A quel moment de la journée planifier les tâches importantes ?

Maj le 24/05/2021 par l'équipe de Manager GO!

Si le matin est souvent le meilleur moment de la journée où planifier ses tâches importantes, d’autres plages horaires peuvent être opportunes au cours d'une journée. En identifiant les périodes les plus productives et les moments de flottement, le travail - et les pauses - pourront être efficacement planifiés.

Définir les tâches les plus importantes

Difficile de hiérarchiser vos tâches selon leur niveau d’importance. Pourquoi l’organisation du prochain team building de votre équipe serait moins importante que la préparation du PowerPoint de présentation de votre dernière collection ? Répondre à vos emails, de même, n’est-il pas aussi important qu’établir votre budget prévisionnel ? Plutôt que de hiérarchiser, catégorisez.

  • L’administratif  : des tâches souvent rébarbatives, mais en appui indispensable à vos missions. Le degré de concentration nécessaire à l’accomplissement de ces tâches, néanmoins, est moindre.
  • Le stratégique  : ce sont toutes les tâches qui supposent des prises de décisions. Pour prendre les meilleures, vous devez être au top de votre concentration et au maximum de votre productivité.
  • Le « leisure »  : votre "to-do list" extraprofessionnelle a aussi sa place dans votre emploi du temps quotidien. Dans la mesure où vous en tirez satisfaction, la motivation est facile à trouver.

Analyser et maximiser son efficacité

Repérer son pic de productivité

Planifiez vos tâches stratégiques à votre pic de concentration et de productivité : chez la majorité des individus, ce pic s’observe très tôt le matin, quasiment au réveil.

Le patron de Virgin, la directrice de Vogue, le CEO d’Apple… autant de businessmen successful qui se lèvent aux aurores. Parce qu’ils ont observé leur pic de productivité aux premières heures du matin (4h30 pour certains !), mais aussi parce que c’est à ce moment de leur journée qu’ils sont le moins dérangés.

En pratique, cela nécessite de revoir vos habitudes, dans la mesure du possible.

  • Avancez l’heure de votre réveil. « Tout se joue avant huit heures »... Le succès planétaire de cet ouvrage de développement personnel a révélé au monde l’importance de ces instants matinaux précieux. Au-delà de vous offrir du temps pour vous – pour méditer, faire du sport… – cela vous permet d’arriver plus tôt au bureau.
  • Votre bureau n’est pas ouvert à l’aube ? Au moins, tâchez d’ arriver le 1 er pour ne pas être déconcentré par vos collègues . Et évitez les conversations à rallonge autour de la machine à café, mettez-vous au travail immédiatement. Vous aurez tout le temps de vous détendre par la suite, une fois vos tâches les plus importantes effectuées…

    Les tâches stratégiques au plus tôt le matin… à condition d’arriver en avance au bureau !

Optimiser les moments de flottement 

Très vite, vous êtes envahi d’emails et interrompu par vos collaborateurs. Après 2 à 3 heures de tâches stratégiques (selon votre endurance), vous pouvez profiter de ces distractions au bureau pour vous atteler à l’administratif qui requiert moins de concentration.

Notez qu’à partir de midi, vous serez focus sur votre menu du déjeuner… Veillez à clore vos dossiers majeurs avant cette heure de la journée. Et après le déjeuner ? Vous digérez : vous êtes au ralenti, ce n’est pas le moment de prendre des décisions stratégiques. Si les réunions au sommet sont à éviter entre midi et deux, c’est le moment idéal pour planifier vos tâches « plaisir ».

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Profiter d'un regain de productivité après la pause café

Le café booste indéniablement votre productivité. Parce qu’il contient de la caféine, mais aussi parce que la pause-café est une occasion de vous dégourdir les jambes et d’aérer votre esprit. Vous ne buvez pas de café ? Faites pour autant des pauses.

Un break, ne serait-ce que de 5 minutes, vous permet de vous passer à une nouvelle tâche dans les meilleures conditions. Allez boire un verre d’eau, dites bonjour à un collègue, passez un coup de téléphone personnel…

Le « cycle ultradien »

Vous vivez en continu des cycles de 24 heures : on parle de cycle circadien. Il se divise en périodes de 90 minutes environ : les cycles ultradiens.

  • Le début du cycle ultradien est marqué par un pic de productivité : votre cerveau fonctionne à plein régime.
  • L’énergie et la concentration diminuent progressivement, jusqu’à ce que vous subissiez un creux de vigilance : vous perdez en efficacité.

En observant votre propre cycle, vous remarquez que votre productivité est accrue toujours aux mêmes heures de la journée. Tirez parti de vos observations !

Si le matin est souvent le meilleur moment de la journée où planifier vos tâches importantes, rien ne vous empêche d’identifier d’autres laps de temps opportuns. En identifiant vos moments de la journée les moins productifs, vous planifiez efficacement vos pauses et optimiserez vos périodes plus productives.

Planifiez intelligemment le travail

Misez sur le moment de la journée le plus productif pour réduire votre temps de travail.

En effet, réduire votre temps de travail, c’est vous offrir l’opportunité d’une meilleure qualité de vie. Passer de 8 heures à 6 heures, c’est possible ? Tout dépend de vos contraintes hiérarchiques, mais aussi de votre organisation au travail !

En planifiant vos tâches intelligemment, aux moments de votre journée les plus productifs, vous travaillez plus vite. Un bon moyen de travailler moins… Et le cercle est vertueux : des journées de travail plus courtes boostent votre performance !

 



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