Ranger et classer ses dossiers

Maj le 19/08/2021 par l'équipe de Manager GO!

Comment classer ses documents ? Qui n'a pas passé des heures à chercher un dossier, un courrier... ? Le bon rangement de ses papiers permet une organisation optimum de son espace de travail. Il est ainsi plus facile de mettre la main sur le bon dossier le moment voulu.

Bien classer et bien ranger, pour vous y retrouver dans vos documents

Au-delà de l’enjeu légal, le tri de vos papiers vise un enjeu pratique : vous devez d’une part optimiser l’espace, d’autre part pouvoir retrouver tout document utile facilement et rapidement.

De l’édition à la suppression du document

  1. Editez/réceptionnez : si vous attendez un justificatif (contrat renvoyé signé, par exemple), assurez-vous de sa bonne réception. A défaut, relancez votre interlocuteur.
  2. Triez : une fois le document en main, déterminez son sort. Certains papiers peuvent être immédiatement jetés, ne gardez que le nécessaire pour ne pas vous encombrer.
  3. Classez : le classement doit suivre une organisation rigoureuse. Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit.
  4. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé. Une fois le délai de conservation passé, vous pouvez éliminer le document.

Archivage numérique ou physique ?

Les pièces numérisées ont désormais la même valeur probante que les papiers. Votre choix au moment d’organiser le classement de vos documents est donc très personnel… Quelques pistes pour vous aider à arbitrer :

  • En cas de volume important, le classement numérique est une bonne option pour gagner de la place.
  • Le papier offre un meilleur confort de lecture – notamment pour les documents sur plusieurs pages (bilan annuel, par exemple) : un argument en faveur du classement physique.
  • Dématérialiser vos pièces administratives reçues sous format papier peut être contraignant. A moins de confier la tâche de numérisation à un prestataire, mais à charge d’en payer le coût…

Classement et rangement de documents

De bons outils et une bonne méthode pour le classement papier

Pour ranger vos documents sous format papier, soyez méthodique dans votre organisation :

  1. Classez vos papiers par nature : votre administratif concerne différents interlocuteurs. Clients, fournisseurs, banque, personnel, administration fiscale : vous pouvez faire un classeur par type d’interlocuteur.
  2. Choisissez un ordre de tri : vous pouvez classer vos documents par ordre chronologique (recommandé pour vos pièces comptables et fiscales) ou alphabétique (utile pour retrouver les papiers concernant un client ou un fournisseur).

Dotez-vous des accessoires de rangement les mieux adaptés à votre usage. Corbeilles, trieurs, dossiers suspendus, pochettes et chemises… vous trouverez un large choix d’outils pour une organisation infaillible !

Les solutions d’archivage numérique

Vous pouvez tout à fait numériser et archiver vous-même vos pièces administratives, à l’aide d’outils technologiques performants. A défaut de temps ou de compétences informatiques, externalisez la tâche ! Attention à bien budgétiser le coût de la prestation : le coût d’un coffre-fort électronique augmente avec le volume de documents à archiver…

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2 règles d’or au moment de ranger vos papiers :

  • Ne procrastinez pas ! Classez le document dès édition ou réception pour ne pas vous retrouver débordé.
  • Sécurisez vos données. Si vous optez pour un classement numérique, veillez à mettre en place un système de sécurité fiable. En cas de classement physique, restreignez l’accès pour éviter le vol ou la destruction de documents stratégiques.

La bonne gestion de votre administratif, un enjeu légal

L’administratif est une tâche inévitable, quelle que soit l’activité de l’entrepreneur. Etablir des devis, faire ses déclarations de TVA, remplir les déclarations d’impôt… Les papiers s’accumulent, et il est tentant de s’en débarrasser. Attention ! La loi vous oblige à conserver certains documents pendant une durée minimale. En cas de contrôle de l’administration ou de litige avec un tiers, vous disposez ainsi des justificatifs et preuves nécessaires.

Les délais légaux de conservation à respecter :

  • Conservez toutes vos pièces comptables pendant au moins 10 ans. Sont concernées les sociétés commerciales soumises aux obligations de tenue de comptabilité conforme, mais aussi les microentreprises pour leurs bons de commande, factures…
  • Les documents fiscaux doivent être conservés 6 ans minimum. Pensez à archiver vos justificatifs au moment de vos déclarations (IS ou IR, TVA, CFE…).
  • Vous êtes dirigeant de société commerciale ? Vous devez conserver vos PV d’AG pendant 5 ans minimum. Vous employez des salariés ? Gardez un double des bulletins de paie pendant au moins 5 ans. De même, tous vos contrats doivent être archivés pendant 5 ans à compter de leur conclusion.

A noter : les délais indiqués sont les durées minimales imposées par la loi. Vous pouvez dépasser ces durées de conservation, mais dans la limite de la réglementation RGPD. Si vos traitements incluent des données personnelles en effet, veillez à limiter le temps de stockage.

 


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