Optimiser son travail avec les 5S

Maj le 09/08/2019 par Raphaële GRANGER

Favoriser l'efficacité, limiter les pertes de temps inutiles, promouvoir l'ergonomie, responsabiliser, encourager l'amélioration continue... La démarche des 5S ne manque pas d'intérêts. Pourquoi et comment la mettre en place dans l'entreprise ?

Présentation de la méthode

Conçue dans le cadre du système de production de Toyota, la méthodologie tire son appellation de la première lettre de chacun des 5 verbes d'action japonais résumant les tâches essentielles à mener pour améliorer son environnement et gagner ainsi en efficacité :

  • Seiri : trier, supprimer l'inutile,
  • Seiton : ranger, classer, rendre le poste et l'environnement de travail ergonomiques,
  • Seiso : nettoyer, remettre en état,
  • Seiketsu : maintenir l'ordre et la propreté mises en place avec les 3 premiers "S", rendre le process quotidien et évident,
  • Shitsuke : suivre et contrôler l'application de la méthode, encourager les efforts.

En Anglais, on la trouve sous le nom "5S' system" - Sort, Straigthen, Standardize, Shine, Sustain. La version française prend l'appellation "ORDRE" pour Ordonner, Ranger, Dépoussiérer, Rendre évident, Être rigoureux.

L'ordre des actions est important. On commence par débarrasser (Seiri) pour finir par le maintien de la rigueur concernant les bonnes habitudes nouvellement acquises (Shitsuke).

 

Objectifs et enjeux

Chaque étape - chaque action correspondant à un "S" spécifique - a un objectif qui lui est propre. La démarche dans son ensemble revêt également des intérêts plus généraux pour les collaborateurs, l'équipe voire l'entreprise tout entière, parmi lesquels :

  • améliorer le bien-être et les conditions de travail,
  • limiter les pertes de temps et d'énergie liées à un environnement mal organisé et/ou sale,
  • réduire les risques tant psychosociaux que d'accidents du travail, notamment dans les ateliers (absence de pièces qui trainent, etc.),
  • augmenter l'efficacité personnelle et collective, notamment dans les équipes projet,
  • favoriser la concentration ,
  • responsabiliser les salariés, 
  • augmenter la qualité des résultats ,
  • etc.

 

5S

 

Applications de la méthode 5S

NOUVEAU

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Conçu originalement pour l'organisation des ateliers de production, cet outil est aujourd'hui utilisé pour l'optimisation de tout espace professionnel. En premier lieu, les bureaux ainsi que pour l'efficacité personnelle de chacun.

Il est applicable à tout type d'entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité et peut s'implémenter dans les services ou à titre individuel.

Mise en oeuvre d'une opération 5S

Tout commence par une formation aux 5 étapes. Un stade important pour comprendre ce que les collaborateurs vont devoir faire par la suite.

Les managers fixent des règles et principes de rangement : affectation de zones de stockage, outils de classement à disposition, voire objectifs de mise au rebut ou politique de recyclage.

Pour impliquer les employés, ces actions prennent généralement la forme de "grandes messes" dans le but de créer une certaine émulation.

Seiri - Trier

L'idée est de se débarrasser du superflu, supprimer tout ce qui n'a pas/plus sa place. Il est essentiel d'agir de manière logique :

  1. Jeter ou recycler lorsque possible tout ce qui n'a pas été utilisé depuis plus d'un an et ne sera plus utilisé,
  2. De ce qui reste, remiser, archiver ce qui sert moins d'une fois par mois,
  3. De ce qui reste, ranger à proximité ce qui sert moins d'une fois par semaine (armoire de bureau, étagère, etc.),
  4. De ce qui reste, ranger sur le poste de travail ce qui sert moins d'une fois par jour (tiroir de bureau, etc.),
  5. De ce qui reste, garder sur le bureau directement à vue, mais rangé ce qui sert moins d'une fois par heure (classeurs sur le bureau, banettes, pots à crayons, etc.),
  6. Tout ce qui sert au moins une fois par heure est à portée de main voire sur le collaborateur (ordinateur, téléphone, oreillettes, casque audio, lunettes, etc.).

Seiton - Ranger

Découlant logiquement de l'étape précédente, vient le rangement. Il s'agit ici de concevoir un espace de travail ergonomique et efficace où chaque chose à une place bien définie facilitant son utilisation. Ainsi : 

  • ranger son espace de travail - bureau et pièce - de manière ergonomique (en fonction de l'espace à disposition, des individus présents dans la même pièce, des ouvertures, de l'utilisation, du volume ou du poids des objets, etc.)
  • définir des règles de rangement claires et précises,
  • rendre logiques les emplacements de rangement des outils et du matériel (en fonction de leur fréquence d'utilisation, leur emplacement d'utilisation, etc.),
  • classer les dossiers par couleurs correspondant à un code défini préalablement et partagé de tous,
  • garder les règles de rangement visibles, accessibles à tous.

Seiso - Nettoyer

Une fois tout rangé, il est plus facile de nettoyer les lieux. La propreté est un élément important du principe. Le nettoyage permet d'éviter des dysfonctionnements pour ce qui concerne les biens de production, sécurise les lieux et rend le cadre de travail sein. Il est ici indiqué de :

  • nettoyer, dépoussiérer, décrasser les objets et le matériel,
  • inspecter, détecter les anomalies et y remédier,
  • réparer, remettre en état,
  • faciliter le nettoyage.

Seiketsu - Maintenir l'ordre

Une fois que tout est trié, rangé et nettoyé, il convient de maintenir ce nouvel ordre. C'est l'objectif de ce 4ème "S" : 

  • rappeler que le tri, le rangement et le nettoyage doivent être réalisés quotidiennement et non de manière très ponctuelle.

Shitsuke - Suivre

Cette méthode n'est efficace que si ses préceptes illustrés par les 4S précédents sont respectés. C'est le sens de ce 5ème S :

  • s'assurer que la méthodologie est rigoureusement appliquée en maintenant la motivation, l'énergie et le dynamisme des troupes à ce sujet à son maximum.

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