Comment se faire entendre en réunion ?

Pourquoi savoir se faire entendre en réunion ?

La réunion reste le principal théâtre de la reconnaissance professionnelle. Savoir prendre la parole en réunion conditionne donc la visibilité d'un professionnel autant que le sort de ses idées.

Si vous n'arrivez pas ou n'osez pas - donner votre opinion lors d'un atelier de travail, si vos collègues vous coupent régulièrement la parole ("manterrupting", par exemple), ou bien encore si vous formulez de bonnes idées, mais percevez rapidement que personne ne vous écoute - pire : un collègue reprend ces concepts novateurs dans la foulée, se les attribue et se retrouve félicité par le groupe, si vos interlocuteurs ne comprennent pas ce que vous pensez avoir exprimé clairement, alors sans doute avez-vous besoin de travailler votre éloquence.

L'éloquence est cette aptitude à s'exprimer avec assurance et agilité, savoir jouer sur la palette des émotions afin de mieux convaincre, être à l'aise avec le regard d'autrui pour être écouté et entendu avec attention.

En entreprise, être capable d'exprimer ses idées et opinions de manière claire, que ce soit en réunion ou non, offre de nombreux avantages, parmi lesquels :

• asseoir son leadership,
• partager et faire accepter ses idées,
• faire preuve d'assertivité,
• exprimer son plein potentiel,
• renforcer sa confiance en soi,
• donner du sens à son travail,
• cultiver un certain bien-être en étant, dans sa mission, en adéquation avec soi-même,
• gagner la confiance de vos pairs et/ou collaborateurs,
• apporter sa pleine contribution à l'intelligence collective,
• etc.

Le silence, à l'inverse, coûte cher. Des idées utiles demeurent tout simplement non exprimées.

Ce qui empêche de prendre la parole en réunion

Trois familles d'obstacles reviennent : un blocage physique (le trac), un blocage social (la peur du jugement, les interruptions) et un blocage lié à la préparation. Identifier celui qui domine évite de s'épuiser sur les trois à la fois.

• Le trac physique : gorge serrée, respiration haute et débit accéléré dès les premières secondes.
• La peur du jugement : la crainte de poser une « question bête » l'emporte sur l'envie de contribuer.
• Les interruptions répétées, qui découragent durablement les prises de parole suivantes.
• L'absence de préparation : sans message clair, l'idée arrive au mauvais moment ou mal formulée.

Le trac se gère par la technique ; la peur du jugement se dissout par la répétition des prises de parole, même brèves.

7 conseils pour se faire entendre en réunion (ou ailleurs)

Que ce soit lors d'une session de travail, un meeting ou encore une présentation, être entendu demande une certaine maîtrise en matière de communication orale.

1. Travailler son langage non verbal

   En matière de communication, la forme du discours (les gestes, la posture, le ton, la musique du discours, etc.) compte tout autant - voire nettement plus - que le fond. Le langage non-verbal tient ainsi une place majeure dans nos échanges avec autrui :

   • Posez votre voix et tenez-vous droit.
   • Articulez, parlez suffisamment fort et distinctement.
   • Utilisez des mots simples et des données factuelles, vérifiables.
   • Soyez positif dans votre attitude et constructif dans vos remarques.
   • Donnez du rythme à vos interventions. Préférez les phrases courtes aux longs discours.
   • Regardez vos interlocuteurs dans les yeux, échangez non verbalement avec eux (regard, sourire, etc.).
   • Respirez pour évacuer votre nervosité. Une respiration abdominale, ample et basse, ralentit le débit et stabilise la voix juste avant l'intervention.

   Un levier complète cette liste : le silence. Une pause d'une seconde avant l'idée principale capte davantage l'attention qu'un mot appuyé.

   La communication non verbale joue un rôle prépondérant dans les échanges interpersonnels.

2. Renforcer sa confiance en soi

   Si vous doutez de vous-même ou paraissez peu sûr de vous, vos interlocuteurs le percevront et seront réticents avant même que vous n'ayez ouvert la bouche. Prudence de leur part que vous percevrez à votre tour et qui ébranlera davantage votre confiance. Le cercle vicieux est en marche.

   Ainsi, il est essentiel, pour être entendu, d'assumer pleinement ses avis et dires. Cela passe par une bonne confiance en soi et en ses compétences, connaissances, etc.

   Cette assurance se construit par l'entraînement bien plus que par la volonté. Répéter son intervention à voix haute, s'enregistrer pour repérer ses tics de langage, tester un argument auprès d'un collègue : ces mises en situation transforment l'appréhension en routine.

   Le doute et la confiance sont contagieux : être sûr de soi et de ses idées fait s'envoler les doutes chez autrui et inspire la confiance.

3. Préparer son intervention

   Vous devez savoir ce que vous allez dire précisément et à qui. Prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous allez intervenir et pesez vos mots.

   Une intervention structurée s'impose bien plus facilement qu'une improvisation. Trois temps suffisent : le constat, la proposition, le bénéfice attendu pour l'équipe. Ce format tient en une trentaine de secondes et résiste à l'interruption, puisque l'essentiel est délivré dès la première phrase.

   Employez des tournures positives et bannissez les justifications d'intervention et autres confusions. Attention aux mots qui induisent un sentiment négatif chez vos interlocuteurs avant même que vous n'ayez livré totalement votre message.

   Évitez ainsi d'employer des mots qui dénoncent un certain doute de votre part quant à ce que vous exprimez :

   • l'adjectif "petit" : "j'ai une petite question", "une petite information", "c'est un petit détail", "un petit souci", "une petite idée", etc.
   • les qualificatifs de jugement négatif : "question bête", "c'est sûrement stupide de ma part de penser ça, mais...", "c'est probablement une question absurde", etc.
   • les excuses : "je suis désolé de vous contredire...", "excusez-moi de le dire, mais...",
   • les affirmations incertaines : "je pense que..." - préférez "je sais que..." ou "je suis certain que..." ; bannissez les "je me trompe peut-être, mais..."

   Pour être entendu, il est essentiel de faire preuve d'assertivité.

4. Choisir le bon moment

   Il est crucial de savoir déceler le moment idéal pour exprimer ce que l'on a à dire. En effet, il est évident que vous courez au flop si vous faites un hors-sujet, que vous coupez la parole à l'un de vos collègues ou bien intervenez sur un item discuté bien en amont de la réunion. Car, même si certains auront entendu votre message, ils ne l'auront pas pour autant ni écouté ni retenu !

   Pour cela, il est essentiel de savoir, avant toute chose, écouter. Ecouter pleinement les autres. Vous ne pouvez espérer être entendu si vous-même ne faites pas l'effort de prêter une attention réelle et sincère à ce que vos collègues, collaborateurs ou proches disent. L'écoute active offre en prime un point d'accroche : reprendre les termes employés par un collègue avant d'enchaîner sur sa propre idée signale que l'intervention s'inscrit dans le fil de la discussion, et non à côté.

   Ecouter avant d'intervenir permet de choisir le moment opportun pour exprimer son message de manière efficace.

   PRATIQUE

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5. Oser parler haut et fort

   Peaufinez votre locution. Employez un vocabulaire affirmatif. Commencez petit : posez, par exemple, des questions relatives au sujet débattu avant de vous lancer dans de plus grandes allocutions. En prenant régulièrement et pertinemment la parole en réunion, vous prendrez de l'assurance.

   Deux réglages changent presque tout lorsqu'il s'agit de prendre la parole en réunion : le volume et le débit. Une voix qui porte suppose de projeter le son vers le fond de la salle plutôt que vers la table, et un débit légèrement ralenti laisse au groupe le temps d'assimiler l'idée.

   En prenant l'habitude d'intervenir régulièrement et astucieusement, vous prendrez davantage confiance en vous et oserez affirmer vos points de vue.

   Intervenir brièvement, régulièrement et pertinemment permet d'acquérir confiance et de faire preuve d'une réelle présence au sein du groupe.

6. Impliquer ses interlocuteurs dans sa vision

   Personne n'écoute attentivement un monologue qui dure de longues minutes. Ainsi, plus vous impliquerez vos interlocuteurs dans votre raisonnement, plus vous renforcerez le lien d'écoute entre eux et vous, plus vous serez à l'aise, mieux vous pourrez exprimer vos idées, avis, etc.

   N'hésitez pas à demander l'appui de vos collègues lorsque vous avancez un argument. Demandez-leur ce qu'ils en pensent. Incitez-les à interagir, poser des questions, débattre.

   Impliquer pour recueillir attention, écoute et engagement.

7. Remercier pour l'écoute

   Montrez à vos interlocuteurs que vous leur êtes reconnaissant pour leur écoute. Ils seront ensuite enclins à prêter une plus grande attention à ce que vous dites.

   Remercier les autres pour leur écoute est gage de respect et d'écoute future.

Stratégies utiles pour être entendu en réunion

Quelques astuces simples et faciles à mettre en place peuvent vous aider à mieux vous faire entendre en réunion :

• Noter noir sur blanc ce que vous souhaitez exprimer : cela vous servira, si vous avez tendance à oublier ce que vous souhaitiez dire (timidité ou bafouillage dû au stress), d'aide-mémoire, de support/soutien.
• Prendre rapidement la parole : parler tôt, ne serait-ce que pour poser une question simple, vous plonge dans les échanges et marque votre présence, alors que rester en retrait ne fait qu'augmenter votre invisibilité et votre angoisse à intervenir.
• Soutenir l'avis d'un collègue : supporter l'idée d'un collègue est simple, car cela ne demande pas grand engagement et engendre peu de responsabilités par rapport à ses propos. C'est une façon discrète d'entrer en piste. En outre, ce collègue saura vous renvoyer l'ascenseur en vous soutenant le moment venu.
• Poser des questions : il ne s'agit pas de questionner dans le vide, mais bien de poser des questions pertinentes en relation avec le sujet discuté. Un moyen d'oser prendre la parole sans s'exposer à un quelconque jugement quant à ses idées ou à une réaction négative de la part d'autrui.
• Assumer ses idées et les défendre : se montrer sûr de soi et non sur la défensive est un moyen efficace d'être pleinement entendu.
• Parler juste : utilisez le bon mot au bon moment. Restez correct, posé, positif et constructif dans vos échanges. Un refus argumenté de manière factuelle et posée sera entendu alors qu'un "Vous croyez que j'ai le temps pour ça?!" lancé violemment enclenchera malentendus, tensions et discorde.

Prendre la parole en visioconférence : ce qui change

À distance, les signaux faibles disparaissent : le regard croisé, le mouvement en avant qui annonce une intervention, le brouhaha d'approbation. Prendre la parole en réunion à distance suppose donc de compenser cette perte par des signaux explicites.

Une limite : ces réglages n'ont d'effet que si l'animateur régule réellement les tours de parole. Sans cadrage, la visio amplifie le poids des voix déjà dominantes.

Les erreurs qui font perdre l'attention du groupe

Certaines maladresses annulent le bénéfice d'une bonne préparation. Elles reviennent souvent chez celles et ceux qui redoutent de prendre la parole en réunion, et se corrigent vite dès qu'on les repère.

• Démarrer par une excuse ou une justification.
• Empiler plusieurs idées dans une même prise de parole.
• Terminer sa phrase sur une intonation montante, qui transforme l'affirmation en question.
• Parler pour occuper le terrain, sans apport réel pour le sujet débattu.

Une idée par intervention, une ouverture affirmative, une fin de phrase descendante : trois corrections qui changent la perception du groupe.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.