Management de projet : une démarche simple

Maj le 18/11/2019 par Laurent GRANGER

Que vous soyez manager ou expert d'un domaine, vous devez très probablement prendre en charge la gestion de certains projets...  Des challenges significatifs au niveau de vos propres attributions... Une question se pose : quelle méthodologie de management de projet utiliser pour atteindre ses objectifs ?

 Méthode de management de projet

Il n'est pas question ici de méthode Prince, Scrum, XP, mais d'une démarche simple, applicable à tout type de projet, aussi bien pour un recrutement que pour l'organisation d'un service.

Une méthodologie qui s'articule autour de 4 étapes.

Étape 1 - Initialiser : quoi, pourquoi, comment et qui ?

Il s'agit de la première phase. Vous connaissez le but. Vous avez besoin d'en savoir plus et de...

  • Rappeler l'objectif du projet

    Déterminez quelle est sa raison d'être. Précisez si possible le contexte. Cette information donne davantage de sens au projet. Toutes les parties prenantes partagent ainsi la même vision du projet et de ses enjeux. Les incompréhensions sont réduites.

  • Définir précisément à quoi doit aboutir le projet

    C'est le début de votre cahier des charges . Projetez-vous afin de décrire ce à quoi vous voulez aboutir. Notez tout cela noir sur blanc. 

  • Fixer les contraintes temporelles et de coûts

    Les moyens à votre disposition ne sont pas infinis (auquel cas, nous ne liriez pas cet article...). Les délais ne le sont certainement pas non plus. À ce stade, les règles du jeu doivent être fixées. Balisez le périmètre de votre projet.

  • Identifier les personnes-ressources

    Le stade ultime de cette étape est de monter une équipe projet. Suivant l'envergure de votre mission ou l'ampleur du projet, ce n'est pas forcément nécessaire. En revanche, il serait surprenant que vous puissiez conduire votre projet sans faire appel à d'autres compétences, internes ou externes. Des ressources qui sont utiles en termes de conseil ou bien d’exécution.

Étape 2 - Planifier les étapes et les actions : qui fait quoi, quand ?

Vous savez maintenant où vous voulez aller. Vous connaissez vos contraintes budgétaires et temporelles et avez listé les personnes que vous devrez mobiliser. Il est maintenant temps de mettre en musique toutes ces données.

  • Distinguer les différentes étapes et définir les outputs

    L'idée est de ne pas avoir uniquement un début et une fin sur votre outil de planification. Pour rendre le travail facile, identifiez les grandes étapes avec des productions intermédiaires (les outputs). Exemple pour le recrutement : définition du profil du candidat (output : liste des savoirs, savoir-faire et savoir-être du candidat idéal), lancement de la recherche des candidats (output : liste des candidats), etc. Une fois ce travail achevé, placez ces grandes actions sur un planning ( Gantt pour les plus avancées ) et assignez des délais. Une représentation graphique facilite grandement le suivi. Vous pouvez aussi partir de la date de fin et construire un rétroplanning .

  • Ajouter les principales tâches

    Pour chaque étape, placez dans votre planning les tâches conséquentes à réaliser. Ne définissez pas tout dans le détail. Restez à un niveau opérationnel qui vous aidera à atteindre vos objectifs . Pour chaque tâche, associez les personnes-ressources à mobiliser . C'est l'occasion de vous enquérir de leur disponibilité. En effet, il est fortement recommandé de ne pas attendre que votre projet soit planifié pour vérifier la disponibilité d'une personne. Sachant que de toute manière vous risquez fort de connaître des aléas dans votre planification... Garder en tête qu'il s'agit d'un outil de préparation, de suivi, voire de réorganisation. Vous obtenez ainsi une planification des tâches à réaliser et des ressources associées.

Étape 3 - Exécuter et piloter

Fort de votre préparation initiale, vous pouvez lancer les opérations planifiées . Chaque étape doit aboutir sur l'output défini. Si des imprévus se présentent, gérez-les en tenant compte des étapes suivantes. L'objectif est de rester fidèle le plus possible au plan initial. Au fur et à mesure de l'avancement, coordonnez le travail des personnes-ressources, animez les réunions, etc. Mettez en place les ajustements organisationnels (il est très rare qu'il n'y ait rien à modifier à ce niveau) : formation, management du changement... Suivant les cas (et les sensibilités), ces ajustements sont réalisés durant l’exécution ou bien lors de la livraison. Pour en garder la maîtrise, la plupart du temps cette étape est gérée au sein du projet.

Étape 4 - Finaliser

Voici la fin de votre mission. Et quelques principes à suivre pour la clôturer avec succès...

  •  Assurez-vous que les buts initiaux ont bien été atteints.
  • Livrez, si une solution finale doit être remise. C'est le cas pour une application informatique, par exemple.
  • Terminez "proprement" les travaux en cours : assurez-vous que les comptes rendus sont rédigés, les documentations finalisées, les personnes-ressources informées de la fin du projet, etc.
  • Faites un bilan sur ce qui a fonctionné et sur les difficultés rencontrées. Il s'agit d'un exercice très utile pour s'améliorer en permanence !

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