Loi de Parkinson : comprendre le piège… et l’exploiter pour gagner en efficacité pro

Loi de Parkinson : le principe

Selon cette loi, « le travail s'étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement ». C'est-à-dire que plus on dispose de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendra du temps.

Par exemple, si on dispose d'une journée pour accomplir une tâche qui pourrait être faite en une heure, inconsciemment on va utiliser le temps alloué, c'est-à-dire la journée pour la réaliser.

La loi de Parkinson a été énoncée en 1955 par Cyril Northcote Parkinson, économiste et historien britannique, dans un article dans The Economist. Il illustre sa théorie avec l'histoire d'une femme âgée disposant d'une journée pour réaliser une seule tâche : envoyer une carte postale - une tâche qui prendrait environ trois minutes à une personne occupée. Mais cette femme passe une heure à trouver la carte, une autre à chercher ses lunettes, une demi-heure à chercher l'adresse, 75 minutes à écrire la carte, 20 minutes à décider si elle doit ou non prendre un parapluie pour se rendre à la boîte aux lettres... Alors que pour quelqu'un ne disposant pas de ce temps libre, cela prendrait quelques minutes.

Ce mécanisme est profondément ancré dans la psychologie humaine : sans contrainte temporelle claire, le cerveau étend naturellement l'effort pour occuper le temps disponible. 

Quels enseignements tirer de la loi de Parkinson ?

Contrairement aux outils et méthodes pour gérer son temps, la connaissance de la loi de Parkinson n'apporte pas de solutions. En revanche, elle permet de comprendre les impacts d'une affectation trop large d'un temps réservé à une activité.

C'est un point important, car l'ayant en tête que ce soit pour votre propre organisation ou celle de votre équipe, vous êtes conscient de l'importance de calibrer le temps réservé à l'exécution d'un travail, et donc de ne pas laisser des délais trop longs à ses collaborateurs pour remplir une mission.

Concrètement, appliquer la loi de Parkinson à sa gestion du temps revient à poser une question simple avant de démarrer : quel est le temps minimum réaliste pour accomplir cette tâche ? Fixer un délai resserré, mais raisonnable, force à se concentrer sur l'essentiel et à éliminer les activités à faible valeur ajoutée qui gonflent artificiellement la durée d'exécution.

La loi de Parkinson et le management d'équipe

Au-delà de l'organisation personnelle, les managers ont tout intérêt à s'intéresser à la loi de Parkinson dans le management de leur équipe. En effet, fixer des délais clairs et calibrés à ses collaborateurs n'est pas une forme de pression : c'est un levier de performance. Un collaborateur à qui l'on confie une mission avec un délai de trois semaines alors qu'elle en nécessite une aura tendance à étaler son travail. Souvent sans même s'en rendre compte.

Quelques pratiques pour appliquer la loi de Parkinson dans la gestion d'équipe :

• Définir des délais réalistes mais resserrés lors de la délégation de tâches.
• Organiser des points d'avancement réguliers pour maintenir la dynamique et éviter la dilution de l'effort.
• Encourager les collaborateurs à estimer eux-mêmes la durée nécessaire à leurs missions.
• Éviter de laisser des plages de travail non structurées sans objectifs précis à atteindre.

Comment estimer le temps nécessaire à l'exécution d'une tâche ?

Il ne s'agit pas pour autant de fixer des délais déraisonnables. Chaque activité nécessite un temps incompressible pour la réaliser. Même s'il peut être compliqué d'évaluer ce temps, il ne faut pas pour autant tomber dans l'excès inverse en mettant trop de pression sur son équipe ou bien sur soi-même.

Pour estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche, voici des étapes à suivre :

1. Décomposer la tâche : diviser le travail en sous-tâches plus petites. Chaque sous-tâche sera alors plus facile à estimer.

2. Estimer chaque sous-tâche individuellement : pour chaque sous-tâche, faites une estimation du temps nécessaire à son achèvement. Fiez-vous à votre expérience précédente, au besoin. Ou encore, sollicitez l'avis d'un collègue qui a pu dans le passé effectuer directement le même travail ou bien l'avoir délégué.

3. Prévoir des imprévus : ajoutez une marge supplémentaire pour tenir compte des interruptions inattendues, des problèmes qui peuvent survenir, etc. Une règle courante est d'ajouter environ 10-20% de temps en plus de votre estimation initiale.

4. Valider l'estimation : comparer l'estimation avec des tâches similaires effectuées dans le passé pour vérifier si le temps alloué est réaliste.

5. Réexaminer régulièrement l'estimation : une fois que la tâche a commencé, assurez-vous de vérifier régulièrement son avancement par rapport à l'estimation initiale. Si nécessaire, révisez l'estimation.

L'estimation du temps est un art et non une science exacte. Avec l'expérience, vous deviendrez de plus en plus précis dans vos estimations.

Une erreur fréquente consiste à estimer en conditions idéales : aucune interruption, concentration maximale, toutes les informations disponibles d'emblée. Or le quotidien professionnel est rarement aussi lisse. Intégrer dès le départ une marge de 10 à 20 % selon la complexité permet de travailler plus efficacement sans subir la pression des délais impossibles à tenir.

Comment être productif en gérant bien son temps ?

La loi de Parkinson met en exergue l'importance d'une gestion efficace du temps et de l'organisation pour augmenter notre productivité personnelle et gagner en efficacité.

Il est indispensable d'adopter certaines pratiques et principes pour organiser son temps :

• Prioriser vos tâches en identifiant celles qui sont réellement urgentes et importantes. Pour ce faire, il peut être utile de créer une liste de choses à faire afin de maintenir une vue d'ensemble de ce qui doit être accompli. L'utilisation de la matrice d'Eisenhower est utile pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. La loi de Pareto, le fameux 20-80, permet aussi de gérer les priorités en identifiant celles qui ont le plus de poids. Une fois que vous avez établi vos priorités, il est important de savoir dire non aux tâches qui ne sont pas essentielles ou qui peuvent être déléguées à d'autres personnes. Vous pouvez ainsi consacrer votre temps aux activités prioritaires.

• Déléguer ce qu'il peut l'être est un moyen pour être efficace dans son travail : gagner du temps et se concentrer sur les tâches les plus critiques tout en évitant celles qui sont chronophages, sans valeur ajoutée...

• Gérer les potentielles distractions et imprévus (« les voleurs de temps ») est également essentiel pour rester concentré et être plus productif. Les interruptions provoquées par l'arrivée d'emails ou la réception de notifications peuvent pénaliser votre efficacité. Il est donc conseillé de planifier des moments spécifiques pour les consulter plutôt que de les vérifier constamment. Pour améliorer son efficacité, il est conseillé de travailler dans un environnement de travail bien organisé et dépourvu de distractions.

• Être attentif à ne pas procrastiner. La procrastination est un autre obstacle majeur à l'efficacité et à la productivité. Pour lutter contre cela, les méthodes telles que la technique Pomodoro sont très intéressantes. Cette dernière consiste à travailler pendant des périodes de temps d'environ 25 minutes suivies de courtes pauses, afin de maintenir la concentration et la motivation. À voir aussi la technique de "Timeboxing" consistant à attribuer un temps fixe pour réaliser une tâche ou un projet, qu'il faut impérativement respecter. Au bout du temps imparti, que le travail soit terminé ou non, on passe à autre chose.

• Organiser son emploi du temps : planifier votre journée de travail ou votre semaine à l'avance, en accordant une attention particulière aux tâches les plus importantes et en réservant du temps pour les imprévus. Planifier son travail contribue à la maîtrise de son temps productif et... à la gestion du stress. Certains burn-out pourraient être évités en développant sa capacité à s'organiser pour savoir gérer son temps.

En outre, il est important de se rappeler que la gestion du temps ne se limite pas seulement à la sphère professionnelle, mais qu'elle est également essentielle dans la vie quotidienne. Il est donc important de maintenir une bonne organisation personnelle et de trouver un équilibre entre sa vie professionnelle et personnelle.

Conclusion : mieux comprendre pour mieux s'organiser

La loi de Parkinson est bien plus qu'une formule percutante : c'est un principe de gestion du temps que tout manager peut mobiliser au quotidien. Comprendre que le travail tend à occuper tout le temps qu'on lui accorde, c'est se donner les moyens de reprendre le contrôle de son organisation, d'améliorer sa productivité et de travailler avec davantage d'efficacité.

Appliquer la loi de Parkinson ne signifie pas travailler sous pression permanente, mais apprendre à planifier sa journée avec des délais ajustés, à hiérarchiser ses priorités et à déléguer intelligemment. Couplée au Pomodoro, à la matrice d'Eisenhower ou au Timeboxing, elle devient un levier puissant pour accroître son efficacité professionnelle durablement.