L'essentiel de l'administration du personnel

Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

Dans le langage courant, gestion du personnel et gestion des ressources humaines sont parfois confondues.

Mais alors que la GRH recouvre des notions de stratégie, développement et mobilisation des ressources humaines, la gestion du personnel, également appelée administration du personnel, désigne le volet plus purement administratif de la gestion des collaborateurs.

    Il s’agit de l’ensemble des tâches d’administration et de gestion quotidienne des relations contractuelles salariés – entreprise, collectives et individuelles, depuis leur entrée jusqu’à leur sortie des effectifs.

Les missions de l’administration du personnel

Incontournable dès que des salariés sont embauchés, la gestion administrative du personnel peut être gérée, selon les types et tailles d’entreprises, par la direction, le service comptable, le/la RRH ou un service dédié.

Elle recouvre un vaste champ d’action :

• Gestion des dossiers individuels et contractuels de chaque salarié : réalisation, suivi et archivage de toutes les obligations administratives et juridiques, de l’entrée à la sortie de chaque salarié (contrat de travail et avenants, visites médicales, bulletins de salaire, attestations de formation, changements de situation…)
• Gestion des temps de travail et des absences : congés payés, maladie, formation, RTT, heures supplémentaires, plannings…
• Gestion des salaires, des cotisations sociales et de la paie : recueil des données, calcul, paiement, édition des documents obligatoires…
• Gestion des déclarations périodiques administratives obligatoires  et relation avec les administrations publiques, assurance maladie, assurances privées (mutuelle, prévoyance…)

Quels enjeux pour la gestion administrative du personnel ?

La gestion du personnel ne se résume pas pour autant à l’accomplissement de formalités administratives :  elle répond à de forts enjeux.

1. Enjeu légal : la non-conformité juridique et fiscale peut coûter très cher

   L’administration du personnel veille à la bonne réalisation des différentes obligations administratives, juridiques, fiscales et maintient les documents prouvant leur respect : déclarations auprès des différents organismes, respect des engagements et obligations en matière de temps de travail, congés, paie…

   C’est la condition sine qua non pour éviter des sanctions financières, voire pénales, souvent lourdes, en cas de contrôle (voire automatiques), et potentiellement désastreuses en termes d’image.

2. Enjeu social : des processus-clés pour le fonctionnement de l’entreprise et la satisfaction des salariés

   Embauche, paie, mutations, promotions… : le respect des procédures et des droits, l’efficacité et la réactivité de la gestion du personnel sur ces sujets sont décisifs pour les collaborateurs.

   Une administration du personnel conforme n’apporte aucun bonus  : elle répond au minimum attendu par les salariés. En revanche, l’impact d’une gestion du personnel déficiente est immédiat : contentieux, départs, dégradation du climat social et de la motivation…

   Une gestion du personnel efficace est le B-A-BA d’une bonne marque employeur et d’une organisation efficace.

3. Enjeu économique et stratégique : des données-clés pour l’entreprise

   L’administration du personnel gère, fournit et maintient les données indispensables aux décisions stratégiques : gestion des effectifs, absentéisme, masse salariale et autres coûts représentant une part non négligeable du budget de l’entreprise… Elle alimente en données fiables le bilan social, les tableaux de bord RH et toutes les études nécessaires à l’analyse de la situation sociale de l’entreprise et la prise de décision éclairée.

    En résumé : indispensable au fonctionnement de l’entreprise, l’administration du personnel est le socle de toute la gestion des ressources humaines.

La gestion du personnel : un domaine exigeant

Si la gestion du personnel a perdu ses lettres de noblesse au fur et à mesure que les RH devenaient partenaires stratégiques, négliger votre administration du personnel serait une erreur.

Son organisation et sa professionnalisation méritent autant d’attention que d’autres domaines RH-clé comme le recrutement ou la GPEC.

L’administration du personnel requiert des compétences spécifiques :

• une rigueur extrême : obligations nombreuses aux délais stricts, calculs parfois complexes impactant des éléments sensibles comme la fiche de paie de chaque salarié ou la conformité fiscale et juridique de l’entreprise… Erreurs ou retards peuvent avoir de lourdes conséquences.
• une éthique et un sens aigu de la confidentialité : indispensables quand on manie et conserve des données sensibles pour chaque salarié et pour l’entreprise.
• des compétences techniques pointues : loin de l’application d’automatismes, l’administration du personnel est un domaine complexe aux règles nombreuses et mouvantes qui exigent des analyses et recherches fines. De fréquentes évolutions législatives et réglementaires nécessitent une veille et une mise à jour des connaissances permanentes.
• une capacité à être force de proposition et d’anticipation : changements prévisibles, pistes d’optimisation pour minimiser les coûts, alertes sur des dérives… Un bon gestionnaire du personnel doit avoir une connaissance très fine de l’entreprise et son secteur, son environnement légal, sa stratégie, ses problématiques RH et financières, ses perspectives et contraintes. Ce n’est pas un hasard si cette fonction est souvent assurée par le chef d’entreprise dans les petites structures.

Quelles solutions pour une gestion conforme et efficace ?

La bonne gestion du personnel est forcément coûteuse. Mais selon votre budget, la taille de votre entreprise, vous pouvez envisager différentes modalités :  

• Dans tous les cas, confiez votre administration du personnel à des professionnels : recrutez ou investissez en formation pour faire monter en compétences vos salariés, externalisez certaines tâches (veille entrante et/ou calcul de la paie, édition et envoi des bulletins, préparation des déclarations sociales, gestion des notes de frais, calcul des congés…).
• Si votre gestion du personnel est gérée en interne, assurez-vous de mettre en œuvre les moyens nécessaires : formations régulières, participation à des conférences, réunions d’information organisées par les branches professionnelles, conseils juridiques ou d’experts-comptables, abonnements à des sites et revues professionnelles …
• Investir dans des outils permettant la standardisation voire l’automatisation de certaines tâches peut vous faire gagner un temps précieux sur des activités chronophages sans valeur ajoutée et limite les risques d’erreurs. Prospectez le marché, réalisez une étude coût / bénéfice : il existe des solutions pour tous les budgets et tailles d’entreprises. Du simple logiciel de gestion du temps ou de paie au SIRH complet couplé avec un intranet collaboratif permettant à chaque salarié de saisir ses dates de congés, ses notes de frais. Des outils utiles pour la gestion opérationnelle, l’archivage, les suivis et analyses d’indicateurs, la construction de tableaux de bord, bilans sociaux, rapports annuels uniques....
• Faites attention à ce que votre administration du personnel ne repose pas sur une seule personne : soyez paré à toute absence ou départ en veillant au partage des connaissances, formant des back-ups, écrivant toutes les procédures…

Négliger la gestion administrative du personnel sur le mode "l’intendance suivra" est une grande erreur. La gestion du personnel, loin des clichés, s’inscrit parfaitement dans la démarche stratégique globale de l’entreprise. Et c’est d’autant plus vrai au fur et à mesure que l’entreprise grandit et que l’ensemble des tâches d’administration du personnel se complexifient.