Réunion de travail : choisir le bon horaire

Pourquoi choisir le bon moment pour ses réunions ?

De manière générale, les gens n'aiment pas les réunions, quelles qu'elles soient. C'est d'autant plus vrai dans les entreprises ou services atteints de réunionite aiguë . Les réunions se suivent et se ressemblent sans vraiment déboucher sur du concret pour certaines.

Or si ces rencontres de travail se répètent jour après jour, elles semblent parfois plus productives, moins laborieuses. Outre la préparation qui doit être soignée, il apparaît en effet que le jour et l'horaire à laquelle ces réunions se tiennent jouent un rôle dans leur efficacité.

Choisir le bon jour et le bon moment pour une réunion aurait donc un impact non négligeable sur l'efficacité du travail fourni. En effet, certains jours et horaires seront plus propices à la réflexion, la concentration... et donc à la productivité de l'équipe ! 

Opter pour l'horaire adéquat pour la tenue d'une réunion de travail permettrait ainsi de : 

• maximiser l'attention et la concentration des participants,
• gagner du temps et de l'énergie,
• favoriser un travail efficace,
• impliquer davantage les participants,
• améliorer l'image des réunions auprès de ses collaborateurs.

À quelle heure de la journée organiser une réunion ?

Globalement, les après-midi sont moins propices aux réunions productives. Outre la phase de digestion peu opportune pour la concentration et la réflexion, la journée avançant, certains participants peuvent avoir à gérer des imprévus, finaliser un dossier, etc. Ils peuvent encore avoir hâte d'en finir avec ladite réunion et moins s'impliquer dans la réflexion ou une fois cette dernière démarrée, tout faire pour qu'elle se termine au plus vite. Ce qui sape immanquablement l'efficacité du travail et peut parfois conduire à de mauvaises décisions.

Si la réunion ne peut se tenir à un autre moment que dans l'après-midi, opter pour un horaire en milieu d'après-midi, 15h semblant être acceptable.

Les moments à éviter

• les lundis et vendredis : si les lundis matins ont souvent le vent en poupe pour démarrer la semaine du bon pied et fixer les objectifs hebdomadaires, ils ne sont pourtant pas le meilleur choix en matière de programmation de réunion. En effet, les collaborateurs peuvent avoir l'esprit encore en weekend le lundi et ne seront pas pleinement concentrés sur le sujet. Idem pour les vendredis où les collaborateurs penseront déjà à leur weekend arrivant à grands pas ou à tout ce qu'il leur reste à finaliser avant de partir... L'esprit peu ouvert à la réunion.
• à la première heure le matin : cela nécessite pour l'animateur de venir bien en amont afin de préparer la salle et le matériel. Ce qui peut être vecteur de stress et/ou de tensions si tout ne se passe pas comme prévu. Il peut également y avoir des retardataires parmi les participants, perturbant le bon déroulement des réflexions. Par ailleurs, la capacité de concentration des participants ne sera, en première heure de la journée, pas à son maximum. 
• en début d'après-midi : l'après-repas engendre une certaine somnolence liée à la période de digestion. Le niveau d'énergie n'étant pas optimal, la réflexion en pâtirait grandement.
• en fin de journée : les participants risquent d'être davantage préoccupés par l'heure à laquelle ils vont quitter le travail que sur le sujet de réflexion de la réunion. Par ailleurs, la journée ayant déjà eu son lot d'imprévus et de dossiers - plus ou moins lourds - à traiter, la fatigue physique et mentale commence à se faire sentir et les esprits ne seront pas à leur meilleur niveau.
• au moment du déjeuner : à moins de réellement proposer un repas rapide, mais suffisamment conséquent et de le prévoir en amont des véritables discussions - qui ne devront pas s'éterniser, car la digestion pourrait être contre-productive, la réunion-déjeuner implique pour de nombreux collaborateurs de manger en même temps que travailler. Ce qui peut déranger certains.

À éviter également selon l'activité de l'entreprise et le fonctionnement de l'équipe : les réunions à des horaires décisifs - rotations de postes, jours où certains collaborateurs sont en télétravail, etc.

Les horaires à privilégier pour une réunion productive

Si les mardis ou jeudis sont à privilégier pour les réunions de travail, l'horaire idéal est quant à lui à définir selon le contexte et les attentes.

• en matinée : l'idéal pour un début de réunion étant entre 9h et 10h pour que chacun soit déjà bien ancré dans le travail, avec un niveau d'énergie maximum, mais ne soit pas encore tiraillé par la faim. Si la réunion doit durer au-delà d'une heure, prévoir une pause - café ou air frais - pour redynamiser le groupe et maintenir son attention.
• les mardis en milieu d'après-midi : il semblerait que le mardi après-midi ni trop tôt ni trop tard (aux alentours de 15h) soit un bon horaire de réunion. En effet, la semaine est déjà bien amorcée, mais pas encore trop chargée pour saper l'énergie et la capacité de réflexion et de concentration. La digestion est généralement bien amorcée et le niveau d'énergie de chacun encore relativement haut.
• dans le cadre de réunions à distance : un horaire choisi d'un commun accord entre tous les participants, notamment lorsque ces derniers sont géographiquement dispersés et ne sont pas tous dans le même fuseau horaire.

Il peut être opportun pour des réunions délicates, confidentielles ou entre membres du top management, d'opter pour un horaire plus tardif, à un moment où la grande majorité des salariés ont déjà quitté leur poste. Attention toutefois à ne pas renouveler ces réunions tardives trop souvent, chacun ayant le droit à sa vie privée et à la déconnexion.