Ranger et classer ses dossiers

Maj le 17/02/2018 par l'équipe de Manager GO!

Comment classer ses documents ? Qui n'a pas passé des heures à chercher un dossier, un courrier... ? Le bon rangement de ses papiers permet une organisation optimum de son espace de travail. Il est ainsi plus facile de mettre la main sur le bon dossier le moment voulu.

Comment procéder ?  

Un premier axe est de classer ses dossiers selon leur type : frais, achats, personnels, etc. En effet, il est plus facile de retrouver directement les informations sur le même sujet, rassemblées dans un endroit commun sans devoir ouvrir tous les dossiers...

Sur votre bureau, ne conserver que les affaires en cours . Attention à ce que le dossier en question ne se retrouve pas pollué par des affaires sans terme défini... Plus la pochette sera fine, plus efficaces seront la consultation et le traitement. Pas question d'archive ici. Ce qui compte est l'opérationnel et la facilité d'accès à l'information. Le rangement c'est avant tout pouvoir accéder à l'information pertinente quand c'est nécessaire.

 

Que faire du courrier ? 

Un trieur est d'une grande utilité à condition qu'il ne se transforme pas en lieu de stockage permanent. Il doit rester une zone tampon à purger régulièrement et  non un simple réceptacle  si vous ne voulez pas qu'une lettre importante se retrouve perdue (et plus grave, oubliée) parmi les autres.  

Bref ne pas oublier que la finalité d'une organisation de classement est de pouvoir retrouver les documents utiles le moment venu. 

A lire plus bas des conseils simples et pratiques pour optimiser son classement de documents et améliorer son espace de travail : réussir son classement manuel, ce qu'il faut garder à portée de main, le rangement des dossiers informatiques...

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Que ce soit pour le classement ou pour la recherche de l'information, il est important de bien définir et maîtriser les termes employés.

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Conseils pour retrouver un dossier ou autres documents : principes d'un bon classement, le rangement des documents "physiques" (systèmes de classement, recherche d'un dossier...), destination des documents électroniques (fichiers, mails...).

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