Gestion de vos emails : les meilleures pratiques

Maj le 17/02/2018 par l'équipe de Manager GO!

Mal gérés les emails deviennent contre-productifs et source de stress alors qu'ils ont pour fonction première de vous aider à être plus efficace. Cette page fait le point sur les meilleures pratiques à suivre pour ne pas vous laisser déborder avec votre messagerie.

Des règles simple à suivre... et s'y tenir !

Paramétrez votre boite pour relever le courrier toutes les 15min.

Le but est d'éviter de vous laisser distraire lorsque vous êtes sur une autre tâche . Si votre activité le permet, l'idéal est de réserver une ou plusieurs périodes dans la journée pour traiter vos emails. 

Gérez immédiatement les nouveaux emails

Lorsque vous consultez la boite de réception, gérez les nouveaux arrivés selon 4 types d'action :

  • supprimer les messages inutiles (accusé de réception, pub...),
  • traiter immédiatement si l'action prend moins de 2min,
  • transférer les messages qui doivent être gérés par une autre personne,
  • classer dans le répertoire approprié si l'action ne peut pas être faite immédiatement ou bien lorsqu’elle est déjà en cours (voir l'organisation des dossiers ci-après).

L'objectif est d'avoir une boite de réception vide de tout email.

Utilisez les répertoires pour classer vos emails

Voici des exemples de dossiers : Urgent  - En cours A faire plus tard . Concernant le traitement des emails urgents ou critiques, une alternative consiste à les conserver dans la boite de réception. Attention de tout de même à ce qu'ils ne se trouvent pas noyés avec les nouveaux.

L'utilisation de répertoire implique une discipline hors pair . Par exemple le dossier "Urgent" doit être passé en revue chaque jour. "A faire plus tard" et "En cours", une fois par semaine (au minimum et plus lorsque vous avez des trous dans votre emploi du temps). Une fois par mois, consacrez du temps pour faire une revue complète des dossiers, e t prendre des positions. 

Désabonnez-vous des newsletters inutiles

"Evident" nous diriez-vous, mais encore faut-il prendre le temps de le faire !

3 derniers conseils pour finir

  • Pour recevoir moins d'emails, l'astuce est d'en envoyer moins ... Réfléchissez bien avant de poster un email
  • Pour le bien de vos collègues, ne pas abuser du "répondre à tous".  
  • N'oubliez pas qu' un appel téléphonique permet souvent de gagner du temps  pour éviter de multiples échanges de mails. La messagerie instantanée (ou chat) est une alternative également intéressante lorsque de nombreux petits échanges sont nécessaire pour traiter un sujet.

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Articles

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Keljob Ces trois pros de l'email ont des conseils à vous donner pour mieux gérer votre boîte

Voici un partage d'expérience revenant sur certaines bonnes pratiques énoncées sur cette page : priorisation, tendre vers une boite de réception avec 0 message, réserver du temps pour traiter les nouveaux entrants... 

L'OBS


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