Travail collaboratif : la grille d'autodiagnostic en 7 critères

Travail collaboratif : définition et différence avec la coopération

Le travail collaboratif désigne un mode d'organisation dans lequel plusieurs personnes construisent conjointement un même résultat. Cela en partageant en continu l'information, les décisions et la responsabilité de l'ensemble. Il se distingue du travail coopératif, où le livrable est découpé en lots attribués à l'avance et où chacun reste propriétaire de sa partie. La différence porte donc sur la propriété du résultat, pas sur le nombre de personnes impliquées.

Il n’en demeure pas moins que cette approche moderne se pose en rupture avec une habitude bien ancrée dans nos entreprises : défendre son pré carré. La mise en oeuvre concrète de ces principes passe par l’utilisation d’outils collaboratifs pour faciliter le travail collectif et améliorer la productivité des équipes.

Les différences en synthèse :

Cette distinction n'a rien de théorique. De nombreuses d'équipes qui se déclarent collaboratives fonctionnent en réalité sur un mode coopératif équipé d'outils modernes. Le partage de fichiers y remplace la pièce jointe, mais les décisions continuent de remonter à une seule personne.

Autodiagnostiquer sa pratique en 7 critères : la grille à remplir

La grille ci-dessous évalue sept comportements observables, et non des intentions. Chaque critère se note de 0 à 3 : 0 lorsque le comportement est absent, 1 lorsqu'il apparaît par exception, 2 lorsqu'il est fréquent mais non systématique, 3 lorsqu'il constitue la norme sans rappel nécessaire. Le total se lit sur 21.

Noter chaque critère : indicateurs observables et pièges

Critère 1 : la circulation de l'information

Dans le cadre du travail collaboratif, la circulation libre et ouverte des informations est essentielle. Une information n’a de valeur que si elle vit. La rétention systématique d’information est une pratique malsaine, qui n’a qu’un seul objectif : alimenter son pouvoir personnel au détriment de la réussite du projet.

Les bénéfices attendus du partage sont documentés :

• La mise en commun des connaissances et des compétences permet l’enrichissement mutuel. Un élément clé pour l'innovation et la résolution créative des problèmes.
• Elimine les barrières entre les membres de l'équipe, facilitant une coopération fluide et efficace.
• Favorise l'apprentissage continu.
• Permet une prise de décision éclairée.
• Développe une culture d'entreprise axée sur le collectif plutôt que sur l'individualisme, où les succès sont célébrés comme des victoires d'équipe.

Le signal d'alerte : une information stratégique circulant uniquement en réunion. Ce qui n'est écrit nulle part se perd...

Critère 2 : le partage des responsabilités

Vous vous positionnez dans un rôle d’animateur et non d’expert afin de tirer profit de la richesse de votre équipe, des savoirs et savoir-faire de chacun. Vous définissez un niveau de responsabilité pour chacun en fonction de ses compétences.

Le signal d'alerte : plusieurs responsables nommés sur un même lot. Une responsabilité partagée à deux se transforme en responsabilité de personne dès le premier arbitrage difficile.

Critère 3 : le rythme des points d'équipe

La communication au sein de l’équipe est un facteur important pour son succès. Cette pratique prévient toute dérive et permet de choisir des options quelquefois différentes de celles prévues à l’origine.

Un point hebdomadaire sans relevé de décisions produit surtout de la charge. Il faut alors reconstituer de mémoire ce qui a été arbitré, et la discussion recommence la semaine suivante.

Critère 4 : la planification collective du projet

Pour obtenir l’adhésion de chacun, il convient de poser cartes sur table et définir ensemble le chemin pour atteindre l’objectif fixé. Certains paramètres, qui vous ont peut-être échappés, rendent le planning intenable. La mise en commun réduira forcément ce risque grâce à l’éventail des compétences et expériences présentes autour de la table.

Le signal d'alerte : un planning présenté en réunion et validé sans aucune modification. L'absence d'objection ne signale pas l'adhésion !

Critère 5 : l'expression des avis divergents

Que ce soit lors de séances de brainstorming, de briefs, etc. vous êtes attentifs à ce que chacun puisse livrer ses opinions.

La formulation « quelqu'un a-t-il des remarques ? » en fin de réunion ne produit presque jamais de remarque. Solliciter nommément deux personnes sur un point précis, ou demander à l'équipe d'identifier ce qui pourrait faire échouer la décision, change nettement le résultat.

Critère 6 : l'ouverture réelle aux propositions

Au-delà de la simple écoute, vous prenez en compte les avis pertinents et mettez en oeuvre les bonnes idées le cas échéant. Vous êtes capable de prendre de la distance avec vos propres opinions face à une meilleure proposition et l’adopter en final. Même si elle ne vient pas de vous !

Ce critère se note sur des faits, pas sur une disposition d'esprit : une décision initiale a-t-elle été modifiée, au cours du dernier trimestre, à la suite d'une objection ? Si la réponse est non, la note est de 0, quelle que soit la qualité de l'écoute.

Critère 7 : la transparence sur les objectifs

La transparence élimine toute forme d'ambiguïté, permettant à chacun de comprendre clairement les objectifs, les attentes et les enjeux d’une situation. En écartant les objectifs cachés et les manœuvres de manipulation, l’équipe gagne en sérénité, posant les bases d’un engagement à collaborer efficacement.

Le test est simple : demander séparément à trois membres de l'équipe quel est l'objectif prioritaire du trimestre. Trois réponses différentes signalent un problème de transparence. Rarement un problème de mémoire.

Choisir ses outils collaboratifs selon l'usage, pas l'inverse

Un point mérite d'être posé sans détour : aucun outil de travail collaboratif ne crée la collaboration. Il rend visible ce qui existe déjà. Déployer une plateforme collaborative dans une équipe qui pratique la rétention d'information produit une rétention mieux outillée, et une facture supplémentaire.

Le raisonnement inverse fonctionne mieux : partir du besoin identifié dans la grille, puis choisir la catégorie d'outil correspondante.

Deux principes limitent la casse au moment du choix. D'abord, un outil par usage, sans recouvrement : la multiplication des solutions collaboratives disperse l'information au lieu de la centraliser. Ensuite, des droits d'accès ouverts par défaut et restreints par exception, faute de quoi la plateforme reproduit les silos qu'elle devait supprimer.

Exemple de grille remplie et commentée sur une équipe projet

L'exemple ci-dessous est un cas type de restitution, destiné à montrer comment se lit une grille remplie. Il ne rapporte pas les résultats d'une organisation identifiée.

Total : 13 sur 21. La lecture est plus instructive que le score. Le critère 3 au maximum coexiste avec les critères 1 et 4 au plus bas : l'équipe se réunit correctement, mais ce qui s'y décide ne laisse pas de trace exploitable et le cadrage reste descendant. Traiter d'abord le critère 1 fait mécaniquement progresser le 4, l'inverse n'étant pas vrai. C'est le principe de lecture de la grille : agir sur le critère le plus en amont, pas sur celui dont la note est la plus basse.

Les erreurs qui rendent le travail collaboratif contre-productif

Quatre erreurs reviennent avec constance et suffisent à annuler le bénéfice attendu.

• Confondre volume d'échanges et collaboration. C'est l'erreur la plus coûteuse, parce qu'elle passe pour une réussite alors que fondamentalement l'équipe ne collabore pas vraiement selon les critères de la grille.
• Déployer l'outil avant d'écrire les règles du jeu. L'équipe hérite d'un environnement de travail supplémentaire sans savoir ce qui doit y être déposé, ni qui répond à quoi. 
• Prendre le silence pour un accord. Un consensus obtenu sans objection formulée n'est pas un consensus. il disparait au premier obstacle. Chacun ayant compris la décision différemment.
• Ouvrir un espace collaboratif sans en fermer d'autres. L'information se dédouble, les versions divergent, et le temps gagné sur le partage de fichiers se reperd en vérifications.

Du diagnostic au plan d'action

Une grille remplie ne vaut que par ce qui suit. La séquence d'exploitation tient en quatre étapes, sur un mois.

1. Restituer la grille à l'équipe sans commenter les notes. La comparaison entre l'autoévaluation du manager et celle de l'équipe constitue l'information la plus utile de l'exercice.
2. Sélectionner deux critères seulement, en privilégiant le plus en amont plutôt que le plus bas. Traiter les sept simultanément revient à n'en traiter aucun.
3. Traduire chaque critère en une règle observable : une décision non écrite dans l'espace projet sous 24 heures est réputée non prise, par exemple. Une règle vérifiable vaut mieux qu'une intention partagée.
4. Réévaluer sous 30 jours avec la même grille, en conservant la première notation pour mesurer l'écart.

Deux limites accompagnent cette montée en maturité. Au-delà d'un certain niveau, l'enjeu n'est plus d'augmenter la collaboration mais de la trier : identifier les personnes devenues des points de passage obligés et alléger leurs sollicitations. Et la démarche ne s'applique pas partout, il ne faut pas faire du collaboratif à "outrance".  Une activité faite de tâches indépendantes et normées gagne peu à devenir collaborative, et beaucoup à rester bien coordonnée.

Questions fréquentes sur le travail collaboratif