La méthode Zen To Done pour une organisation optimale

Vous connaissiez l' outil d'organisation personnelle Getting Things Done , en voici une déclinaison complémentaire simple et pratique basée sur 10 habitudes à adopter pour être plus efficace et mieux organisé dans votre quotidien, qu'il soit personnel ou professionnel.

Présentation de la méthode ZTD

La démarche trouve son inspiration auprès de sa grande sœur, la méthode GTD. À l'instar de cette dernière, elle mise sur l'adoption de nouvelles habitudes pour augmenter son efficacité au quotidien. Toutefois, elle privilégie l'action au présent plutôt que la planification ainsi que la concentration sur une seule habitude sur laquelle travailler avant de passer à la suivante.

Créée par Léo Babauta, journaliste et père bien occupé de 6 enfants, la méthode se veut avant tout pragmatique. Dépassé par les dizaines de choses qu'il avait à faire, il oubliait régulièrement certains éléments et était finalement relativement improductif. Il changea petit à petit ses habitudes et développa ainsi la méthode ZTD.

L'objectif étant de consacrer suffisamment de temps à l'appropriation et la mise en pratique d'une habitude avant de passer à une autre. Ce, pour éviter de se disperser dans tous les sens tout en sachant que l'on aura du mal à atteindre tous les objectifs fixés.

Léo Babauta affirme qu'il vaut mieux se fixer un objectif de nouvelle habitude par an, quitte à le décomposer en plusieurs sous-objectifs, et s'y tenir plutôt que d' espérer pouvoir changer plusieurs comportements en même temps et très rapidement se sentir dépassé, voire surmené !

Avantages de ZTD

La méthode est complémentaire de NERAC et GTD , 2 autres outils d'optimisation d'organisation et d'efficacité et comporte ses avantages, comme : 

• se concentrer sur une habitude à travailler à la fois,
• privilégier l'action : atteindre ses objectifs simplement et efficacement,
• planifier et organiser de manière plus structurée,
• simplifier les choses autant que possible,
• donner davantage d'importance à l' atteinte des objectifs les uns après les autres. L'important n'étant pas le temps passé à les atteindre - dans la limite du raisonnable, mais bien le fait d'y parvenir.

 

Les 10 habitudes de la méthode Zen To Done

Chacune des 10 habitudes définies dans la démarche doit être travaillée et mise en place les unes à la suite des autres. L'idée est de rester concentré sur l'une d'elles pendant 1 mois afin de l'étudier et la mettre en pratique de manière efficace avant de passer à la suivante.

Vous n'êtes pas obligé de travailler les 10 habitudes. Repérez celles qui vous correspondent le plus ou que vous avez concrètement besoin de développer et privilégiez-les. Vous pouvez procéder dans l'ordre qui vous convient, du moment que vous vous concentrez sur un élément à la fois.

1. Collecter

   Comme dans la cadre de nombreuses méthodes d'organisation, la première habitude à prendre est de noter systématiquement et au fur et à mesure qu'elles se présentent, les missions confiées et/ou à mener. Ce peut être sur un carnet toujours à portée de main, via 1 application smartphone, un cloud, etc. Il est important d'avoir un outil simple, facile à utiliser et à transporter où que vous soyez. L'essentiel étant de pouvoir noter partout et tout le temps sur un seul et même support. 

   L'objectif est de réunir en un seul endroit la liste des tâches que vous avez à accomplir afin de libérer votre esprit du poids des choses à ne pas oublier ainsi que des éventuelles confusions entre les délais, le timing, etc. ou bien encore éviter de perdre certains post-its ou autres petits bouts de papier sur lesquels vous aviez noté des informations importantes quant à une tâche particulière.

2. Traiter

   Il s'agit ensuite de prendre une décision rapide face à tous les éléments collectés afin de ne pas laisser s'accumuler les tâches, les mails, les courriers, etc. Dans son approche, Léo Babauta suggère ainsi de s'occuper des informations quotidiennement en procédant ainsi :

   • traiter sur-le-champ ce qui peut l'être et qui ne prend que peu de temps (moins de quelques minutes) : réponse simple et rapide à un mail, un courrier, etc. ; classement de documents ; etc. 
   • supprimer ce qui n'a pas lieu d'être : documents traités, brouillons, mails sans intérêt, etc.
   • déléguer ou planifier ce qui ne peut être fait sur le moment (vous pouvez pour ce faire utiliser la matrice d'Eisenhower ).

   L'objectif est de ne plus rien avoir dans votre centre de collecte - boite de réception mails, pile de papiers, carnet, etc.

3. Planifier

   Cette habitude consiste à établir de manière hebdomadaire la liste de vos tâches les plus importantes . Par ailleurs, quotidiennement, établir le top 3 parmi ces éléments importants : 3 choses que vous tenez à réaliser plus que les autres et que vous allez immédiatement planifier dans votre agenda du jour de manière à concrètement les accomplir le plus rapidement possible.

   L'idée étant de vous y atteler dès le début de votre journée afin de vous en débarrasser le plus rapidement possible et passer à autre chose. La planification permet de limiter la procrastination et de voir de manière claire ce qui a été accomplir et ce qui reste à faire.

4. Agir

   Cette méthode préconise un mode de fonctionnement séquentiel : traitez une seule chose à la fois en concentrant toute votre énergie et votre attention sur une seule tâche. Si vous avez du mal à cela, vous pouvez notamment vous appuyer sur la méthode Pomodoro qui permet de focaliser son attention pendant un laps de temps défini.

       Astuce : limitez les interruptions afin d'être le plus efficace possible  : coupez la sonnerie de votre smartphone ainsi que vos diverses notifications, renvoyez votre ligne fixe vers le poste d'un collaborateur, fermez la porte de votre bureau, etc.

5. Un outil simple et fiable

   Dans le cadre d'une démarche Zen To Done, il est important de mettre en place un système simple, efficace, adapté à votre fonctionnement et fiable.

   Prenez le temps de réfléchir posément avant de vous lancer dans l'utilisation de tel ou tel processus, car une fois votre habitude enclenchée, il vous sera délicat d'en changer. L'outil pour lequel vous opterez doit être simple d'utilisation, accessible en tout lieu et à toute heure, fiable, et permettre des mises à jour régulières sans crainte de perte de données.

6. Organiser

   Votre environnement doit être propice au travail, votre organisation simple, structurée et efficace. Votre espace de travail se doit d'être le plus ergonomique possible .

   Désencombrez votre bureau - pièce et plan de travail, nettoyez votre ordinateur (supprimez les fichiers superflus, obsolètes ou les doublons, etc.) , mettez à la poubelle - physique ou virtuelle - tout ce qui est inutile, alourdit l'espace et perturbe votre cerveau.

   Rangez, triez, classez vos documents - cela passe également par un classement finement structuré de vos fichiers numériques, mails, etc. Cela permet de libérer votre esprit du poids de ces éléments que vous savez devoir ranger et vous évitera de chercher un document pendant des heures.

       Votre environnement de travail doit être ergonomique, structuré, visuellement apaisant et propice à la concentration. 

7. Faire le point

   Une des bases de la méthode ZTD est de toujours garder son système opérationnel et à jour. Pour ce faire, il est essentiel de régulièrement :

   • vous assurer que vos tâches prioritaires sont bien intégrées à votre agenda,
   • faire le point sur vos tâches, vos avancées, vos échéances,
   • optimiser votre agenda,
   • actualiser vos objectifs à long terme.

8. Simplifier

   Un autre fondement de la méthode est la simplification. Dans les procédés, mais également dans les objectifs. Léo Babauta propose ainsi de :

   • Limiter son nombre de tâches : faites le tri parmi tous les éléments que vous avez inscrits. Certains se recoupent, d'autres sont futiles. Priorisez . Il est primordial de savoir vous concentrer sur l'essentiel et ce qui est le plus important. 
   • Savoir dire non : ne prenez pas l'engagement de faire quelque chose qui vous mettra dans l'embarras ou pèsera sur le reste de votre travail à moins que cela ne soit une obligation, une priorité absolue ou une urgence.
   • Réduire les dispersions : centrez-vous sur l'essentiel, évitez de vous éparpiller en vous abonnant à de trop nombreuses sources d'informations. Privilégiez la qualité à la quantité.

9. Mettre en place des rituels

   Une clé pour réussir à changer ses habitudes est d 'instaurer des routines dans son quotidien. Ces rituels réguliers vont forceront à accomplir certaines choses, vous rassureront quant au fait que vous progressez, mais vous feront également gagner en efficacité. Ils peuvent :

   • lancer le début de votre journée : vérifier votre agenda, définir vos 3 tâches quotidiennes importantes, etc.
   • clôturer votre journée de travail : mettre à jour votre matrice NERAC , préparer les dossiers du lendemain, etc.
   • rythmer votre travail tout au long de la journée : horaires spécifiques dédiés au traitement de vos emails, etc.

10. Trouver sa passion

    Le plaisir rend les tâches moins contraignantes et transforme le travail. En occupant une fonction qui vous enchante et vous correspond, vous gagnerez en efficacité. Par ailleurs, si vous avez une passion, un hobby, vous mettrez un point d'honneur à bannir la procrastination et terminer vos différentes tâches afin de pouvoir y consacrer du temps. Ce sera votre motivation, votre récompense pour le travail accompli.

    L'objectif est ainsi de définir ce qui vous motive, ce qui vous donne de l'énergie, vous passionne et d'en faire sinon votre carrière, un passe-temps auquel vous vous efforcerez de vous tenir afin de maintenir votre équilibre intérieur.