de synthèse représente bien plus qu'une simple savoir faire technique. Savoir rédiger de manière synthétique, structurer ses prises de parole, et formaliser ses idées avec clarté constituent des aptitudes différenciantes.

Développer sa capacité à extraire l'essentiel demande certes de la méthode et de la pratique. Mais l'investissement vaut le coup : gain de temps considérable, communication plus percutante, prises de décision facilitées. En adoptant les différentes techniques présentées et en pratiquant régulièrement, vous saurez tirer pleinement profit de cette compétence.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.