Matrice Eisenhower : productivité et gain de temps

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower est un outil de gestion du temps et d'organisation personnelle qui classe les tâches selon leur importance et leur urgence dans quatre quadrants. Ce classement permet de définir ses priorités,  se focaliser sur les tâches prioritaires, de reporter ou de déléguer ce qui doit l'être.

Présentation des 4 quadrants de la matrice

De nombreuses méthodes, avant d'être utilisées par les managers, étaient des outils de stratégie militaire. C'est le cas de cette matrice imaginée par Dwight David Eisenhower.

Outre le fait d'avoir été le 34ème président des USA, Ike de son surnom, était un champion toutes catégories en matière de productivité. Et ce, dans divers domaines. Son secret ? Un outil - une matrice plus précisément - permettant de prioriser aisément et efficacement en fonction de deux axes : Importance et Urgence. Ce qui permet de dessiner 4 quadrants distincts :

• Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes,
• Quadrant 2 : les tâches importantes, mais non urgentes,
• Quadrant 3 : les tâches non importantes, mais urgentes,
• Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes.

Le cadran urgent+ / importance+ est bien sûr la priorité absolue en termes de traitement. Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes ne rentrent pas dans les objectifs prioritaires. Elles peuvent même être abandonnées dans le cas où elles sont véritablement inutiles.  

Quelle est la différence entre urgent et important ?

Une tâche importante contribue à l'atteinte des objectifs à moyen ou long terme. Une tâche urgente exige une action immédiate, sans forcément avoir d'impact réel sur ces objectifs. Voir plus bas des explications plus détaillées.

Comment utiliser la matrice d'Eisenhower ?

Comprendre la théorie est une chose, remplir concrètement sa matrice en est une autre. La méthode se déroule en trois temps :

1. qualifier chaque tâche sur les deux axes, 
2. la positionner dans le bon quadrant,
3. décider de l'action à mener traiter, planifier, déléguer ou supprimer.

Les 2 axes - importance et urgence - permettent de définir 4 quadrants déterminant chacun le caractère des éléments qu'il comporte en fonction de ces 2 critères.

L'importance en réfère aux tâches qui vous permettent d'avancer. Elle se base sur les impacts de ces dernières sur d'autres éléments, mais également sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte.

Des outils comme la courbe 80/20 de Pareto sont une aide précieuse pour évaluer l'importance d'une tâche.

L'urgence fait référence aux tâches qui nécessitent votre attention immédiate et se base sur le temps nécessaire à la réalisation de ces dernières ainsi que leurs échéances. Il est parfois ardu de définir le caractère urgent ou non d'un élément, car il dépend fréquemment de facteurs externes. Par ailleurs, il est très subjectif : le degré d'urgence variera d'une personne à l'autre en fonction de son ressenti par rapport à la tâche en question, lié à son état de stress, ses compétences, son expérience, son mode de fonctionnement, etc.

Ainsi, pour remplir la matrice efficacement, il est essentiel de faire preuve d'objectivité et de se baser sur des éléments factuels et concrets dans la mesure du possible.

A noter que l'importance prévaut sur l'urgence.

En pratique, une fois la tâche positionnée : le quadrant 1 se traite dans la foulée, sans attendre le quadrant 2 se bloque à l'agenda sous forme de créneaux récurrents, sinon il glisse invariablement vers le quadrant 1 ; le quadrant 3 se délègue ou se regroupe en un seul créneau de traitement à heure fixe ; le quadrant 4 se supprime purement et simplement du planning.

Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes

Sont à lister ici :

• les tâches qui requièrent une attention et une action ultra rapides - voire immédiates,
• les éléments qui ont un impact sur vos objectifs,
• les items qui ont des conséquences directes sur l'avancée d'un projet,
• un problème à résoudre urgemment - conflit, crise, etc. -
• les appels/courriels importants et devant être traités rapidement...

Certaines tâches se retrouvent ici, car non planifiées efficacement. Ce peut être le cas de la réalisation d'un compte-rendu ou un rapport que vous n'avez cessé de reporter - qui aurait été initialement placée au sein du quadrant 2 ou 3 selon les cas - et dont l'échéance et l'importance ne vous laissent d'autre choix que d'en faire désormais une priorité, à positionner dans le quadrant 1.

Quadrant 2 : tâches importantes, mais non urgentes 

Cette partie concerne les tâches importantes, mais dont le degré d'urgence est inférieur à celles positionnées dans le quadrant 1. Sont ainsi à inscrire ici :

• les missions n'ayant pas d'échéance proche, mais qui revêtent un certain degré d'importance pour vous, votre équipe, votre entreprise, etc.
• les éléments à planifier sur les semaines à venir,
• les moments dédiés à la veille stratégique,
• l'élaboration d'un plan d'action, d'un projet,
• la formation, le coaching...

C'est précisément ce quadrant que la plupart des managers négligent, faute de temps. Or, y consacrer chaque semaine quelques créneaux dédiés reste l'un des meilleurs leviers pour gagner en efficacité personnelle et sortir du mode réactif.

Quadrant 3 : tâches non importantes, mais urgentes

Figurent ici les éléments "perturbateurs" qui nécessitent une attention immédiate, mais qui n'ont pas réellement d'impact sur notre travail, comme :

• le traitement de certains appels téléphoniques, mails, messages divers,
• la demande de collaborateurs/collègues/prestataires ayant besoin d'une information urgente, d'un conseil, d'un coup de main,
• les tâches importantes pour d'autres, mais qui n'ont aucune importance pour vous et l'avancée de votre travail,
• les éléments que vous pouvez déléguer à une tierce personne...

Le bon réflexe ici est de déléguer dès que possible, ou de regrouper ce type de sollicitations sur des plages horaires dédiées. Par exemple deux points e-mails/appels par jour plutôt que de s'interrompre en continu.

Quadrant 4 : tâches ni importantes ni urgentes

Cette dernière case concerne tous les éléments parasites et inutiles que vous devez abandonner pour plus d'efficacité :

• mauvaises habitudes improductives,
• distractions vous empêchant d'avancer efficacement (surf sur internet, notifications intempestives, etc.),
• hésitations chronophages et dévoreuse d'énergie positive,
• les ruminations sur ce quoi vous n'avez aucune prise...

En résumé, la matrice d'Eisenhower n'est, certes, pas parfaite et finalement relativement ardue à utiliser de manière efficace et pertinente, mais elle a le mérite d'implémenter  une prise de recul intéressante quant à la gestion de notre denrée la plus précieuse : le temps ainsi qu'une prise de conscience quant à notre état de stress et notre façon d'appréhender l'urgence - parfois toute relative.

Erreurs fréquentes à éviter : tout classer en quadrant 1 par réflexe de stress plutôt que par analyse réelle ; négliger le quadrant 2, qui finit alors par nourrir le quadrant 1 ; ne remplir sa matrice qu'une seule fois, alors que priorités et urgences évoluent en continu et méritent d'être réévaluées chaque semaine.

Exemple de matrice d' d'Eisenhower pour un manager

Voici une liste de tâches qu'un manager doit avoir à gérer. Cet outil d'efficacité professionnelle lui permet d'être plus productif : mieux gérer ses priorités et de garder le contrôle de son emploi du temps. Il s'agit dans l'exemple d'un manager commercial.

Quadrant 1 (Important + Urgent) - Résoudre un incident critique avec un client - Préparer une présentation pour la réunion de direction de demain - Répondre à un appel d'offres à forte valeur avec une date limite imminente.

Quadrant 2 (Important - Non urgent) - Planifier la formation pour l'équipe de vente - Préparer le budget pour l'année suivante - Travailler sur l'amélioration des processus internes pour libérer du temps aux vendeurs.

Quadrant 3 (Non important + Urgent) - Traiter les appels téléphoniques et e-mails non critiques - Répondre à des demandes de renseignements d'autres équipes/départements - Gérer des problèmes mineurs récurrents soulevés par l'équipe.

Quadrant 4 (Non important - Non urgent) - Vérifier les notifications des réseaux sociaux - Lire les articles de presse généraliste - Réorganiser les dossiers sur son bureau.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.