Calcul du coût d'un salarié

Maj le 15/12/2021 par Laurent GRANGER

Les dépenses de personnel font partie des principales dépenses d’une entreprise et sont d’une particulière sensibilité. La rémunération des salariés est par exemple au cœur du processus de recrutement et des éventuels conflits sociaux. Le calcul du coût d’un employé doit prendre en compte plusieurs paramètres, directs et indirects. Il existe aussi des solutions pour réduire le coût d’un employé.

Les enjeux du calcul du coût d’un employé pour l’entreprise

Connaître le coût d’un employé est essentiel compte tenu de la part de la rémunération du personnel dans la valeur ajoutée d’une entreprise.

Aussi bien dans un objectif d'analyse financière que de chiffrage d'un nouveau projet  (  prévisionnel pour un business plan   par exemple), il est indispensable de calculer le coût réel d'un collaborateur (sans oublier les charges patronales) pour le mettre en perspective avec les gains générés par son poste.

Un indicateur significatif est le ratio masse salariale (salaires + cotisations sociales)/valeur ajoutée. La valeur ajoutée est la richesse créée par l’entreprise lui permettant, notamment, de payer sa masse salariale . Il peut être conseillé à un chef d’entreprise de connaître l’évolution de ce ratio sur plusieurs années.

Ainsi, en moyenne, la part de la rémunération des salariés dans la valeur ajoutée s’élevait en France en 2018 à près de 60 % (chiffre INSEE). Cette moyenne cache toutefois des disparités importantes selon les secteurs. Ainsi, la part de la rémunération dans la valeur ajoutée peut atteindre 84 % dans le secteur des services aux entreprises.

Par ailleurs, l’embauche d’un nouveau salarié a nécessairement un impact sur le seuil de rentabilité de l’entreprise. En effet, cette embauche va augmenter les charges fixes : un salaire supplémentaire va entraîner une augmentation par palier de ces charges. Elle pourra également avoir un impact sur les charges variables dans certains cas comme le paiement de primes d’intéressement par exemple.

Ainsi, pour couvrir le coût total d’une embauche il faudra accroître le chiffre d’affaires, sauf à entraîner une baisse des bénéfices voire une situation déficitaire.

Ces enjeux plaident pour la mise en place d’un contrôle de gestion efficace et d’indicateurs pertinents de pilotage.

Les approches du coût d’un employé et son calcul

Pour appréhender le coût d’un employé, il convient de prendre en considération l’ensemble des coûts, directs et indirects.

Les charges directes comprennent trois éléments : le salaire net, les cotisations salariales et les charges patronales.

Plusieurs facteurs doivent être pris en compte dans la détermination du salaire : le nombre d’heures de travail, l’expérience ou la qualification, la convention collective, etc. Peuvent venir s’ajouter au salaire de base d’autres éléments comme les primes, le remboursement des frais kilométriques, le treizième mois…

Coût salarial d'un salarié

Les cotisations salariales (retenues salariales) ont pour objet de financer les régimes sociaux. Elles sont reversées à l’Urssaf ou à la MSA (mutualité sociale agricole) après déduction opérée sur le salaire brut.

Les principales cotisations salariales sont les suivantes :

  • L’assurance maladie, la maternité, le décès, l’invalidité ;
  • L’assurance vieillesse c’est-à-dire les retraites du régime général ;
  • La contribution sociale généralisée (CSG) ;
  • La contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) ;
  • L’assurance chômage
  • Etc.

Les charges salariales représentent en moyenne 23 % du salaire brut en France.

Les cotisations patronales sont, quant à elles, versées par l’employeur à l’Urssaf ou à la MSA. Parmi les principales charges patronales, citons les suivantes :

  • Les cotisations maladie, maternité, invalidité, décès et assurance vieillesse ;
  • Les cotisations d’assurance-chômage ;
  • Les cotisations de retraite complémentaire ;
  • Les cotisations d’allocation familiale ;
  • La taxe d’apprentissage ;
  • La taxe sur les salaires ;
  • La contribution à la formation professionnelle ;
  • Etc.

Le montant moyen des charges patronales varie selon le niveau de salaire : les entreprises sont pratiquement exonérées de charges sur un SMIC, mais peuvent en payer plus de 40 % quand le salaire dépasse 1,6 fois le SMIC.

À partir de ces éléments, il est possible de déterminer le salaire « super-brut ».

Salaire super-brut = salaire net + retenues salariales + cotisations patronales

 Si elle n’a que peu de signification pour le salarié, cette notion intéresse l’employeur dans la mesure où il s’agit du coût global du salarié.

Un simulateur des cotisations et du coût total de la rémunération d’un salarié est à ce titre proposé sur le site de l’Urssaf.

D’autres charges doivent néanmoins être prises en compte dans le budget prévisionnel dans le cadre d’une embauche d’un nouveau salarié :

  • Les coûts de recrutement c’est-à-dire la diffusion de l’offre d’emploi, les entretiens avec les postulants ;
  • Les coûts de formation du salarié (externalisés et internalisés) ;
  • Les éventuelles réorganisations de service ;
  • Les coûts liés à l’acquisition d’équipements (par exemple une voiture de fonction à un nouveau commercial) ;
  • Les titres restaurant (l’employeur les finance à hauteur de 50-60 %) ;
  • Le remboursement des frais de transport domicile-travail (pris en charge par à hauteur de 50 % au moins).

Pour se faire une rapide idée, il est d'usage en finance de  multiplier le salaire brut par 1,5  . Mais cette pratique trouve vite ses limites dans son imprécision. En réalité le taux de cotisation patronale moyen se situe entre 40 et 42% environ (beaucoup moins pour un SMIC) .  Comme toute moyenne, il convient de rester prudent car ce chiffre cache de grandes disparités

Comment réduire le coût d’un salarié ?

La première option, évidente, est celle de la modération salariale. C’est une tendance en France depuis de nombreuses années. Elle présente toutefois des limites :

  • Le manque d’attrait pour des fonctions dont la rémunération ne reflète pas toujours le niveau de formation ;
  • La motivation des salariés, peu intéressés aux performances de l’entreprise ;
  • L’existence de métiers dont le recrutement est en tension (comme la restauration, le secteur de l’informatique…).

Par ailleurs, le recours à des contrats à durée déterminée (CDD) peut être une solution en ne conservant les salariés dans les effectifs que sur une période limitée. Le recours à ce type de contrat peut être motivé par un besoin de remplacement ou une augmentation temporaire de l’activité.

Par ailleurs, (en 2021) l’État a créé des incitations à l’embauche en réduisant le coût de la main-d’œuvre :

  • Le crédit d’impôt compétitivité emploi (CICE) transformé depuis 2019 en un allègement pérenne des cotisations sociales. Ce dernier permet de réduire les charges patronales pour les salaires ne dépassant pas 2,5 fois le SMIC. Cet allègement entraîne une réduction de 6 points des cotisations patronales d’assurance maladie. Une réduction supplémentaire de 4,05 points des cotisations sociales patronales est en outre appliquée aux rémunérations ne dépassant pas 1,6 fois le SMIC.
  • La réduction générale des cotisations patronales (ex-loi Fillon) pour les salaires ne dépassant pas 1,6 fois le SMIC. Dans ce cadre, le coefficient de réduction sur les cotisations est calculé en fonction du nombre de salariés dans l’entreprise et ne peut dépasser 6,01 %.
  • Les contrats d’alternance pour les personnes rencontrant des difficultés à entrer sur le marché du travail. Il s’agit notamment du contrat de professionnalisation qui permet le versement d’une rémunération inférieure au SMIC et la perception d’une aide de Pôle emploi.

La réglementation de la paye est relativement complexe et évolutive. Ceci peut expliquer que de nombreuses entreprises ont recours à des cabinets d’experts-comptables dotés de gestionnaires de payes professionnels.

Outils pour estimer le coût d'un employé

Outils

Outil pour calculer le coût salarial

Mise un disposition d'un outil complet pour évaluer les charges à payer pour un collaborateur en fonction de son statut cadre ou non-cadre, de aides à l'embauche. Calcul des charges patronales, du salaire net à partir du brut...

Pôle emploi


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