Mettre en pratique le diagramme des affinités

Qu'est-ce que le diagramme des affinités ?

A l'origine, cet outil de créativité organisée a été mis au point par l'anthropologue Kawita Jiro dans les années 60. Il est également appelé diagramme KJ, des initiales de son créateur. Un nom également utilisé pour nommer ce diagramme.

Ce dernier a utilisé cette méthode dans le cadre de ses propres travaux afin de structurer des données verbales.

Quand utiliser cette méthode ?

D'une manière générale, le diagramme KJ est pertinent lorsqu'il s'agit :

• de synthétiser de nombreuses informations en quelques sujets
• d'obtenir le consensus d'un collectif
• d'étudier un sujet ou problématique complexe et multiforme

Des exemples d'application dans l'entreprise :

• analyser les résultats d'une enquête qualitative
• rassembler et structurer des informations dans le cadre d'un diagnostic (stratégique, marketing, financier...).
• en tant qu'outil qualité pour structurer des problèmes de défaillance

Et aussi impliquer les collaborateurs dans le collectif . En effet, ce mode de fonctionnement collaboratif est un formidable outil pour apprendre à travailler en groupe.

Mise en oeuvre du diagramme des affinités : la méthode

Cette démarche s'utilise lors d'un atelier de travail avec des blocs de Post-it de plusieurs couleurs, des stylos et une bonne volonté du groupe. 

1. Mener un brainstorming

   Listez tous les points caractérisant le sujet : problème à résoudre ou opportunité à saisir. Chaque participant note sa contribution sur une fiche (Post-it, etc.) et va le coller sur un grand tableau (ou sur un mur).

   Ces points sont des observations, des faits - surtout pas des opinions - des analyses ou des solutions. Conformément à  la méthode du brainstorming,  il convient de censurer tout esprit critique. 

   Règles de production d'idées

   • Collecte individuelle : chaque participant écrit une idée par Post-it en utilisant des phrases courtes et claires. Privilégiez les faits, observations et analyses plutôt que les opinions.
   • Suspension du jugement : conformément à la méthode du brainstorming, censurez tout esprit critique durant cette phase. Toutes les contributions sont acceptées sans discussion ni évaluation.
   • Production en silence : alternez phases de réflexion silencieuse (5-10 min) et moments de partage pour éviter les effets de groupe et stimuler la créativité individuelle.
   Conseils : ne pas hésiter à relancer la production en multipliant les angles (problèmes, opportunités, impacts, etc.). Privilégiez la quantité à la qualité pour obtenir un volume suffisant pour l'analyse.

2. Regrouper les fiches

   Une fois que tout le monde s'est exprimé, la seconde phase consiste, en silence, à regrouper les fiches par proximité (on parle aussi de construction de "clusters") .

   Certains sujets sont proches, l'association est évidente, naturelle. L'intuition joue ici un rôle central. Les fiches sont reliées par affinité même si le lien précis ne saute pas aux yeux. 

   Les groupes (ou catégories) sont constitués de 3 fiches environ . Cependant, il peut rester des notes orphelines qui ne peuvent pas être classées et que vous mettrez de côté.

   Lorsqu'une fiche peut être classée dans 2 groupes différents, l'observation peut être trop générale et mérite d'être creusée pour donner naissance à 2 nouvelles fiches.

   Cette phase de regroupement donne souvent lieu à quelques nouvelles informations non relevées jusqu'à présent . Créez les fiches correspondantes et ajoutez-les aux groupes déjà constitués.

   Idée : pour s'assurer de la bonne intelligibilité des fiches, elles peuvent être tour à tour lues à voix haute lorsqu'elles sont déplacées pour la première fois.

3. Donner un titre à chaque groupe

   Vous avez face à vous un ensemble de fiches classées par affinité . Il s'agit maintenant de nommer chaque groupe à l'aide d'une phrase représentant le sens de l'ensemble des fiches qui le composent. Si vous vous êtes servis de Post-it, utilisez une couleur différente des précédentes.

   Il convient de voir ensuite si les titres peuvent être combinés avec des fiches isolées . Dans l'affirmative, de toute évidence, ces fiches étaient du même niveau d'abstraction que les titres constitués. Ce qui explique pourquoi il n'a pas été possible de les classer.

   Cette grappe constitue un 3ème niveau. Si nécessaire d'autres groupes peuvent être combinés en eux. En tout état cause, il ne doit rester que 5 à 9 thèmes principaux pour que l'analyse à suivre soit opérationnelle. 

4. Constituer une cartographie

   Repositionner les groupes constitués (avec tous les niveaux) d'une manière claire sur un large support ( paper board, tableau ...)

   Organisation des fiches

   Placez les thèmes principaux au centre, les éléments secondaires en périphérie. Rapprochez les groupes liés logiquement et exploitez tout l'espace disponible.

   Utilisation des couleurs et autres éléments visuels

   Choisissez des couleurs distinctes par niveau d'abstraction. Matérialisez les connexions par des flèches ou traits pour révéler les relations causales.

   Lisibilité optimisée

   Maintenez 5 à 9 thèmes principaux maximum, équilibrez la répartition visuelle et ajoutez légendes, date et contexte pour faciliter la compréhension.

   Choix du support

   Privilégiez le format papier (minimum A1) pour l'engagement en atelier, ou les outils numériques (Miro, Mural) pour la collaboration à distance. Documentez photographiquement chaque étape clé.

5. Interpréter le diagramme

   Analyser collectivement le résultat obtenu. C'est le temps de la discussion, de l'argumentation sur une base d'informations structurées, validée par le collectif. Selon la problématique de départ, l'équipe de travail peut voter pour hiérarchiser les groupes en donnant des notes individuelles. Il est ainsi possible de retenir des options, voire prendre des décisions.

   Voici comment mener l'analyse :

   • Lecture du diagramme : commencez par une lecture panoramique du diagramme. Identifiez les patterns émergents, les thèmes dominants par leur volume de fiches, et les connexions inattendues entre les groupes. Cette vue d'ensemble révèle souvent des insights que l'analyse détaillée pourrait masquer.
   • Analyse des relations : examinez les liens entre les différents groupes thématiques. Certains peuvent être complémentaires, d'autres antagonistes, ou encore présenter des relations de cause à effet. Ces interdépendances sont essentielles pour comprendre la complexité du sujet traité.
   • Identification des angles morts : questionnez-vous sur ce qui pourrait manquer. Y a-t-il des aspects du problème qui n'ont pas émergé durant le brainstorming initial ? Cette réflexion peut nécessiter un second cycle de collecte d'idées.

Exemple de diagramme des affinités

Prenons l’exemple d’une équipe projet confrontée à une baisse de la satisfaction client. Lors d’un atelier collaboratif, les participants sont invités à formuler librement toutes les causes potentielles du problème. Après une phase de génération d’idées, l’équipe applique la méthode KJ.

Les idées sont regroupées par similarité naturelle : certaines cartes évoquent des difficultés liées au management direct, des problèmes internes pesant sur la relation client, etc. Ces regroupements aboutissent à la formation de 3 familles d’idées, chacune représentée par un intitulé synthétique rédigé en groupe ( "Problème de management", "Organisation défaillante", "Manque de formation").

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 500 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.