Méthode Zen To Done (ZTD) : 10 habitudes pour une productivité maximale

ZTD - L'essentiel 

Face aux nombreuses distractions et interruptions qui parsèment nos journées, savoir fixer ses priorités devient crucial pour être efficace. Vous connaissiez l'outil d'organisation personnelle Getting Things Done, en voici une déclinaison complémentaire simple et pratique basée sur 10 habitudes à adopter pour être plus efficace et mieux organisé dans votre quotidien, qu'il soit personnel ou professionnel.

Dans un monde où les voleurs de temps se multiplient et où la productivité devient un enjeu majeur, cette méthode offre une approche structurée pour mieux gérer votre planning au quotidien.

Qu'est-ce que la méthode Zen To Done ?

La démarche trouve son inspiration auprès de sa grande sœur, la méthode GTD. À l'instar de cette dernière, elle mise sur l'adoption de nouvelles habitudes pour augmenter son efficacité au quotidien. Toutefois, elle privilégie l'action au présent plutôt que la planification ainsi que la concentration sur une seule habitude sur laquelle travailler avant de passer à la suivante.

Cette approche permet de gérer son planning de manière plus intuitive, en évitant de perdre du temps dans des systèmes trop complexes. Créée par Léo Babauta, journaliste et père bien occupé de 6 enfants, la méthode se veut avant tout pragmatique. Dépassé par les dizaines de choses qu'il avait à faire, il oubliait régulièrement certains éléments et était finalement relativement improductif. Il changea petit à petit ses habitudes et développa ainsi la méthode ZTD.

Pour planifier son travail efficacement, Léo Babauta affirme qu'il vaut mieux se fixer un objectif de nouvelle habitude par an, quitte à le décomposer en plusieurs sous-objectifs, et s'y tenir plutôt que d'espérer pouvoir changer plusieurs comportements en même temps et très rapidement se sentir dépassé, voire surmené !

Les avantages concrets de ZTD pour votre gestion du temps

La méthode est complémentaire de NERAC et GTD, 2 autres outils d'optimisation d'organisation et d'efficacité et comporte ses avantages, comme :

• se concentrer sur une habitude à travailler à la fois,
• privilégier l'action : atteindre ses objectifs simplement et efficacement,
• planifier et organiser de manière plus structurée,
• simplifier les choses autant que possible,
• donner davantage d'importance à l'atteinte des objectifs les uns après les autres. L'important n'étant pas le temps passé à les atteindre - dans la limite du raisonnable, mais bien le fait d'y parvenir.

Ces avantages permettent de créer des créneaux de temps productif tout en préservant votre temps libre, un équilibre essentiel pour maintenir une productivité durable.

Les 10 habitudes essentielles de la méthode Zen To Done

Pour organiser son temps efficacement et éviter les imprévus qui désorganisent votre journée, ZTD propose un système progressif. Chacune des 10 habitudes définies dans la démarche doit être travaillée et mise en place les unes à la suite des autres. L'idée est de rester concentré sur l'une d'elles pendant 1 mois afin de l'étudier et la mettre en pratique de manière efficace avant de passer à la suivante.

Cette approche séquentielle permet d'éviter les distractions et de véritablement ancrer chaque habitude dans votre routine. Vous n'êtes pas obligé de travailler les 10 habitudes. Repérez celles qui vous correspondent le plus ou que vous avez concrètement besoin de développer et privilégiez-les. Vous pouvez procéder dans l'ordre qui vous convient, du moment que vous vous concentrez sur un élément à la fois.

1. Collecter : première étape pour classer vos tâches efficacement

   Comme dans la cadre de nombreuses méthodes d'organisation, la première habitude à prendre est de noter systématiquement et au fur et à mesure qu'elles se présentent, les missions confiées et/ou à mener. Ce peut être sur un carnet toujours à portée de main, via 1 application smartphone, un cloud, etc. Il est important d'avoir un outil simple, facile à utiliser et à transporter où que vous soyez. L'essentiel étant de pouvoir noter partout et tout le temps sur un seul et même support.

   Cette étape cruciale vous permet de capturer toutes les tâches productives potentielles avant de les hiérarchiser. L'objectif est de réunir en un seul endroit la liste des tâches que vous avez à accomplir afin de libérer votre esprit du poids des choses à ne pas oublier ainsi que des éventuelles confusions entre les délais, le timing, etc. ou bien encore éviter de perdre certains post-its ou autres petits bouts de papier sur lesquels vous aviez noté des informations importantes quant à une tâche particulière.

2. Traiter : gérer votre planning sans procrastiner

   Pour éviter de perdre du temps, il est essentiel de traiter rapidement les informations collectées. Il s'agit ensuite de prendre une décision rapide face à tous les éléments collectés afin de ne pas laisser s'accumuler les tâches, les mails, les courriers, etc. Dans son approche, Léo Babauta suggère ainsi de s'occuper des informations quotidiennement en procédant ainsi :

   • traiter sur-le-champ ce qui peut l'être et qui ne prend que peu de temps (moins de quelques minutes) : réponse simple et rapide à un mail, un courrier, etc. ; classement de documents ; etc.
   • supprimer ce qui n'a pas lieu d'être : documents traités, brouillons, mails sans intérêt, etc.
   • déléguer ou planifier ce qui ne peut être fait sur le moment (vous pouvez pour ce faire utiliser la matrice d'Eisenhower).

   L'objectif est de ne plus rien avoir dans votre centre de collecte - boite de réception mails, pile de papiers, carnet, etc.

3. Planifier : identifier vos cailloux et tâches urgentes

   Cette habitude consiste à établir de manière hebdomadaire la liste de vos tâches les plus importantes. Par ailleurs, quotidiennement, établir le top 3 parmi ces éléments importants : 3 choses que vous tenez à réaliser plus que les autres et que vous allez immédiatement planifier dans votre agenda du jour de manière à concrètement les accomplir le plus rapidement possible.

   Ces "cailloux" représentent vos priorités absolues, celles qui font vraiment avancer vos projets. En les identifiant clairement dans vos agendas, vous évitez de les noyer parmi les tâches urgentes mais moins importantes. L'idée étant de vous y atteler dès le début de votre journée afin de vous en débarrasser le plus rapidement possible et passer à autre chose. La planification permet de limiter la procrastination et de voir de manière claire ce qui a été accomplir et ce qui reste à faire.

4. Agir : maximiser votre temps productif

   Cette méthode préconise un mode de fonctionnement séquentiel : traitez une seule chose à la fois en concentrant toute votre énergie et votre attention sur une seule tâche. Si vous avez du mal à cela, vous pouvez notamment vous appuyer sur la méthode Pomodoro qui permet de focaliser son attention pendant un laps de temps défini.

   Pour optimiser votre emploi du temps et éviter toute interruption nuisible, travaillez en blocs de temps dédiés. Les voleurs de temps comme les notifications peuvent réduire votre productivité de 40% selon une étude de l'Université de Californie (2019).

   Astuce : limitez les interruptions afin d'être le plus efficace possible : coupez la sonnerie de votre smartphone ainsi que vos diverses notifications, renvoyez votre ligne fixe vers le poste d'un collaborateur, fermez la porte de votre bureau, etc.

5. Un outil simple et fiable pour vos tâches accomplies

   Dans le cadre d'une démarche Zen To Done, il est important de mettre en place un système simple, efficace, adapté à votre fonctionnement et fiable.

   Ce système doit vous permettre de suivre vos tâches accomplies et celles en cours, tout en restant suffisamment simple pour ne pas devenir une charge supplémentaire. Prenez le temps de réfléchir posément avant de vous lancer dans l'utilisation de tel ou tel processus, car une fois votre habitude enclenchée, il vous sera délicat d'en changer. L'outil pour lequel vous opterez doit être simple d'utilisation, accessible en tout lieu et à toute heure, fiable, et permettre des mises à jour régulières sans crainte de perte de données.

6. Organiser : créer un environnement propice à la productivité

   Votre environnement doit être propice au travail, votre organisation simple, structurée et efficace. Votre espace de travail se doit d'être le plus ergonomique possible.

   Un espace désorganisé génère des distractions constantes qui nuisent à votre capacité à fixer vos priorités. Désencombrez votre bureau - pièce et plan de travail, nettoyez votre ordinateur (supprimez les fichiers superflus, obsolètes ou les doublons, etc.), mettez à la poubelle - physique ou virtuelle - tout ce qui est inutile, alourdit l'espace et perturbe votre cerveau.

   Rangez, triez, classez vos documents - cela passe également par un classement finement structuré de vos fichiers numériques, mails, etc. Cela permet de libérer votre esprit du poids de ces éléments que vous savez devoir ranger et vous évitera de chercher un document pendant des heures. Voir aussi les fameux 5S.

   Votre environnement de travail doit être ergonomique, structuré, visuellement apaisant et propice à la concentration.

7. Faire le point : Actualiser votre gestion des priorités

   Une des bases de la méthode ZTD est de toujours garder son système opérationnel et à jour. Pour ce faire, il est essentiel de régulièrement :

   • vous assurer que vos tâches prioritaires sont bien intégrées à votre agenda,
   • faire le point sur vos tâches, vos avancées, vos échéances,
   • optimiser votre agenda,
   • actualiser vos objectifs à long terme.

   Cette révision hebdomadaire vous permet d'ajuster vos créneaux de travail et de mieux gérer les imprévus qui peuvent survenir.

8. Simplifier : Éliminer les tâches non productives

   Un autre fondement de la méthode est la simplification. Dans les procédés, mais également dans les objectifs. Léo Babauta propose ainsi de :

   • Limiter son nombre de tâches : faites le tri parmi tous les éléments que vous avez inscrits. Certains se recoupent, d'autres sont futiles. Priorisez. Il est primordial de savoir vous concentrer sur l'essentiel et ce qui est le plus important.
   • Savoir dire non : ne prenez pas l'engagement de faire quelque chose qui vous mettra dans l'embarras ou pèsera sur le reste de votre travail à moins que cela ne soit une obligation, une priorité absolue ou une urgence.
   • Réduire les dispersions : centrez-vous sur l'essentiel, évitez de vous éparpiller en vous abonnant à de trop nombreuses sources d'informations. Privilégiez la qualité à la quantité.

   En simplifiant, vous libérez du temps-libre tout en augmentant votre efficacité sur les certaines tâches vraiment importantes.

9. Mettre en place des rituels pour structurer votre emploi du temps

   Une clé pour réussir à changer ses habitudes est d'instaurer des routines dans son quotidien. Ces rituels réguliers vont forceront à accomplir certaines choses, vous rassureront quant au fait que vous progressez, mais vous feront également gagner en efficacité. Ils peuvent :

   • lancer le début de votre journée : vérifier votre agenda, définir vos 3 tâches quotidiennes importantes, etc.
   • clôturer votre journée de travail : mettre à jour votre matrice NERAC, préparer les dossiers du lendemain, etc.
   • rythmer votre travail tout au long de la journée : horaires spécifiques dédiés au traitement de vos emails, etc.

   Ces rituels créent une structure qui vous aide à planifier votre travail de manière automatique et à hiérarchiser naturellement vos activités.

10. Trouver sa passion : La clé ultime de la productivité

    Le plaisir rend les tâches moins contraignantes et transforme le travail. En occupant une fonction qui vous enchante et vous correspond, vous gagnerez en efficacité. Par ailleurs, si vous avez une passion, un hobby, vous mettrez un point d'honneur à bannir la procrastination et terminer vos différentes tâches afin de pouvoir y consacrer du temps. Ce sera votre motivation, votre récompense pour le travail accompli.

    L'objectif est ainsi de définir ce qui vous motive, ce qui vous donne de l'énergie, vous passionne et d'en faire sinon votre carrière, un passe-temps auquel vous vous efforcerez de vous tenir afin de maintenir votre équilibre intérieur.

Comment implémenter ZTD pour être efficace au quotidien

Pour réussir à intégrer la méthode ZTD dans votre quotidien et véritablement améliorer votre gestion du temps, commencez par identifier les habitudes qui répondent le mieux à vos défis actuels. Si vous avez tendance à perdre du temps avec les interruptions, focalisez-vous d'abord sur l'habitude "Agir". Si vos agendas sont chaotiques, commencez par "Planifier".

Conclusion : transformez votre productivité avec ZTD

La méthode ZTD offre une approche progressive et bienveillante pour améliorer votre productivité. En travaillant une habitude à la fois, vous évitez la surcharge et construisez un système durable pour mieux gérer votre temps et vos priorités. Que vous cherchiez à organiser votre emploi du temps, à réduire les interruptions ou à accomplir plus de tâches productives, ZTD vous fournit un cadre flexible et efficace.

Commencez dès aujourd'hui par choisir votre première habitude et engagez-vous pour 30 jours. Votre future productivité vous remerciera.

FAQ : Questions fréquentes sur la méthode ZTD

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.